7 điều cần cân nhắc trước khi chọn ứng dụng năng suất tiếp theo của bạn

Trang bị cho mình ứng dụng năng suất phù hợp có thể là chìa khóa để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Và trong nỗ lực tìm kiếm ứng dụng hoàn hảo, bạn có thể sẽ bắt gặp vô số tùy chọn dường như vô tận.

Tuy nhiên, trước khi vội vàng tải xuống ứng dụng đầu tiên hứa hẹn sẽ biến bạn thành một cường quốc năng suất, hãy cân nhắc đánh dấu vào các hộp sau để đảm bảo bạn có được tùy chọn phù hợp. Chúng tôi sẽ đề cập đến một số điều cần thiết để giúp bạn chọn ứng dụng năng suất tốt nhất phù hợp với nhu cầu của mình.

1. Xem xét các nhu cầu cụ thể của bạn đối với Ứng dụng năng suất

Khi chọn ứng dụng năng suất tiếp theo của bạn, trước tiên hãy đánh giá nhu cầu, thói quen làm việc, sở thích và mục tiêu của bạn. Bắt đầu tìm kiếm của bạn với mục đích giúp bạn thu hẹp các tùy chọn của mình thành các công cụ đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn hoặc những công cụ bạn có thể tùy chỉnh để làm như vậy. Điều này cũng giúp bạn tránh làm đầy thiết bị của mình bằng các ứng dụng mà bạn có thể không bao giờ sử dụng.

Vì vậy, bạn cần ứng dụng năng suất này để làm gì? Bạn có cần một công cụ để giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ của mình, theo dõi tiến trình của bạn hoặc cộng tác với những người khác không?

Làm thế nào về phong cách làm việc của bạn? Bạn có phải là người đa nhiệm hay bạn thích tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm? Bạn thích một công cụ kiểu kanban giúp bạn nhanh chóng hình dung các nhiệm vụ của mình hay một phương pháp quản lý dự án tuyến tính truyền thống hơn?

Trả lời tất cả những câu hỏi này trước khi bắt đầu tìm kiếm sẽ giúp bạn tìm được ứng dụng phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

2. Giao diện người dùng và Đường cong học tập của ứng dụng

Chọn một ứng dụng có giao diện người dùng trực quan là rất quan trọng để thiết lập và chạy nhanh chóng. Khi bạn đã xác định được nhu cầu của mình đối với ứng dụng, lý tưởng nhất là bạn muốn đi theo con đường ít gặp trở ngại nhất bằng cách chọn ứng dụng có điều hướng trực quan, biểu tượng rõ ràng và bố cục gọn gàng. Giao diện người dùng tốt cũng sẽ cho phép bạn truy cập các tác vụ và thực hiện công việc của mình với số lần nhấp chuột ít nhất.

Lộ trình học tập cũng là một khía cạnh thiết yếu cần xem xét, vì nó sẽ xác định tốc độ bạn có thể làm quen với các tính năng của ứng dụng và hoàn thành công việc. Một ứng dụng năng suất với đường cong học tập phẳng rất hữu ích cho những người dùng muốn tham gia và hoàn thành công việc mà không gặp nhiều rắc rối vì ứng dụng này rất dễ học và sử dụng.

Ví dụ: nếu bạn là sinh viên và chỉ cần thứ gì đó để theo dõi bài tập, bài kiểm tra và ngày đến hạn, thì bạn muốn thứ gì đó đơn giản như một số ứng dụng lập kế hoạch học tập tốt nhất mà chúng tôi đã biên soạn.

Mặt khác, nếu bạn cần thứ gì đó cung cấp các tính năng nâng cao, khả năng tùy chỉnh cao và rất nhiều tích hợp, thì ứng dụng năng suất mà bạn đang tìm kiếm thường có đường cong học tập dốc. Tuy nhiên, bạn nên nỗ lực để hiểu nó vì bạn có thể đảm bảo rằng ứng dụng bạn chọn phù hợp với quy trình làm việc của bạn như một chiếc găng tay.

Nhưng cho dù bạn có được một công cụ đơn giản hay thứ gì đó cho phép bạn làm hầu hết mọi thứ, thì điều quan trọng nhất là ứng dụng đáp ứng nhu cầu và phù hợp với phong cách làm việc của bạn.

3. Tích hợp với các ứng dụng năng suất khác

Việc sử dụng nhiều ứng dụng năng suất cho các trường hợp sử dụng cụ thể có thể có lợi thế, nhưng việc kết hợp giữa các công cụ này cũng có thể dẫn đến việc chuyển ngữ cảnh làm giảm năng suất của bạn. Chẳng hạn, với tư cách là một nhân viên làm việc từ xa, bạn có thể thường xuyên phải chuyển đổi giữa ứng dụng quản lý dự án và công cụ giao tiếp của mình.

May mắn thay, một số ứng dụng năng suất cung cấp khả năng tích hợp với các công cụ khác cho phép chúng giao tiếp và chia sẻ dữ liệu, cho phép bạn truy cập vào tất cả thông tin bạn cần ở một nơi. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, điều này có thể gây mất tập trung và tốn thời gian.

Ví dụ: tích hợp ứng dụng quản lý tác vụ và lịch cho phép bạn đồng bộ hóa các tác vụ với lịch trình của mình để có quy trình làm việc có tổ chức hơn.

4. Khả năng tương thích với thiết bị của bạn

Điều tiếp theo cần xem xét khi chọn ứng dụng năng suất tiếp theo của bạn là khả năng tương thích với các thiết bị bạn sử dụng. Một số ứng dụng có thể chỉ khả dụng trên các nền tảng cụ thể, vì vậy bạn nên kiểm tra xem thiết bị của mình có hỗ trợ ứng dụng này hay không trước khi mua.

Lý tưởng nhất là bạn muốn có một ứng dụng hoạt động trên tất cả các thiết bị của mình để bạn có thể truy cập ứng dụng mọi lúc, mọi nơi. Điều này cũng đảm bảo bạn không bị mất dữ liệu nếu cần chuyển từ hệ điều hành này sang hệ điều hành khác. Tuy nhiên, bạn có thể không có nhiều lựa chọn nếu cần một công cụ cụ thể được thiết kế cho một nền tảng cụ thể.

5. Tự động hóa quy trình làm việc

Chúng tôi cá là bạn dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc của mình cho những công việc tầm thường khiến bạn không thể làm được những công việc có giá trị cao. Để lấy lại một chút thời gian quý báu đó, bạn sẽ muốn tìm kiếm một công cụ năng suất có khả năng tự động hóa quy trình làm việc. Rất may, một số công cụ năng suất do AI cung cấp có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng năng suất của bạn.

Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng Notion AI làm ứng dụng ghi chú của mình và để tự động hóa các tác vụ, chẳng hạn như tóm tắt ghi chú, cải thiện bài viết của bạn, yêu cầu giải thích, v.v. Nếu bạn là nhân viên làm việc từ xa dành nhiều thời gian cho các cuộc họp ảo, trợ lý cuộc họp do AI cung cấp như Otter có thể giúp ghi chú cuộc họp cho bạn.

6. Cẩn thận với “Hội chứng đồ chơi mới sáng bóng”

Đừng rơi vào hội chứng “đồ chơi mới sáng bóng” khi chọn ứng dụng năng suất tiếp theo của bạn. Mặc dù có thể rất hấp dẫn khi tải xuống các ứng dụng mới nhất với tất cả chuông và còi, nhưng chúng có thể không phù hợp nhất với bạn.

Đúng là bạn có thể sẽ được tăng năng suất tạm thời khi bạn tận hưởng cảm giác hài lòng khi khám phá ra một công cụ mới. Tuy nhiên, năng suất của bạn sẽ giảm dần khi tính mới không còn nữa và bạn nhận ra rằng ứng dụng không đáp ứng nhu cầu của bạn.

Vì vậy, hãy đánh giá bộ công cụ hiện tại của bạn thay vì tải xuống các ứng dụng năng suất mới nhất. Trừ khi gần đây bạn đảm nhận các nhiệm vụ mới yêu cầu các công cụ phức tạp hơn, bạn có thể đã có các ứng dụng năng suất phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Trong trường hợp này, bạn không cần nhiều ứng dụng năng suất hơn vì chúng sẽ dẫn đến nhiều phiền nhiễu hơn.

7. Kiểm tra đánh giá và xếp hạng

Trước khi tải xuống hoặc mua một ứng dụng năng suất, bạn nên xem các bài đánh giá và xếp hạng từ những người dùng khác. Điều này sẽ giúp bạn có được thông tin chi tiết có giá trị về hiệu quả, khả năng sử dụng và nhược điểm của ứng dụng.

Nơi tốt nhất để làm điều này thường là các cửa hàng ứng dụng chính thức. Bạn sẽ tìm thấy các đánh giá và xếp hạng của người dùng sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì mong đợi từ ứng dụng. Chẳng hạn, người dùng thường đề cập đến việc ứng dụng có lỗi, chậm hoặc thường xuyên gặp sự cố hay không.

Cuối cùng, bạn cũng nên cân nhắc việc chọn các ứng dụng cung cấp bản dùng thử miễn phí để tự mình kiểm tra ứng dụng trước khi cam kết mua hàng. Điều này sẽ cho phép bạn tìm hiểu xem ứng dụng có phù hợp với quy trình làm việc của bạn hay không và liệu nó có mang lại đủ giá trị so với số tiền bỏ ra hay không.

Đánh dấu vào các ô này để tiếp cận gần hơn với ứng dụng năng suất phù hợp

Rất nhiều ứng dụng năng suất hứa hẹn sẽ nâng năng suất của bạn lên một tầm cao mới. Mặc dù bạn có thể muốn lao vào và tải xuống đồ chơi sáng bóng mới nhất, nhưng việc lùi lại một bước để đánh giá nhu cầu của bạn trước là điều cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và đảm bảo bạn chọn đúng ứng dụng cho nhu cầu của mình.