6 Mẹo hay để giúp bạn lập lịch trình tốt hơn bằng cách làm ít hơn

Calendly là một trong những ứng dụng lên lịch cuộc hẹn phổ biến nhất hiện có và vì một lý do chính đáng.

Lợi ích đáng kể nhất của nó là cách nó cắt bỏ việc gửi email qua lại gây phiền hà thường xuyên xảy ra khi hai người bận rộn cố gắng tìm một thời gian thích hợp để gặp nhau. Tuy nhiên, ứng dụng không chỉ lập lịch các cuộc họp.

Nếu bạn đã quen thuộc với những điều cơ bản của công cụ, đây là sáu cách để tận dụng tối đa ứng dụng Calendly của bạn, cho dù bạn đang sử dụng phiên bản miễn phí hay trả phí.

1. Kết nối Calendly với Lịch chính của bạn

Đối với việc lên lịch cuộc hẹn, không có gì tệ hơn việc bỏ lỡ một cuộc họp vì bạn quên xem lịch thứ hai (hoặc thứ ba hoặc thứ tư) của mình. Nếu bạn đang sống trong một thế giới mà bạn kiểm tra nhiều lịch nhiều lần trong ngày, việc dành vài phút để thiết lập kết nối lịch có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều cuộc hẹn bị lỡ.

Calendly kết nối với hầu hết các ứng dụng lịch lớn, vì vậy bạn không bao giờ phải tự mình kiểm tra nó. Phiên bản miễn phí đi kèm với một kết nối cho mỗi người, cho phép bạn kết nối Calendly với lịch chính của mình (ví dụ: Lịch Google).

Liên quan: Cách lên lịch cuộc họp và công việc bằng Calendly

Đây là cách kết nối tài khoản Calendly với ứng dụng lịch chính của bạn:

1. Bấm vào Tài khoản tùy chọn menu ở trên cùng bên phải màn hình của bạn.

2. Nhấp chuột Kết nối lịch.

3. Chọn lịch để kết nối và làm theo hướng dẫn.

2. Thêm khoảng đệm giữa các cuộc hẹn lịch

Không bao giờ là tốt khi xem kim phút trên đồng hồ chạm 59 và phải nói với một khách hàng quan trọng, “Tôi xin lỗi, tôi không thể hoàn thành cuộc thảo luận này, tôi có một cuộc họp khác, tôi phải nhảy vào.”

Mặt khác, cũng sai không kém nếu bạn ở trong cuộc họp đầu tiên đó, khiến những người tham dự trong cuộc họp tiếp theo của bạn chờ đợi bạn. Calendly cung cấp một giải pháp dễ dàng cho vấn đề này bằng cách cho phép bạn tự động hóa bộ đệm giữa các cuộc hẹn đã lên lịch.

Dưới đây là cách đặt bộ đệm xung quanh các cuộc họp và sự kiện Calendly của bạn:

1. Bấm vào Cài đặt Biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của sự kiện bạn muốn sửa đổi và nhấn Biên tập.

2. Lựa chọn Khi nào mọi người có thể đặt chỗ cho sự kiện này?

3. Cuộn xuống Bạn muốn thêm thời gian trước hoặc sau các sự kiện của mình?

4. Chọn xem bạn muốn thêm thời gian trước hay sau khi sử dụng khoảng tăng 5 phút.

Lưu ý rằng sau khi ai đó đặt lịch hẹn, bộ đệm bổ sung này sẽ bắt đầu. Nếu ai đó đặt trước cuộc họp 3:30 chiều có thời lượng 30 phút và bạn có thêm bộ đệm 15 phút sau các sự kiện, thì người tiếp theo sẽ không thể chọn điểm hẹn 4:00 chiều của bạn; họ sẽ chỉ thấy lúc 4:15 chiều.

3. Thương hiệu Calendly của bạn

Calendly cho phép bạn thêm thương hiệu vào trang đặt phòng của mình và tùy chỉnh liên kết đặt phòng của bạn ngay cả khi đăng ký miễn phí. Nếu bạn là một freelancer sử dụng Calendly, bạn có thể biết rằng thương hiệu cá nhân là điều cần thiết.

Để điều chỉnh Calendly với phần còn lại của thương hiệu cá nhân hoặc công ty, bạn có thể điều chỉnh liên kết duy nhất, ảnh hồ sơ, logo công ty, tên và thông điệp chào mừng.

Bạn có thể điều chỉnh tất cả những điều này trong Cài đặt tài khoản:

1. Chọn Tài khoản menu con từ thanh điều hướng chính.

2. Bấm vào Cài đặt tài khoản.

3. Ở bên trái, bạn sẽ thấy một menu với các tùy chọn khác nhau; chọn một trong những bạn muốn thay đổi.

4. Thêm một liên kết đến Calendly của bạn trong chữ ký email của bạn

Chữ ký email của bạn là một nơi tuyệt vời để thêm liên kết Calendly. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang tích cực tìm kiếm các cuộc gặp với những người mà bạn gửi email.

Kết hợp với lời kêu gọi hành động (CTA) tuyệt vời, bạn có thể biến chữ ký email của mình thành một công cụ tiếp thị miễn phí. Ví dụ: nếu bạn bán bảo hiểm, chữ ký email của bạn có thể bao gồm một dòng như:

“Tìm hiểu cách tiết kiệm 15% khi mua bảo hiểm xe ô tô bằng cách đặt lịch hẹn với tôi nơi đây. “

Đặt cược tốt nhất của bạn là liên kết trực tiếp đến trang sự kiện đặt chỗ mà bạn muốn họ xem. Để làm điều này:

1. Hướng đến Trang chủ trong thanh menu Calendly của bạn.

2. Bấm vào Các loại sự kiện để hiển thị các loại cuộc họp có sẵn khác nhau của bạn.

3. Tìm loại cuộc họp bạn muốn chọn, sau đó nhấp vào Sao chép đường dẫn.

4. Sử dụng liên kết đó trong CTA trong chữ ký email của bạn để đưa mọi người trực tiếp đến trang đặt phòng của bạn.

5. Nhúng Calendly vào trang web của bạn

Nói chung, nếu bạn có một người dùng trên trang web của bạn muốn đặt lịch hẹn với bạn, tốt hơn nên giữ họ trên trang web của bạn hơn là gửi họ đến trang web của bên thứ ba.

Calendly cho phép bạn tích hợp đặt lịch hẹn trực tiếp trên trang web của mình ngay cả khi đăng ký miễn phí. Điều này không chỉ xuất hiện chuyên nghiệp hơn mà còn giúp ích cho SEO của bạn và mang lại cho bạn cơ hội bổ sung để tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho những người đặt lịch hẹn.

Có ba cách để nhúng Calendly vào trang web của bạn:

1. Nội tuyến

2. Văn bản bật lên

3. Tiện ích bật lên

Để biết hướng dẫn chi tiết về cách nhúng Calendly vào trang web của bạn, hãy xem hướng dẫn nhúng Calendly chính thức.

6. Kết nối với các ứng dụng của bên thứ ba để tự động hóa quy trình làm việc

Ngay cả trên đăng ký miễn phí của họ, Calendly cung cấp một số tích hợp bên thứ ba đáng ngạc nhiên. Vì vậy, nếu bạn biết rằng đặt lịch hẹn sẽ kích hoạt nhu cầu hoạt động bổ sung trong một trong các ứng dụng khác của bạn, bạn nên kiểm tra xem có cách nào để tự động hóa quy trình làm việc của mình hay không.

Các tích hợp miễn phí của Calendly bao gồm Google Meet, Zoom, Slack, GoToMeeting, Microsoft Teams, Webex và Intercom.

Bằng cách chuyển sang các gói trả phí của họ, bạn có thể tìm thấy các tích hợp với Mailchimp, HubSpot, SalesForce, Stripe và PayPal.

Đó là chưa kể đến hơn 700 tích hợp có sẵn thông qua Zapier thông qua đăng ký “Chuyên nghiệp” của họ (12 đô la / tháng.)

Ví dụ về tự động hóa tích hợp bao gồm:

• Tạo các hàng Google Trang tính mới bất cứ khi nào một cuộc hẹn được lên lịch.

• Gửi tin nhắn Slack tự động để thông báo về lời mời Calendly.

• Thêm hoặc cập nhật địa chỉ liên hệ ActiveCampaign dựa trên một cuộc hẹn đã lên lịch.

Tận dụng mọi thứ mà Calendly có để cung cấp

Calendly có thể là một công cụ tiếp thị mạnh mẽ và là sức mạnh của một người lập kế hoạch cuộc hẹn. Tuy nhiên, có thể mất một chút thời gian để khám phá hết tiềm năng của ứng dụng. Bắt đầu với sáu mẹo này sẽ giúp bạn nhanh chóng tận dụng một số tính năng tốt nhất của nó.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả