6 cách tận dụng tối đa ứng dụng lịch trên điện thoại thông minh của bạn

Trong nhiệm vụ đạt được năng suất tối ưu, bạn có thể đã tải một số lượng lớn ứng dụng xuống điện thoại thông minh của mình, với các mức độ thành công khác nhau. Tuy nhiên, đôi khi giải pháp tốt nhất là giải pháp ngay trước mắt bạn — ứng dụng lịch của bạn.

Tại sao? Bởi vì có chủ đích về cách bạn sử dụng thời gian là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm cho năng suất của mình. Và còn công cụ nào tốt hơn để giúp bạn đạt được điều này ngoài ứng dụng lịch trên điện thoại thông minh của bạn? Bài viết này sẽ đề cập đến các mẹo thiết thực để giúp bạn khai thác tối đa ứng dụng lịch của mình.

1. Chọn ứng dụng Lịch phù hợp

Lịch là một loại ứng dụng bạn cần cho một ngày làm việc và không có gì lạ khi các thiết bị Android và iOS được cài đặt sẵn. Các lịch tích hợp trên điện thoại thông minh này cung cấp các chức năng tiêu chuẩn như xem lịch biểu của bạn và thiết lập sự kiện. Tuy nhiên, xem xét mức độ quan trọng của công cụ này đối với năng suất của bạn, bạn nên dành thời gian để tìm một ứng dụng lịch cung cấp các tính năng phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

Với rất nhiều ứng dụng lịch, thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm của mình bằng cách chọn một ứng dụng lịch trên điện thoại thông minh cung cấp các tính năng chính này;

• Người dùng thân thiện: Một ứng dụng lịch tốt phải dễ sử dụng và trực quan.
• Tùy biến: Bạn có thể cá nhân hóa ứng dụng để phù hợp với nhu cầu và sở thích của mình.
• Hội nhập: Ứng dụng sẽ chơi tốt với các ứng dụng khác trong kho vũ khí năng suất của bạn.
• Khả năng tương thích đa nền tảng: Nếu bạn sử dụng nhiều loại thiết bị, việc chọn một ứng dụng lịch có thể đồng bộ hóa trên tất cả các nền tảng là điều cần thiết.
• Tích hợp và chia sẻ dữ liệu: Đây là tính năng bắt buộc phải có đối với những người làm việc từ xa, vì nó cho phép bạn chia sẻ lịch của mình với đồng nghiệp và tránh xung đột.

Với lưu ý này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Lịch Google hoặc Calendly làm ứng dụng lịch đi kèm của mình. Chúng đạt được tất cả các điểm chính ở trên và là một trong những ứng dụng lịch được chia sẻ tốt nhất cho các nhóm từ xa.

2. Thiết lập lịch của bạn để thành công

Bạn cần thiết lập lịch thành công để tận dụng tối đa lịch và điều này có nghĩa là cá nhân hóa các cài đặt và tận dụng các tính năng mà lịch cung cấp. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi thiết lập lịch trên điện thoại thông minh của bạn:

• Bắt đầu bằng cách cá nhân hóa thông báo. Mặc dù bạn muốn ứng dụng lịch của mình gửi cho bạn thông báo về các sự kiện sắp tới, nhưng bạn không muốn bị dồn dập bởi các thông báo cả ngày, đặc biệt nếu chúng không liên quan vào một thời điểm cụ thể.
• Bạn cũng có thể chọn âm thanh thông báo cụ thể cho các sự kiện lịch của mình. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng phân biệt thông báo trên lịch với các thông báo khác trên điện thoại của mình để ưu tiên chúng khi cần thiết.
• Cân nhắc thiết lập các sự kiện và lời nhắc lặp lại. Đây có thể là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn, đặc biệt nếu bạn có các cuộc họp thường xuyên hoặc các nhiệm vụ cần được hoàn thành hàng tuần hoặc hàng tháng. Làm điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc thêm các sự kiện vào lịch của mình theo cách thủ công mỗi lần.
• Chọn một lịch chính nếu bạn có nhiều lịch vì việc sử dụng nhiều lịch có thể nhanh chóng trở nên quá tải.
• Nếu bạn thường có các sự kiện với các chi tiết tương tự, bạn có thể tạo mẫu để tiết kiệm thời gian khi thêm các sự kiện này vào lịch của mình.
• Tận dụng khả năng tích hợp của ứng dụng lịch nếu bạn thường xuyên sử dụng các công cụ năng suất khác như danh sách việc cần làm, ghi chú và ứng dụng quản lý dự án. Bằng cách này, bạn có thể tạo quy trình làm việc liền mạch và tránh chuyển đổi giữa các ứng dụng mọi lúc.
• Cuối cùng, bạn có thể sử dụng tính năng ghi chú trong ứng dụng lịch của mình để theo dõi bất kỳ thông tin bổ sung nào liên quan đến một sự kiện. Đây là một cách tuyệt vời để giữ tất cả các chi tiết ở một nơi, vì vậy bạn không phải xáo trộn để tìm chúng khi cần thiết.

3. Sử dụng ứng dụng Lịch của bạn để luôn có tổ chức

Đặt lịch trên điện thoại thông minh của bạn ở phía trước và trung tâm trong quy trình làm việc năng suất của bạn là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn luôn biết những gì trên đĩa của mình. Tuy nhiên, điều này cũng có nghĩa là lịch của bạn có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn nếu bạn không ngăn nắp.

Để tránh điều này, bạn có thể thiết lập các danh mục để giúp bạn luôn cập nhật lịch trình của mình. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo danh mục công việc và cá nhân, sau đó bắt đầu từ đó. Điều này sẽ giúp bạn tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân, có thể là cứu cánh khi bạn cố gắng giữ tập trung.

Ngoài ra, bạn có thể mã màu cho các sự kiện của mình để xem nhanh nội dung trong lịch trình của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu các màu bạn chọn tương ứng với các danh mục khác nhau của bạn hoặc để cho bạn biết những công việc cần ưu tiên.

4. Chia sẻ lịch của bạn với những người khác

Một cách tuyệt vời khác để sử dụng ứng dụng lịch của bạn là chia sẻ nó với những người khác. Điều này rất hữu ích nếu bạn cần phối hợp lịch trình với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong gia đình. Bằng cách này, mọi người có thể thấy tình trạng sẵn có của bạn và lên lịch sự kiện cho phù hợp.

Một số ứng dụng lịch, như Lịch Google, cho phép bạn chia sẻ lịch biểu của mình với bất kỳ ai để họ có thể xem khi bạn rảnh hay bận. Sau khi thiết lập chia sẻ, bạn sẽ có thể thêm và chỉnh sửa các sự kiện trên lịch được chia sẻ để tránh xung đột về lịch biểu.

5. Chọn một hệ thống năng suất phù hợp

Sử dụng ứng dụng lịch trên điện thoại thông minh để quản lý thời gian là điều tuyệt vời, nhưng bạn cần có chiến lược phù hợp để tận dụng tối đa. Điều này có nghĩa là chọn một hệ thống năng suất phù hợp với bạn và sau đó sử dụng ứng dụng lịch của bạn để hỗ trợ hệ thống đó.

Ví dụ: sau khi thêm các nhiệm vụ trong ngày vào lịch, bạn sẽ cần xác định thứ tự tốt nhất để hoàn thành chúng. Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm của mình bằng Ma trận Eisenhower, ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng.

Khi bạn đã xác định thứ tự các nhiệm vụ của mình, bạn có thể thêm chúng vào lịch của mình và lên lịch các khối thời gian cho từng nhiệm vụ. Chỉ cần đảm bảo để lại một số linh hoạt trong lịch trình của bạn trong trường hợp có điều gì đó xảy ra.

Để làm cho lịch của bạn dễ truy cập hơn, bạn có thể thêm một tiện ích vào màn hình chính của mình. Bằng cách này, bạn có thể xem nhanh các sự kiện sắp tới của mình hoặc giới hạn số lần tương tác với màn hình, vì bạn có thể chỉ cần nhấn vào tiện ích con để mở ứng dụng lịch của mình. Rất may, bạn có thể dễ dàng thêm các widget trên Android và tùy chỉnh iPhone của mình bằng các widget.

Hầu hết các ứng dụng lịch phổ biến sẽ có một tùy chọn tiện ích mà bạn có thể tùy chỉnh để hiển thị thông tin bạn muốn xem. Ví dụ: bạn có thể chọn hiển thị nhiệm vụ trong ngày, lời nhắc hoặc sự kiện sắp tới.

Tăng cường năng suất của bạn bằng ứng dụng Lịch trên điện thoại thông minh của bạn

Ứng dụng lịch trên điện thoại thông minh của bạn là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn nâng cao năng suất của mình lên một tầm cao mới. Sử dụng nó với toàn bộ tiềm năng của nó cho phép bạn hợp lý hóa quy trình làm việc của mình, tránh xung đột về lịch trình và lưu giữ tất cả các chi tiết về cuộc sống của bạn ở một nơi.