5 ứng dụng quản lý biên lai tuyệt vời để theo dõi hóa đơn giấy và biên nhận trực tuyến

Phiếu thu là một tệ nạn cần thiết của cuộc sống hiện đại. Đó là cách bạn biết chi phí của mình, đó là cách bạn theo dõi thông tin bảo hành và đó là cách bạn theo dõi ngân sách của mình. Nhưng không ai muốn đối phó với sự lộn xộn của biên lai giấy tờ trong ví hoặc túi xách của họ. Đó là lý do tại sao các ứng dụng biên nhận này sẽ quét ảnh biên nhận của bạn và giúp bạn theo dõi tất cả thông tin bạn cần.

Điều quan trọng cần lưu ý là một số ứng dụng trình quản lý biên nhận cũng tăng gấp đôi như trình theo dõi chi phí, nhưng bạn cũng có thể sử dụng trình quản lý biên nhận truyền thống. Ý tưởng chính ở đây không phải là thêm dữ liệu về chi phí của bạn theo cách thủ công mà để các ứng dụng của bạn tự động lấy dữ liệu đó bằng cách nhấp vào ảnh biên lai, phân tích email của bạn hoặc đọc tin nhắn văn bản từ ngân hàng và thẻ tín dụng. Nó sẽ cảm thấy càng ít nỗ lực càng tốt.

1. Mr. Receipt (Android, iOS): Máy quét và theo dõi biên nhận miễn phí tốt nhất

Ông Receipt, hoặc MrReceipt, là ứng dụng tốt như một trình quản lý biên nhận và ứng dụng theo dõi có thể nhận được. Nó có tất cả các tính năng bạn muốn và thực thi chúng một cách hoàn hảo. Và bạn không cần phiên bản cao cấp cho bất kỳ thứ gì khác ngoài việc xuất tất cả dữ liệu của mình dưới dạng tệp CSV.

Khi bạn nhận được biên nhận mới, hãy chụp ảnh biên lai đó bằng ứng dụng Mr. Receipt hoặc tải lên bản PDF từ các tệp đã lưu của bạn. Ứng dụng sẽ ngay lập tức nhận ra tên cửa hàng, tổng hóa đơn và ngày trên biên nhận. Bạn có thể thêm các chi tiết bổ sung theo cách thủ công, như tên cửa hàng, danh mục chi tiêu (mua sắm, thực phẩm, y tế, v.v.) và các chi tiết khác như ngày bảo hành.

Với dữ liệu đó, Mr. Receipt cũng sẽ theo dõi chi phí của bạn trên nhiều danh mục khác nhau và tạo một bảng điều khiển xem nhanh về địa điểm và số tiền bạn đã chi trong bảng phân tích hàng tháng. Nó cũng sẽ nhắc bạn về ngày kết thúc bảo hành nếu bạn muốn. Nó thực sự là một trong những ứng dụng biên lai tốt nhất để quét, theo dõi và quản lý các hóa đơn.

Tải xuống: Mr. Receipt cho Android | iOS (Miễn phí)

2. Lặp lại (Android, iOS): Trình quét và theo dõi biên nhận mạnh mẽ nhất

Thật ngạc nhiên khi Itemize là miễn phí khi xem xét mức độ mạnh mẽ của nó như một trình quét biên nhận, trình theo dõi và quản lý. Nó cũng dễ sử dụng, cho phép bạn chụp ảnh biên nhận trực tiếp hoặc thậm chí tải chúng lên từ thư viện của bạn. Chúng tôi đã kiểm tra xem nó có hoạt động với ảnh chụp màn hình của biên nhận email hay không và nó đã được lặp lại với màu sắc bay.

Giống như Mr. Receipt, Itemize có thể nhận dạng văn bản từ ảnh và sẽ điền vào các chi tiết cơ bản mà bạn cần về biên nhận, như ngày tháng, khoản thanh toán và người bán. Sau đó, bạn có thể thêm các chi tiết khác khi bạn cần. Phần thú vị là Itemize cũng cho phép bạn sắp xếp các biên lai theo bất kỳ khoản nào trong số này trong chính bảng điều khiển chính, vì vậy bạn có thể nhanh chóng xem tất cả các biên nhận của mình từ Uber hoặc tất cả các khoản chi phí vào một ngày nhất định.

Về số liệu thống kê và báo cáo, Itemize vượt trội hơn Receipt của Mr. Bạn có thể đặt phạm vi ngày tùy chỉnh để nhận báo cáo về chi phí của mình trong khoảng thời gian đó hoặc đi sâu vào các danh mục để tìm các loại hóa đơn cụ thể.

Chúng tôi đã đề xuất Itemize ở trên Mr. Receipt, nhưng có vẻ như ứng dụng này không còn được phát triển tích cực nữa. Các tính năng như nhập email không hoạt động nữa và nó không tìm thấy đề cập trên trang web chính thức của Itemize. Tuy nhiên, đó là một ứng dụng tuyệt vời.

Tải xuống: Lặp lại cho Android | iOS (Miễn phí)

3. OneNote (Web, Android, iOS): Lấy ảnh biên nhận và tìm kiếm văn bản từ ảnh

Tại smartreviewaz đây, chúng tôi là những người hâm mộ lớn mọi thứ bạn có thể làm với Microsoft OneNote. Với những cải tiến gần đây trong thuật toán OCR để đọc văn bản từ hình ảnh, nó đã trở thành đề xuất ưa thích của chúng tôi như một ứng dụng quản lý biên nhận cho những người lười biếng.

Đây là cách nó hoạt động. Đầu tiên, tạo một thư mục có tên là Biên nhận trong Microsoft OneNote. Sau đó, chụp ảnh biên nhận của bạn và tải nó lên thư mục Biên lai. Vậy là xong, bạn đã hoàn thành. Bạn không cần phải đổi tên tệp, hãy thêm danh mục hoặc điền vào các ô.

Lý do là khi bạn cần tìm kiếm biên lai sau này, Microsoft OneNote sẽ đọc văn bản trong hình ảnh và trả về kết quả phù hợp. Hãy đối mặt với nó, thông thường, bạn chỉ quét và lưu biên lai đề phòng một ngày nào đó bạn cần chúng và không thực sự theo dõi chi phí của bạn. Đó là viễn cảnh mà OneNote tỏa sáng.

Tải xuống: Microsoft OneNote dành cho Android | iOS (Miễn phí)

4. Lấy biên nhận của tôi (Gmail): Biến biên nhận trong Gmail thành bảng tính có tổ chức

Nhiều biên lai là kỹ thuật số, không phải giấy và chuyển trực tiếp vào hộp thư đến của chúng tôi. Nó điển hình cho mua sắm trực tuyến, đi taxi, giao hàng tại nhà hàng và các khoản chi tiêu khác. Nhưng bạn không thể thực sự chụp ảnh nó bằng một ứng dụng. Đó là lúc bạn cần Get My Receipts để sắp xếp các biên nhận qua email cho bạn.

Trong Gmail, bạn có thể chọn chạy ứng dụng trên toàn bộ hộp thư đến của mình hoặc trên một nhãn cụ thể mà bạn đã tạo. Nhãn có lẽ sẽ là một lựa chọn tốt hơn để phân loại theo các chi phí quan trọng, như những khoản bạn có thể yêu cầu về thuế hoặc những khoản mà công ty của bạn sẽ hoàn lại cho bạn.

Khi bạn đã chọn xong các email, hãy nhấp vào nút Nhận Biên lai của tôi để chạy nó. Mất khoảng năm phút và sau đó gửi email cho bạn bản sao hoàn chỉnh của bảng tính. Bảng tính được sắp xếp hợp lý, với các cột cho ngày tháng, người bán, số đơn đặt hàng, thanh toán, thuế, từ, đến, chủ đề, văn bản email và bản sao PDF của toàn bộ nội dung được lưu lại cho hậu thế.

Phiên bản miễn phí của Get My Receipts giới hạn bạn ở 50 email mỗi tháng, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên sắp xếp chúng theo các nhãn quan trọng đối với bạn. Nhưng bạn có thể trả tiền để mở khóa email và biên nhận không giới hạn.

Tải xuống: Nhận biên nhận của tôi bằng CloudHQ dành cho Chrome (Miễn phí)

5. Receipt Runner (Windows, macOS, Linux): Quản lý Biên nhận Email và Giao dịch Ngân hàng

Receipt Runner là một chương trình mạnh mẽ hơn nhiều so với Get My Receipts. Nó có một phiên bản miễn phí cơ bản với khả năng rất hạn chế chỉ để xem nó hoạt động như thế nào, nhưng bạn sẽ cần phải trả ít nhất 10 đô la mỗi tháng cho tài khoản cơ bản để sử dụng. Nhưng hãy nhìn vào ứng dụng và bạn có thể tin rằng nó rất xứng đáng.

Sau khi cài đặt Receipt Runner, bạn sẽ cần kết nối nó với email của bạn để nó phân tích hộp thư đến của bạn để tìm biên nhận từ các giao dịch mua trực tuyến. Cùng với đó, bạn cũng sẽ cần tải lên bảng sao kê ngân hàng từ ổ cứng của mình hoặc kết nối nó với tài khoản ngân hàng của bạn để nó có thể phân tích lịch sử giao dịch ngân hàng của bạn để khớp với biên lai. Lưu ý rằng tất cả dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn và không có gì được chuyển trực tuyến – một bước bảo mật và quyền riêng tư quan trọng khi giải quyết các vấn đề tài chính.

Sau khi tất cả được thiết lập, Receipt Runner là một giấc mơ để sử dụng. Bạn có thể tìm kiếm biên lai trong nháy mắt, thêm khoảng thời gian để xem danh sách giao dịch và tìm thấy khá nhiều khoản thanh toán kỹ thuật số mà bạn đã thực hiện. Mỗi mục nhập ghi chú nhà cung cấp, ngày tháng, số lượng và bao gồm một bản PDF của biên lai qua email. Bạn cũng có thể xuất bất kỳ dữ liệu nào trong số này dưới dạng một loạt các tệp PDF hoặc bằng cách gửi nó qua email.

Tải xuống: Receipt Runner dành cho Windows | macOS | Linux (trả phí)

Sắp xếp ngay bây giờ, tiết kiệm thời gian sau

Biên lai có vẻ như những mẩu giấy nhỏ không quan trọng mà bạn có thể bỏ đi, nhưng sau đó một số tình huống sẽ xuất hiện sau đó khi chúng trở nên quan trọng. Với điện thoại luôn ở trong túi của bạn bây giờ, không có lý do gì để không chụp ảnh biên lai trước khi bạn vứt nó đi và lưu nó vào một trong những ứng dụng này.

Nhưng sau khi lưu, bạn nên truy cập lại các ứng dụng này định kỳ và sắp xếp các biên nhận này. Thực hiện một phần của các bài tập lập kế hoạch tài chính thường xuyên khi bạn đảm bảo tất cả các thủ tục giấy tờ của mình đều theo thứ tự, để bạn không phải loay hoay tìm biên lai vào phút cuối.