5 ứng dụng lên lịch họp miễn phí tốt nhất để tìm khoảng thời gian chung

Thật khó để tìm ra khi nào nhiều bên rảnh rỗi cùng một lúc cho một cuộc họp, cho dù trực tuyến hay ngoại tuyến. Các ứng dụng lập lịch họp này giúp bạn dễ dàng tìm thấy một khoảng thời gian chung hoặc chia sẻ những khoảng thời gian rảnh rỗi của bạn cho những người khác đồng ý.

Ngày nay, hầu hết các công ty sử dụng Calendly để lên lịch các cuộc họp, với các liên kết nơi mọi người đưa ra khoảng thời gian ưa thích của họ. Nhưng trong khi điều đó tốt cho các doanh nghiệp, các cá nhân và nhóm nhỏ không muốn trả tiền cho một tính năng như vậy. Rất may, có một số lựa chọn thay thế miễn phí tuyệt vời cho Calendly mà bạn có thể tìm thấy thời gian tốt nhất có thể để gặp gỡ mọi người một cách thuận tiện.

1. ZCal (Web): Thay thế Calendly miễn phí 100% tốt nhất

Nhiệm vụ của ZCal dường như là đẩy Calendly ra khỏi lĩnh vực kinh doanh vì nó cung cấp miễn phí các tính năng quan trọng nhất của Calendly. Các nhà sản xuất cũng đã nói cụ thể rằng nó sẽ vẫn miễn phí 100% mãi mãi và họ sẽ không hiển thị quảng cáo.

Ứng dụng hoạt động với cả Lịch Google và Lịch Outlook, nhập lịch biểu của bạn từ nhiều lịch. Khi tạo lời mời ZCal, bạn có thể thêm tên, vị trí (hoặc liên kết hội nghị truyền hình), mô tả, ảnh bìa và video chào mừng.

Bạn có thể thực hiện không giới hạn lời mời 1-1, lời mời nhóm hoặc cuộc thăm dò ý kiến. Cuộc họp thăm dò ý kiến ​​là cách bạn tìm ra khi nào mọi người rảnh rỗi bằng cách yêu cầu họ bỏ phiếu vào các khoảng thời gian. Đặt phạm vi ngày có sẵn và chọn thời điểm nửa giờ phù hợp với bạn. Sau khi mọi người bỏ phiếu, bạn sẽ nhận được một phân tích đơn giản về các khoảng thời gian được bình chọn nhiều nhất để bạn có thể sửa chữa cuộc họp.

ZCal cũng giúp bạn tạo hồ sơ cá nhân khi đăng ký, với tiểu sử và các liên kết đến LinkedIn và Twitter của bạn. Ý tưởng là làm cho nó cá nhân hơn. Đó cũng là suy nghĩ đằng sau video chào mừng, một thông điệp ngắn mà bạn ghi lại trên ZCal để lôi kéo người tham gia cuộc họp.

2. ZenCal (Web): Ứng dụng Họp Tốt nhất cho Cá nhân Chia sẻ Lịch trình của Họ

Nếu bạn là một cá nhân đang bán các khóa học hoặc một nhà tư vấn bán các buổi học hàng giờ, bạn cần một trang trực tuyến nơi khách hàng có thể xem tình trạng rảnh rỗi của bạn và chọn thời gian gặp mặt. ZenCal là ứng dụng miễn phí tốt nhất cho việc này, với một loạt các tính năng mạnh mẽ. Và giống như ZCal, các nhà sản xuất ZenCal lưu ý rằng nó sẽ miễn phí vĩnh viễn cho các cá nhân và nhóm nhỏ.

Sau khi đăng ký ZenCal, bạn có thể nhập lịch không giới hạn từ Lịch Google và Outlook, tạo lịch chung trong ZenCal. Bạn cũng có thể đặt giờ làm việc thông thường để khách hàng biết lịch trình có sẵn của bạn. Nếu bạn lên lịch sự kiện trong các lịch khác của mình trong giờ làm việc, ZenCal sẽ thông báo cho bạn về bản cập nhật để bạn có thể chặn thời điểm đó.

Cuối cùng, bạn sẽ có một trang trông chuyên nghiệp, nơi khách hàng có thể đọc tiểu sử ngắn về bạn, mô tả về phiên hoặc cuộc họp mà bạn đang tổ chức và đặt trước một khoảng thời gian. ZenCal cung cấp nhiều tính năng nâng cao như tích hợp thanh toán cho Stripe, nhắc nhở qua email và văn bản, v.v.

Ngoài ra, ZenCal cũng hoạt động như một công cụ tuyệt vời để tìm các thời điểm họp chung với nhóm của bạn. Bạn có thể thêm nhiều lịch của đồng đội, xem lớp phủ lịch để lên lịch nhanh cũng như hoãn và lên lịch lại các cuộc họp.

3. StrawPoll (Web): Nhanh chóng thực hiện một cuộc thăm dò ý kiến ​​chi tiết về thời gian ưa thích

StrawPoll là một số điện thoại không cần đăng ký để thực hiện nhiều cuộc thăm dò, nhưng các nhà sản xuất đặc biệt tự hào về khả năng lên lịch các cuộc họp nhanh chóng và hiệu quả. Trong các thử nghiệm của chúng tôi, StrawPoll hoạt động liên tục, vì vậy nó được đánh giá cao như một công cụ lập lịch họp trực tuyến nhanh chóng, đặc biệt là đối với một số lượng lớn người.

Nhấp vào tùy chọn “Lên lịch họp” trong StrawPoll và bạn đã sẵn sàng. Thêm tiêu đề cuộc họp, vị trí tùy chọn và mô tả. Trong cài đặt nâng cao, bạn có thể đặt cuộc thăm dò ở chế độ riêng tư cho những người có liên kết trực tiếp, cho phép nhiều lựa chọn cho những người tham gia (và giới hạn số lượng tùy chọn), cho phép câu trả lời “nếu cần” và ẩn những người tham gia với nhau. Bạn cũng có thể đặt ngày kết thúc và chọn người có thể chỉnh sửa phiếu bầu nếu cần.

Sau đó, chọn ngày của bạn và đặt nhiều khoảng thời gian cho mỗi ngày. StrawPoll có một mẫu tiện dụng mà bạn có thể sử dụng để lấp đầy nhiều vị trí trong một cú nhấp chuột. Cuối cùng, chia sẻ liên kết với những người tham gia hoặc tạo mã QR nếu bạn muốn đặt bản in ở một khu vực chung.

Kết quả cuối cùng dễ hiểu đối với bất kỳ ai và sẽ hiển thị kết quả trong một bảng đơn giản. Bạn có thể xem bản demo nhân viên của StrawPolls chọn thời điểm tổ chức tiệc. Theo ý kiến ​​của chúng tôi, đây là một trong những trang web tốt nhất để thực hiện các cuộc thăm dò trực tuyến.

4. Rallly (Web): Trình tạo cuộc họp thân thiện với thiết bị di động tốt nhất

Trong số tất cả các ứng dụng lập lịch cuộc họp được liệt kê ở trên và một số ứng dụng khác mà chúng tôi đã thử, Rallly là ứng dụng ấn tượng nhất khi sử dụng trên điện thoại, cả với tư cách là người tạo và người nhận. Trên hết, Rallly là nguồn mở, miễn phí và không có quảng cáo. Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư, bạn cũng có thể chạy nó trên máy chủ của mình.

Ứng dụng không yêu cầu đăng ký để bắt đầu, vì vậy bạn có thể nhanh chóng tạo sự kiện mới của mình. Thêm các chi tiết như tên cuộc họp, địa điểm và mô tả, sau đó chọn ngày. Bạn cũng có thể thêm các khe thời gian vào những ngày đó nếu bạn muốn (sử dụng tốt nhất với chế độ xem tuần) hoặc giữ chúng cả ngày (sử dụng tốt nhất với chế độ xem tháng). Thêm tên và email của bạn để nhận thông tin đăng nhập quản trị viên được gửi đến email của bạn và bạn đã sẵn sàng chia sẻ liên kết với những người khác.

Người nhận có ba tùy chọn để trả lời: Có (màu xanh lá cây), Nếu Cần (màu vàng) và Không (màu xám). Khi mọi người đã trả lời, bạn sẽ thấy kết quả trong một bảng đơn giản. Những người tham gia cũng có thể để lại nhận xét về cuộc thăm dò của bạn, thêm tên của họ để bạn có thể xác định họ. Nhưng một lần nữa, không cần đăng ký cho việc này.

Rallly cũng cho phép quản trị viên hoặc người sáng tạo thay đổi cuộc thăm dò giữa chừng. Bạn có thể cập nhật cuộc thăm dò với các chi tiết hoặc tùy chọn mới để mọi người có thể bỏ phiếu lại và đưa ra kết luận mà không cần phải mở một liên kết mới. Và trong một động thái thú vị, ứng dụng cho phép bạn xuất tất cả dữ liệu của mình dưới dạng tệp CSV, vì vậy bạn có thể xử lý các con số trong bảng tính nếu bạn có nhiều người tham gia phản hồi.

Nếu lịch của bạn là Lịch Google và hộp thư đến của bạn là Gmail, bạn có thể ở trong hệ sinh thái của Google với công cụ tiện lợi này để tìm thời gian họp tốt nhất. Trình lập lịch cuộc họp cho Gmail kết nối với Lịch Google của bạn để bạn có thể chia sẻ thời gian có sẵn của mình từ trong hộp soạn thư của Gmail.

Khi bạn cài đặt tiện ích mở rộng, điều đầu tiên là thiết lập thời gian sẵn có chung của bạn, đây sẽ là cài đặt mặc định cho tất cả các lời mời. Bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên để thiết lập chi tiết khi bạn nhấp vào nút Lập lịch họp. Sau đó, bạn có thể thêm tên cuộc họp, địa điểm (với liên kết dưới dạng nút), thời lượng và thậm chí cả ảnh GIF. Liệt kê các ngày có hàng của bạn trong bước cuối cùng.

Trình lập lịch họp cho Gmail sẽ kiểm tra ngày tháng, thời gian rảnh và lịch biểu của bạn để tạo danh sách các khoảng thời gian bạn có mặt tại đó. Sau đó, khi người nhận nhận được email của bạn, họ có thể nhấp vào liên kết để truy cập trang hiển thị các vị trí khả dụng này. Sau khi họ chọn thời điểm họ muốn, cuộc họp sẽ tự động được lên lịch trong Lịch Google của bạn và bạn và người nhận được xác nhận là người tham gia. Thật tiện lợi và nhanh chóng!

Bây giờ, bạn nên biết rằng một số tiện ích mở rộng tốt nhất cho Gmail cung cấp tính năng này trong các bộ nâng cao của chúng. Nhưng nói chung, điều này yêu cầu đăng ký trả phí đối với các tiện ích bổ sung mạnh mẽ của Gmail hoặc bạn sẽ nhận được các tiện ích mở rộng làm được nhiều điều khác mà bạn không muốn. Công cụ lập lịch họp cho Gmail làm được điều đó, hoàn toàn miễn phí và được hỗ trợ bởi một nhà phát triển đủ lớn để duy trì hoạt động trong thời gian dài.

Tải xuống: Lập lịch cuộc họp cho Gmail dành cho Chrome (Miễn phí)

Hãy nghĩ về người nhận chứ không phải về chính bạn

Hy vọng rằng với rất nhiều cách khác nhau để tìm ra một khoảng thời gian chung phù hợp với mọi người, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc thiết lập một cuộc họp mà mọi người đều tham dự. Nhưng với tất cả những công cụ này, hãy tự hỏi bản thân xem công cụ nào mà người nhận của bạn sẽ thấy tốt nhất để sử dụng.

Một số người không có xu hướng đăng ký dịch vụ chỉ để nhấp vào các vị trí có sẵn. Những người khác sống theo lịch của họ, vì vậy họ đánh giá cao các tính năng bổ sung của ứng dụng. Vì vậy, điều quan trọng không kém là phải biết nhu cầu của người nhận khi chọn ứng dụng phù hợp cho bạn.