5 lý do bạn nên hủy bỏ Excel và bắt đầu sử dụng Google Sheets

Google Trang tính là một ứng dụng web bảng tính hoạt động như một phần của bộ Google Tài liệu. Google Trang tính được phát hành vào năm 2006, gần hai thập kỷ sau bản phát hành đầu tiên của Microsoft Excel. Google Trang tính được lấy cảm hứng từ Microsoft Excel, nhưng những ngày mà nó là một phiên bản giả của Excel đã không còn nữa.

Giờ đây, Google Trang tính có khả năng hoàn thành hầu hết những gì Excel có thể và thậm chí có những tính năng mà Excel không có. Vì vậy, đặt ra câu hỏi rằng đã đến lúc từ bỏ Excel để chuyển sang sử dụng Google Trang tính? Mặc dù hầu hết những người kỳ cựu về bảng tính đều thấy một câu hỏi như vậy là báng bổ hoàn toàn, nhưng đây là năm lý do tại sao bạn nên hủy bỏ Excel và bắt đầu sử dụng Google Trang tính.

1. Giá cả

Tất nhiên, một trong những yếu tố quyết định một ứng dụng có đáng sử dụng hay không là giá cả. Bạn có thể đưa Excel vào gói đăng ký Microsoft 365 của mình với giá 7 USD mỗi tháng. Bạn cũng có thể mua riêng một bản sao Excel trọn đời với giá 159,99 USD.

Mặt khác, Google Trang tính hoàn toàn miễn phí. Tất cả những gì bạn cần làm là khởi động trình duyệt của mình và truy cập ứng dụng web. Ngoài ra còn có một kế hoạch kinh doanh của Google Workspace bổ sung các tính năng kinh doanh vào Google Trang tính, trong số nhiều dịch vụ khác của Google, với giá 12 USD mỗi tháng.

Gói này đi kèm với nhiều đặc quyền, bao gồm cả bộ nhớ Google Drive mở rộng. Nếu bạn tò mò về Google Workspace, hãy đọc bài viết của chúng tôi về Google Workspace là gì và cách sử dụng nó. Vì vậy, khi nói đến phiên bản cơ sở của hai ứng dụng, Trang tính hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, bạn cần đăng ký Microsoft 365 hoặc bản sao Excel đã mua để sử dụng Excel.

2. Hợp tác

Với sự mở rộng nhanh chóng của các công nghệ dựa trên đám mây, kéo theo sự gia tăng của làm việc từ xa, cộng tác trực tuyến đã trở thành một lợi thế rõ rệt. Do tính chất dựa trên web nội tại, Google Trang tính có một khởi đầu thuận lợi khi nói đến cộng tác trực tuyến.

Google Trang tính đi kèm với các tính năng cộng tác. Bạn và đồng đội của mình có thể cùng nhau làm việc trên một bảng tính cụ thể, đồng thời xem các thay đổi và nhận xét trong thời gian thực. Google Trang tính cũng tích hợp sẵn tính năng trò chuyện, vì vậy bạn không cần phải chuyển cửa sổ để nói chuyện với đồng đội của mình. Cuối cùng, vì bảng tính của bạn đã có trên web, nên việc chia sẻ nó chỉ bằng một cú nhấp chuột mà không phức tạp.

Chắc chắn rồi, Excel cũng đã triển khai các tính năng cộng tác trong các phiên bản gần đây. Tuy nhiên, nó không liền mạch như Google Trang tính. Nếu bạn đang làm việc trên bảng tính với tư cách là một nhóm, thì Google Trang tính là lựa chọn tốt hơn.

3. Biểu đồ và đồ thị thông minh

Một trong những ứng dụng chính của ứng dụng bảng tính là tạo biểu đồ. Biểu đồ giúp bạn hiểu và trình bày dữ liệu trong bảng tính của mình tốt hơn.

Mặc dù việc tạo biểu đồ rất đơn giản trong hầu hết các trường hợp, nhưng đôi khi nó có thể thực sự gây khó chịu, đặc biệt là trong Excel. Việc phải nhập thủ công chỉnh sửa tập dữ liệu và chuỗi trong cài đặt biểu đồ để biểu đồ hiển thị dữ liệu đúng cách không phải là chuyện hiếm trong Excel.

Tuy nhiên, Google Trang tính làm rất tốt việc trút bỏ gánh nặng này trên vai bạn. Nhờ có AI, Google Trang tính sẽ đoán được bản chất của dữ liệu mà bạn đang cố gắng thể hiện bằng biểu đồ, đồng thời chủ ý chọn và định vị chuỗi và danh mục.

Hơn nữa, khi bạn chọn dữ liệu và yêu cầu Google Trang tính tạo biểu đồ cho nó, nó sẽ tự động đoán loại biểu đồ nào sẽ đại diện cho dữ liệu theo cách tốt nhất.

Chắc chắn, nếu bạn đã là một chuyên gia về Excel, thì bạn có thể không ngại thiết lập biểu đồ của mình theo cách thủ công. Nhưng xét trên thực tế là các bảng tính được tạo ra để giúp tăng năng suất, việc chuyển sang Google Trang tính sẽ giúp bạn tiết kiệm một chút thời gian quý báu khi nói đến đồ thị và biểu đồ.

4. Giao diện thân thiện với người dùng

Mặc dù Google Trang tính có giao diện tương tự như Microsoft Excel, nhưng khi bạn sử dụng nó, bạn có thể nói rằng Google Trang tính thân thiện hơn nhiều khi so sánh với Excel. Google Trang tính có giao diện khá tối giản, không có dải băng mang tính biểu tượng của Excel.

Hầu hết các tác vụ được thực hiện trong Google Trang tính dễ dàng hơn trong Excel. Một ví dụ điển hình về điều này là định dạng có điều kiện. Tạo một quy tắc định dạng mới trong Excel có thể gây khó khăn cho những người dùng hoàn toàn mới và sẽ khiến họ sợ hãi khi tra cứu các hướng dẫn trực tuyến. Ngược lại, Google Trang tính cung cấp một giao diện đơn giản hơn, chỉ trở nên phức tạp khi bạn muốn.

Ngoài ra, Google Trang tính làm rất tốt việc viết công thức dễ dàng hơn. Ví dụ: nếu bạn muốn tính tổng một cột trong Google Trang tính, việc nhập SUM vào thanh công thức sẽ đưa ra đề xuất tự động điền để tính tổng các ô trong cột đó. Từ đó, tất cả những gì bạn cần làm là chấp nhận đề xuất bằng cách nhấn Tab trên bàn phím.

Mặc dù ngoại hình là một vấn đề ưu tiên, một số có thể thích giao diện của Excel trong khi một số thích Google Trang tính hơn. Nhưng khi bạn bắt đầu sử dụng Google Trang tính, bạn sẽ nhận thấy rằng nó đã thực hiện các biện pháp tuyệt vời để làm cho việc sử dụng bảng tính trở nên đơn giản đối với tất cả mọi người.

5. Các chức năng độc quyền của Google

Một phần lớn các hàm trong Excel và Google Trang tính giống hệt nhau. Chúng có cùng một cú pháp và cách sử dụng giống nhau. Tuy nhiên, đáng ngạc nhiên là Google Trang tính có một số chức năng mà Excel không có. Hầu hết đây là các chức năng sử dụng các dịch vụ khác của Google.

Ví dụ về các chức năng này là GOOGLETRANSLATE và GOOGLEFINANCE. Các chức năng này dịch văn bản bằng Google Dịch và tìm nạp thông tin từ Google Finance.

Mặc dù một số người có thể thấy những chức năng này là tầm thường và vô dụng, nhưng đối với một số người khác, những chức năng này là Một ơn trời. Bạn có thể xem danh sách tất cả các chức năng của Google Trang tính và cách sử dụng chúng trên trang hỗ trợ của Google.

Người học việc trở thành bậc thầy

Google Trang tính ban đầu được coi là một phiên bản Microsoft Excel dựa trên web và khá hạn chế, nhưng những ngày đó đã qua lâu rồi. Đã từ lâu, Google Trang tính đã trở thành một thứ của riêng mình. Google Trang tính thực hiện hầu hết những gì Excel làm và thậm chí có một số tính năng mà Excel không có.

Với giao diện thân thiện hơn, các tính năng cộng tác liền mạch, biểu đồ thông minh và các chức năng độc quyền, Google Trang tính đã trở thành sự lựa chọn của nhiều người dùng khi nói đến ứng dụng bảng tính. Nhân tiện, chúng tôi đã đề cập rằng Google Trang tính hoàn toàn miễn phí? Có lẽ đã đến lúc bạn rời khỏi Excel và dùng thử Google Trang tính để có sự thay đổi với tất cả những ưu điểm này.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả