5 giải pháp thay thế Lịch Google miễn phí để quản lý lịch biểu và công việc một cách hiệu quả

Lịch Google là lựa chọn mặc định cho hầu hết mọi người để đặt lịch của họ. Nhưng như chúng tôi đã nói trước đây, một số lựa chọn thay thế Lịch Google tuyệt vời làm những điều khác biệt hoặc thậm chí tốt hơn chính GCal. Và tất cả chúng đều miễn phí.

Trọng tâm của hầu hết các ứng dụng này là quản lý lịch biểu, tìm thời điểm cho các cuộc họp, chặn thời gian cho các nhiệm vụ của bạn và giúp bạn làm việc hiệu quả tổng thể. Mặc dù chúng tôi chủ yếu tập trung vào các ứng dụng, nhưng cũng có một loại lịch có thể in được đã được chứng minh là phổ biến trong nhiều năm trên internet.

1. Theo dõi (Web, macOS, iOS): Lịch mạnh mẽ với Chế độ xem ngày và phím tắt

Theo dõi là một ứng dụng lịch mạnh mẽ tập trung vào việc làm việc hiệu quả, nhanh chóng và dễ dàng. Nó sử dụng kết hợp các mẫu đặt trước, phím tắt và kết nối trực quan để cho phép bạn quản lý lịch biểu của mình và chia sẻ tình trạng sẵn sàng với những người khác.

Nhấn Cmd + K hoặc Ctrl + K sẽ hiển thị trung tâm lệnh giống như trình khởi chạy để thực hiện các tác vụ nhanh. Với một vài lần nhấn phím, bạn có thể chặn thời gian cho một tác vụ, lên lịch cuộc gọi Zoom hoặc Google Meet, tạo các cuộc họp hoặc cuộc gọi điện video định kỳ, lên lịch khối thời gian Pomodoro và tra cứu lịch biểu của bạn khớp như thế nào ở các múi giờ khác nhau, v.v.

Theo dõi tập trung rất nhiều năng lượng vào việc giúp bạn dễ dàng chia sẻ các khoảng thời gian có sẵn của mình với những người khác để thiết lập cuộc họp. Có các mẫu mặc định cho việc này và việc chọn các vị trí có sẵn rất nhanh chóng và dễ dàng. Sau khi bạn chia sẻ những thứ này dưới dạng liên kết, ứng dụng sẽ tự động chuyển đổi múi giờ cho người nhận và hiển thị cho họ một chế độ xem đơn giản để chọn một thời điểm chung.

Theo mặc định, Theo dõi hiển thị cho bạn các hoạt động của ngày hôm nay chứ không phải cả tuần, vì nhóm tin rằng bạn tập trung vào việc thực hiện các nhiệm vụ trong ngày và bạn chỉ cần xem hàng tuần khi lên kế hoạch trước. Bạn có thể chuyển sang chế độ xem 5 ngày hoặc 7 ngày bất kỳ lúc nào, nhưng chế độ xem hàng ngày là một cách hay để hiểu bạn đã chặn thời gian để làm gì. Bạn cũng có thể thực hiện các tác vụ này bằng các phím tắt. Ví dụ: có một phím tắt để gửi email thông báo rằng bạn đang đến muộn cho một sự kiện họp.

Tải xuống: Theo dõi cho macOS | iOS (Miễn phí)

2. KosmoTime (Web): Quản lý Lịch và Nhiệm vụ Asana ở một nơi

Lịch cho bạn biết khi nào bạn phải làm điều gì đó, trong khi danh sách việc cần làm cho bạn biết bạn phải làm gì. KosmoTime tích hợp cả hai, đồng bộ hóa lịch Google hoặc Outlook của bạn với các tác vụ trong Asana, một trong những công cụ quản lý dự án mạnh mẽ nhất.

Lịch KosmoTime mới của bạn đồng bộ hóa tất cả các lịch và công việc của bạn để bạn có thể chặn thời gian hoàn thành công việc. Có hai cách cần thiết để bạn có thể chặn thời gian trong ứng dụng. Đầu tiên chỉ đơn giản là tạo một nhiệm vụ và ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Bạn có thể kéo và thả nhiệm vụ của mình vào bất kỳ vị trí nào trên lịch để làm việc này. Ứng dụng bao gồm các phím tắt để tạo tác vụ nhanh hơn và tích hợp Slack để tạo tác vụ từ chính Slack.

Khi lịch của bạn hiển thị vùng trống lớn hơn, bạn có thể tạo “Khối tiêu điểm” bao gồm một số tác vụ. Bạn có thể kéo và thả nhiều nhiệm vụ vào khối này và hoàn thành chúng trong vị trí được chỉ định. Mọi nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ tự động được chuyển sang khối tiêu điểm tiếp theo.

KosmoTime cũng cố gắng giúp bạn tránh bị sao nhãng bằng tiện ích mở rộng trình duyệt dành cho Chrome. Tiện ích mở rộng này có thể tắt tiếng tất cả thông báo từ Slack và dừng các tab mới. Nó cũng có thể đóng tất cả các tab hiện tại để giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Nhưng bạn vẫn có thể sử dụng ứng dụng mà không cần cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt.

Đây là một trong những cách sáng tạo nhất để sử dụng Asana tối đa tiềm năng của nó và hy vọng, KosmoTime sẽ tích hợp các ứng dụng việc cần làm khác trong tương lai. Nếu bạn là người đã sử dụng Asana và Lịch Google hoặc Outlook, KosmoTime sẽ trở thành ứng dụng lịch mặc định của bạn.

3. Teamup (Web, Android, iOS): Lịch tốt nhất để quản lý các công việc và lịch biểu của nhóm

Những người quản lý muốn có một ứng dụng lịch đơn giản để xem lịch trình của tất cả nhân viên và các sự kiện sắp tới thì không nên tìm đâu xa hơn Teamup. Nó rất dễ dàng nhưng cũng linh hoạt để sử dụng cho các mục đích khác nhau.

Teamup cho phép bạn tạo tám lịch phụ (trong phiên bản miễn phí), chỉ định từng thành viên lịch phụ của riêng họ. Khi bạn tạo một mục lịch, hãy gán nó cho người đó hoặc những người khác, thêm mô tả và vị trí nếu cần, và một “loại” (chẳng hạn như đi nghỉ, đi du lịch, làm việc tại nhà).

Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể lọc theo lịch phụ, loại hoặc từ khóa để tìm các sự kiện bạn đang tìm kiếm. Ngoài chế độ xem lịch thông thường, Teamup cũng hiển thị tất cả các sự kiện dưới dạng dòng thời gian riêng lẻ của từng lịch phụ. Ngoài ra còn có chế độ xem bảng với tất cả các sự kiện có sẵn dưới dạng bảng tính và bạn có thể sắp xếp theo bất kỳ cột nào. Và có một chế độ xem chương trình làm việc để biết tổng quan hàng ngày.

Teamup khuyến khích bạn xem các bản demo trực tiếp về cách nó được sử dụng cho các mục đích công việc khác nhau. Có các bản demo cho đặt phòng khách sạn, lên lịch cho nhân viên, đặt phòng thí nghiệm, hành trình sự kiện và lập kế hoạch sự kiện trong ngành, ngoài lịch nhóm.

Tải xuống: Teamup cho Android | iOS (Miễn phí)

4. Chỉ là Lịch (Web): Lịch Web Đơn giản Với Đánh dấu Ngày và Chia sẻ

Đôi khi, các ứng dụng làm rất nhiều trong nhiệm vụ đánh bại các đối thủ cạnh tranh đến mức không còn phiên bản đơn giản nào. Rất may, luôn có những nhà phát triển như Shrikant, những người tạo ra bản chuyển thể không rườm rà, không ồn ào và khiến nó trở nên miễn phí trên toàn cầu. Just a Calendar là ứng dụng lịch mà bạn muốn nhanh chóng tra cứu ngày, đánh dấu và chia sẻ chúng.

Theo mặc định, bạn sẽ thấy tất cả các tháng trong năm trong một lưới đơn giản, mỗi tháng được đánh dấu bằng ngày tháng. Các ngày trong tuần có nền trắng, trong khi các ngày cuối tuần có nền xám để phân biệt.

Bạn có thể chọn ngày nào để bắt đầu tuần nếu bạn không muốn xem Thứ Hai trong cài đặt. Bạn cũng có thể thêm các ngày xung quanh (xem trước các ngày của tháng tiếp theo hoặc tháng trước vào khoảng trống của tháng). Và Just a Calendar thậm chí sẽ cung cấp cho bạn số tuần trong năm.

Khi bạn nhấp vào bất kỳ ngày nào, ngày đó sẽ được đánh dấu bằng màu cam. Nhấp vào bất kỳ nơi nào khác để chọn từ nhấp chuột đầu tiên của bạn đến nhấp chuột mới, đánh dấu toàn bộ khoảng thời gian bằng màu cam. Nếu bạn chỉ muốn chọn một ngày, hãy bấm đúp vào ngày đó. Bạn có thể thay đổi màu của các ngày đã đánh dấu (tối đa bốn tùy chọn) và tải xuống hoặc sao chép lịch đã đánh dấu của bạn.

Just a Calendar cũng giúp bạn dễ dàng chia sẻ những ngày đã đánh dấu của mình. Bạn có thể chia sẻ nó dưới dạng liên kết sau khi đánh dấu xong hoặc in ra giấy. Bố cục “2 trang, mỗi trang 6 tháng” là tốt nhất để hiển thị, nhưng bạn có các tùy chọn khác nhau để lựa chọn.

5. Lịch nhỏ gọn (PDF): Lịch có thể in tốt nhất để lập kế hoạch

DSri Seah là một nhà thiết kế nổi tiếng, người tạo ra các mẫu năng suất có thể in trực tuyến miễn phí. Lịch Nhỏ gọn của anh ấy đã thành công trực tuyến trong hơn một thập kỷ, đặc biệt phổ biến đối với những người muốn mang theo lịch in đến một cuộc họp hoặc để viết ghi chú. Lý do chính là nó vừa vặn trên một trang trong khi vẫn đủ chỗ cho tất cả các loại ý tưởng bút và giấy.

Như ảnh do Seah cung cấp ở trên cho thấy, bạn sẽ có lịch của cả năm trong một cột đơn giản ở bên trái của trang. Bên phải là một không gian mở, nơi bạn có thể đánh dấu các ngày khác nhau và viết ghi chú. Một số người dùng Lịch nhỏ gọn có kinh nghiệm trên internet đã đề xuất các cách để tinh chỉnh hệ thống bằng cách sử dụng các dấu hiệu như hộp xung quanh ngày cho các ngày quan trọng, vòng tròn có nghĩa là thời hạn và dấu gạch chéo có nghĩa là thời hạn.

Rõ ràng là bạn có thể thoải mái sử dụng Lịch Nhỏ gọn theo bất kỳ cách nào bạn muốn và thậm chí bạn có thể in nhiều tờ để mang đi họp. “Những thứ này rất tốt để ghi chú trong cuộc họp lập kế hoạch! Tôi cũng đã nghe nói về những người sử dụng chúng để ước tính thời gian mang thai của động vật mang thai và lập kế hoạch cho các kỳ nghỉ của gia đình”, Seah viết trên blog.

Seah đã tạo ra nhiều phiên bản lịch nhỏ gọn. Bạn có thể tải xuống cỡ Thư Hoa Kỳ hoặc cỡ A4 Quốc tế, có sẵn dưới dạng gói zip. Gói này chứa lịch cho năm hiện tại và năm sắp tới, với hai phiên bản cho giao diện của tuần: bắt đầu từ Chủ Nhật và kết thúc vào Thứ Bảy hoặc bắt đầu từ Thứ Hai và kết thúc vào Chủ Nhật.

Sử dụng lịch của bạn để ghi lại những gì đã xảy ra

Hầu hết chúng ta chỉ sử dụng lịch để lên lịch các sự kiện và chặn thời gian việc cần làm của mình. Nhưng còn những thứ bạn không lên lịch nhưng vẫn làm thì sao? Điều đó không bao giờ được ghi lại, và vì vậy khi bạn nhìn lại lịch của mình, bạn sẽ thấy một bức tranh không công bằng.

Vì vậy, hãy thử ghi lại các sự kiện ngoài kế hoạch trong lịch trình của bạn. Ví dụ: nếu một người bạn mời bạn đi ăn trưa sau mười phút nữa, bạn sẽ không xếp lịch đó vào lịch của mình mà đó là một sự kiện đã xảy ra. Và bạn sẽ không thấy nó trong lịch của mình khi bạn xem lại nó. Hành động đơn giản này coi lịch của bạn không chỉ là một công cụ lập lịch mà còn là một trình ghi nhật ký sẽ cải thiện đáng kể kỹ năng quản lý thời gian và dự đoán của bạn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả