5 điều bạn nên tránh làm trong Excel

Excel là một công cụ tuyệt vời để xử lý dữ liệu, nhưng nó cũng có những hạn chế. Nếu bạn có các công thức quá phức tạp hoặc máy tính của bạn bị treo khi mở tệp Excel, bạn nên cân nhắc sử dụng định dạng tệp khác.

Vì vậy, các trường hợp sử dụng mà bạn nên xem xét các phần mềm khác nhau là gì? Dưới đây là một số tình huống mà bạn nên sử dụng một ứng dụng khác.

1. Cơ sở dữ liệu lớn

Nếu không thành thạo về máy tính, bạn có thể nghĩ rằng Excel (hoặc Google Trang tính) là cách duy nhất để lưu trữ dữ liệu. Xét cho cùng, các phiên bản Excel mới nhất có 16.384 cột và 1.048.576 hàng, tổng cộng là 17.179.869.184 ô.

Mặc dù đây là rất nhiều thông tin, nhưng bạn nên biết rằng máy tính của bạn sẽ tải tất cả thông tin cùng một lúc. Do đó, nếu bạn đang sử dụng nhiều ô, bạn có thể mong đợi PC của mình chạy chậm.

Có một trăm, hoặc thậm chí một nghìn, điểm dữ liệu sẽ không phải là vấn đề. Tuy nhiên, nếu bạn tiếp tục biên dịch dữ liệu trong nhiều năm hoặc có nhiều người dùng thêm thông tin vào một tệp, điều này có thể dẫn đến hàng chục nghìn, nếu không phải hàng trăm nghìn hoặc hàng triệu ô.

Lượng dữ liệu này có thể có nghĩa là ngay cả những máy tính mạnh mẽ cũng sẽ phải vật lộn để tải nó. Điều này là do Microsoft tải tất cả dữ liệu khi nó mở tệp.

Mặc dù điều này rất hữu ích cho việc phân tích dữ liệu ngắn hạn, nhưng nó sẽ lãng phí sức mạnh tính toán nếu bạn chỉ cần phân tích thông tin cụ thể. Ví dụ: nếu bạn cần địa chỉ email của khách hàng, bạn không cần tải tất cả phần còn lại của cơ sở dữ liệu khách hàng của mình.

Một giải pháp thay thế tốt để lưu trữ dữ liệu là sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ cơ sở dữ liệu chuyên dụng. Chúng cung cấp các tính năng tương tự như Excel, chẳng hạn như phân tích dữ liệu, nhưng nhiều chức năng hơn. Bạn có thể sử dụng Microsoft Access nếu là người yêu thích Microsoft Suite. Các lựa chọn thay thế khác bao gồm LibreOffice Base, My Visual Database, và những thứ khác.

2. Phân tích dữ liệu phức tạp

Microsoft Excel có một số lượng đáng kể các công thức có sẵn. Nó cung cấp mọi thứ từ công thức tính tổng đơn giản nhất đến các hàm phức tạp như giá trị hiện tại ròng (tính giá trị thời gian của tiền) và dự báo (dùng để tính toán các giá trị trong tương lai).

Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình đang tạo nhiều hàm phức tạp, thì đã đến lúc bạn nên cân nhắc các giải pháp khác. Excel là một công cụ tuyệt vời nếu các biến trong công thức của bạn dựa trên dữ liệu thô. Nhưng nếu bạn thấy các hàm của mình dựa trên các ô là công thức, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm phân tích chuyên dụng.

Nếu bảng tính của bạn dựa trên nhiều công thức, thì lớp phức tạp được thêm vào có nghĩa là rất dễ dàng để các lỗi không bị phát hiện. Và ngay cả khi bạn tìm thấy lỗi, không dễ dàng để tìm ra lỗi nếu công thức của bạn dài ba dòng.

Thay vì sử dụng Excel cho các tình huống phức tạp, hãy thử học một ngôn ngữ lập trình như Python. Nó dễ hiểu và có một số tài nguyên miễn phí để giúp bạn bắt đầu. Và nếu bạn không muốn học lập trình, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu chuyên dụng dễ sử dụng hơn nhiều.

3. Quản lý dự án

Trước sự ra đời của các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Asana và Trello, nhiều chuyên gia đã sử dụng Microsoft Excel. Rốt cuộc, thật dễ dàng để thiết lập. Thậm chí có những mẫu bạn có thể tải xuống để giúp bạn bắt đầu.

Nhưng ngay khi nhóm của bạn phát triển — hoặc bạn bắt đầu nhận được nhiều dự án hơn — thì mọi thứ sẽ trở nên phức tạp. Trừ khi bạn đang sử dụng phiên bản Excel trực tuyến hoặc nếu tất cả đồng đội của bạn đăng ký Microsoft 365, nhóm của bạn không thể sử dụng đồng thời tệp quản lý dự án của bạn. Và khi bạn thêm nhiều nhiệm vụ và công việc con hơn, bạn có thể kết thúc với quá nhiều thông tin trong một trang tính.

Hơn nữa, khi có nhiều người truy cập vào tệp, thì càng có nhiều khả năng xảy ra sự trộn lẫn ngoài ý muốn. Họ có thể vô tình thay đổi công thức hoặc thậm chí xóa thông tin quan trọng. Việc tạo và gán các phần phụ thuộc của dự án cũng có thể trở nên khó hiểu.

Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên tải một ứng dụng quản lý tác vụ chuyên dụng để quản lý nhóm của mình. Các ứng dụng có mục đích sẽ cho phép bạn và nhóm của bạn có cái nhìn rõ ràng về mọi thứ cần làm. Bạn thậm chí có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể để không có gì bị bỏ qua.

Và nếu bạn đang có ngân sách hạn hẹp, bạn có thể tìm thấy các công cụ quản lý dự án miễn phí trực tuyến. Giờ đây, bạn có thể giữ mọi người trên cùng một trang mà không tốn một xu nào.

4. Hình thức

Vì tính khả dụng dễ dàng của nó, Excel thường được sử dụng như một biểu mẫu. Đã có nhiều trường hợp mà các sự kiện và buổi họp mặt đã sử dụng máy tính xách tay và tệp Excel để đăng ký khách mời.

Sử dụng Excel (hoặc bất kỳ bảng tính nào) làm biểu mẫu rất tiện lợi vì ban tổ chức có thể phân tích trực tiếp dữ liệu của họ. Tuy nhiên, điều này đi kèm với một số hạn chế.

• Đầu tiên, bạn sẽ không kiểm soát được dữ liệu đầu vào. Bất kỳ ai cũng có thể nhập thông tin không chính xác, và bạn sẽ không phải là người khôn ngoan hơn. Cũng không có tiêu chuẩn hóa dữ liệu. Một người có thể nhập tiểu bang New York, trong khi người khác viết NY. Đây là vấn đề trong quá trình phân tích dữ liệu.
• Thứ hai, nếu bạn có nhiều trang web đăng ký, bạn sẽ có các bộ dữ liệu riêng biệt yêu cầu hợp nhất. Điều này mất thời gian và có thể gây ra lỗi trong dữ liệu của bạn. Điều này cũng có thể dẫn đến nỗ lực trùng lặp vì người dùng có thể nhập dữ liệu của họ hai lần.
• Thứ ba, không có quyền riêng tư về dữ liệu. Bất kỳ ai cũng có thể cuộn qua các mục nhập và thu thập dữ liệu nếu bạn sử dụng bảng tính. Họ thậm chí có thể thay đổi thông tin hiện có, điều này sẽ làm sai lệch dữ liệu của bạn. Nếu rò rỉ dữ liệu xảy ra thông qua đăng ký Excel của bạn, bạn có thể phải chịu trách nhiệm.
• Cuối cùng, nếu bạn sử dụng Excel để đăng ký trực tuyến, thì nó không phù hợp với cơ sở dữ liệu lớn, như đã nêu.

5. Phân tích dữ liệu tài chính

Khi bạn đang sử dụng Excel để theo dõi dữ liệu tài chính, bạn phải liên kết đến nhiều nguồn. Các nguồn này có thể là các tệp Excel khác, cơ sở dữ liệu trực tuyến và thậm chí là các trang web tài chính. Tuy nhiên, khi bạn thêm những thứ này, khả năng xảy ra lỗi hoặc nhận được thông tin lỗi thời sẽ tăng lên.

Thậm chí, đã có một sự cố xảy ra tại JP Morgan vào năm 2012, nơi một công thức vô tình sử dụng tổng giá thay vì trung bình của chúng khi tính toán rủi ro. Điều này lại cho kết quả thấp hơn khoảng hai độ so với giá trị thực và khiến ngân hàng mất 6 tỷ USD giao dịch.

Mặc dù khoản lỗ này được cho là do các hoạt động giao dịch rủi ro tại ngân hàng, The Baseline Scenario cho biết việc nhóm giao dịch sử dụng dữ liệu đầu vào thủ công trên một số tệp Excel đã tạo ra các lỗi dẫn đến tổn thất lớn.

Sử dụng phần mềm chuyên dụng

Microsoft Excel là một bảng tính tuyệt vời. Nó tuyệt vời cho các tập dữ liệu nhỏ hoặc nếu bạn đang dùng thử nó như một bằng chứng về khái niệm. Nhưng nếu bạn muốn mở rộng quy mô công việc của mình, bạn nên xem xét phần mềm chuyên dụng.

Sử dụng phần mềm được phát triển đặc biệt cho mục đích của bạn sẽ cung cấp cho bạn chức năng tốt hơn, làm việc nhanh hơn và cho phép bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Mặc dù một số trong số chúng sẽ tốn thời gian hoặc tiền bạc (hoặc cả hai) để thiết lập, nhưng chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả