4 kỹ thuật đơn giản để tăng tốc quy trình làm việc của bạn với Google Keep
Google Keep là ứng dụng ghi chú phổ biến mà bạn có thể cài đặt trên điện thoại hoặc truy cập dưới dạng ứng dụng web. Nhưng bạn có biết nó có thể làm nhiều hơn là chỉ ghi chú không?
Ứng dụng ghi chú có một số tính năng giúp nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất và luôn ngăn nắp. Vì vậy, đây là bốn cách bạn có thể sử dụng Google Keep để tăng tốc quy trình làm việc của mình.
Mục Lục
1. Thêm ảnh, liên kết và hơn thế nữa vào ghi chú của bạn
Google Keep cho phép bạn dễ dàng nắm bắt các nhiệm vụ và ý tưởng với giao diện trực quan, giúp bạn dễ dàng tạo và sắp xếp các ghi chú. Nếu bạn cần bao gồm một URL để tham khảo, Google Keep cho phép bạn thêm các siêu liên kết trực tiếp trong ghi chú của mình. Bạn cũng có thể thêm hộp kiểm vào ghi chú Google Keep của mình—một trong những cách để tạo danh sách tốt hơn trên Google Keep.
Bạn cũng có thể thêm ghi chú thoại trong Google Keep của mình để nhận hướng dẫn nhanh hoặc chi tiết. Bạn cũng có thể chèn hình ảnh, cho dù là ảnh chụp nhanh phiên động não trên bảng trắng hay nguồn cảm hứng trực quan cho dự án của bạn.
2. Tận dụng lời nhắc và thông báo dựa trên thời gian
Trên Google Keep, có hai kiểu lời nhắc phổ biến. Một là lời nhắc dựa trên thời gian và tiếp theo là lời nhắc định kỳ. Đây là cách bạn có thể thiết lập và sử dụng cả hai vì lợi ích của mình.
Lời nhắc dựa trên thời gian
Với Google Keep, bạn có thể đặt lời nhắc và thông báo theo thời gian. Cho dù đó là thời hạn của dự án, cuộc họp hay sự kiện quan trọng, bạn có thể sử dụng Google Keep để nhắc nhở kịp thời.
Chỉ cần tạo một ghi chú, thêm các chi tiết có liên quan và đặt lời nhắc hoặc ngày đến hạn. Bạn có thể nhận thông báo vào những thời điểm cụ thể hoặc thậm chí thiết lập lời nhắc dựa trên vị trí, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một nhiệm vụ quan trọng nào.
nhắc nhở định kỳ
Bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc định kỳ cho các tác vụ có tính chất lặp đi lặp lại. Có thể là cuộc họp hàng tuần, báo cáo hàng tháng hoặc thói quen tập thể dục hàng ngày; bạn có thể tạo lời nhắc định kỳ để đảm bảo không có gì bị bỏ qua.
Chỉ cần đặt tần suất, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng (dựa trên yêu cầu của bạn) và Google Keep sẽ cung cấp cho bạn lời nhắc phù hợp theo các khoảng thời gian đã chỉ định. Tính năng này giúp bạn tránh khỏi rắc rối khi đặt lời nhắc theo cách thủ công mỗi lần, cung cấp một cách thuận tiện để quản lý các tác vụ lặp đi lặp lại và thiết lập các thói quen hiệu quả.
3. Thêm cộng tác viên và chia sẻ nhiệm vụ với người khác
Google Keep cung cấp các tính năng cộng tác mạnh mẽ, cho phép bạn chia sẻ liền mạch các nhiệm vụ, ý tưởng và ghi chú với các thành viên trong nhóm. Bằng cách thêm cộng tác viên vào ghi chú hoặc nhiệm vụ, bạn có thể mời những người khác đóng góp, chỉnh sửa, cộng tác và động não trong thời gian thực khi làm việc từ xa. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ hơn, hãy xem các công cụ động não này để cộng tác từ xa theo thời gian thực.
Ghi chú được chia sẻ cung cấp một không gian tập trung để động não, chương trình họp hoặc phác thảo dự án, nơi các thành viên trong nhóm có thể thêm, chỉnh sửa và xem thông tin chung. Ngoài ra, việc chia sẻ danh sách kiểm tra đảm bảo mọi người đều biết cần phải làm gì và có thể dễ dàng theo dõi tiến trình.
4. Sử dụng nhãn và tài liệu lưu trữ để tổ chức tốt hơn
Khi sắp xếp các tác vụ và tệp của bạn, nhãn và tệp lưu trữ có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể. Việc triển khai các kỹ thuật mã hóa màu và ghi nhãn hiệu quả trong Google Keep có thể nâng cao hơn nữa hệ thống tổ chức của bạn.
Ghi nhãn và mã màu
Bạn có thể sử dụng nhãn và mã màu để tổ chức tốt hơn và nâng cao khả năng hiển thị nhanh các tác vụ và ghi chú. Các nhãn hoạt động như các thẻ mà bạn có thể gán cho các nhiệm vụ của mình, cho phép bạn phân loại và nhóm chúng dựa trên chủ đề, dự án hoặc mức độ ưu tiên.
Bạn cũng có thể tạo các nhãn tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, giúp việc định vị và lọc các tác vụ trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc gán các màu khác nhau cho ghi chú và nhiệm vụ của bạn cung cấp một gợi ý trực quan giúp phân biệt giữa các danh mục hoặc mức độ quan trọng khác nhau.
lưu trữ
Lưu trữ trong Google Keep cho phép bạn lưu trữ các tác vụ hoặc ghi chú quan trọng mà bạn không muốn xem tạm thời hoặc xóa vĩnh viễn. Lưu trữ giúp giữ cho không gian làm việc đang hoạt động của bạn không bị lộn xộn khi nó di chuyển các mục đã lưu trữ ra khỏi màn hình của bạn.
Tuy nhiên, các tệp như vậy được giữ lại trong Lưu trữ. Khi cần truy cập các tác vụ hoặc ghi chú đã lưu trữ, bạn có thể dễ dàng truy xuất chúng từ phần Lưu trữ. Tính năng này đặc biệt hữu ích để giữ cho danh sách nhiệm vụ của bạn được sắp xếp hợp lý và tập trung vào các ưu tiên hiện tại trong khi vẫn giữ được thông tin có giá trị để sử dụng trong tương lai.
Biến Google trở thành cường quốc năng suất của bạn
Mặc dù Google Keep là một công cụ linh hoạt để quản lý và chia sẻ tác vụ, nhưng nó rất đơn giản và dễ sử dụng. Khai thác tối đa tài khoản Google Keep của bạn và nâng cao năng suất của bạn lên các cấp độ mới.