13 Mẹo và Thủ thuật Nhãn Gmail Hàng đầu để Tổ chức và Quản lý Chúng

Bạn có thể thêm Nhãn trong Gmail để phát hiện những nhãn quan trọng và sắp xếp chúng một cách có hệ thống. Gmail cung cấp cho bạn một số nhãn được xác định trước như Thùng rác, Spam và Thư nháp. Chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo giúp bạn tạo nhãn Gmail mới để phân loại và sắp xếp tất cả các email hiện có và email đến của bạn.

Một trong những điều thú vị về Nhãn là một email có thể có nhiều nhãn. Ví dụ: bạn có thể tạo nhãn cho email dựa trên mức độ ưu tiên của tác vụ (mức độ ưu tiên cao, mức độ ưu tiên thấp), người (người quản lý, người chỉnh sửa), chủ đề, loại và hơn thế nữa.

Dưới đây là một số mẹo sẽ giúp bạn cách tổ chức và quản lý nhãn trong Gmail.

Bạn thấy nhãn ở đâu

Bạn có thể xem các nhãn từ thanh bên trái trên phiên bản web của Gmail. Nhấp vào bất kỳ nhãn nào để xem các email bên trong nó. Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy các nhãn trước chủ đề email trong danh sách email.

Bạn cũng sẽ tìm thấy các nhãn bên cạnh chủ đề email khi bạn mở email.

1. Tạo Nhãn trong Gmail

Có hai cách để tạo nhãn từ trang web Gmail. Đầu tiên, mở Gmail và nhấp vào Tạo nhãn mới từ thanh bên trái. Nếu bạn không nhìn thấy trực tiếp, hãy nhấp vào Thêm> Tạo nhãn mới.

Cửa sổ bật lên Nhãn mới sẽ mở ra. Nhập tên nhãn của bạn và nhấp vào Tạo. Nhãn mới sẽ xuất hiện ở thanh bên trái.

Một cách khác để tạo nhãn là từ chính email. Giả sử bạn đang đọc một email và bạn muốn thêm nó vào nhãn. Nhưng bạn không tìm thấy bất kỳ nhãn phù hợp. Bạn có thể tạo một nhãn ngay lập tức.

Đối với điều đó, hãy mở email. Nhấp vào biểu tượng Nhãn ở trên cùng và chọn Tạo nhãn mới từ menu. Nhập tên và nhấn Tạo.

Ghi chú: Bạn không thể tạo, chỉnh sửa hoặc xóa nhãn khỏi ứng dụng Gmail dành cho Android. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện trên ứng dụng iOS.

2. Thêm nhãn vào email

Sau khi tạo nhãn, đã đến lúc áp dụng chúng cho email của bạn. Đối với điều đó, hãy mở email được yêu cầu. Nhấp vào biểu tượng Nhãn. Chọn hộp bên cạnh các nhãn bạn muốn áp dụng cho email của mình và nhấn nút Áp dụng.

Khi bạn áp dụng nhãn cho email, nó sẽ tiếp tục có một trong các nhãn hiện có như Hộp thư đến, Cập nhật, v.v., nơi email đến ban đầu. Thêm nhãn sẽ không xóa nhãn khỏi các thư mục đó. Vì vậy, bạn có thể truy cập nó từ hộp thư đến chính và nhãn đã thêm. Trong trường hợp bạn muốn xóa email khỏi các nhãn hiện có, hãy kiểm tra cách di chuyển nhãn từ phần tiếp theo.

Mẹo: Tìm hiểu Diễn đàn trong Gmail là gì và cách tạo Diễn đàn.

3. Di chuyển một Email đến một nhãn

Nếu bạn muốn có một hộp thư đến rõ ràng, bạn có thể xóa các email có nhãn Hộp thư đến của mình và chỉ giữ chúng trong nhãn chuyên dụng của chúng. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ chỉ tìm thấy các email dưới nhãn được thêm vào nó chứ không phải trong hộp thư đến chính.

Bạn có thể chuyển email đến nhãn theo ba cách. Đầu tiên, mở email được yêu cầu và nhấp vào biểu tượng Chuyển đến. Chọn nhãn bắt buộc từ menu.

Thứ hai, hãy thêm nhãn bắt buộc vào email của bạn trước. Sau đó nhấp vào biểu tượng chữ thập bên cạnh các nhãn mà bạn muốn xóa email. Giả sử Hộp thư đến. Chỉ giữ lại các nhãn mà bạn muốn email xuất hiện.

Cuối cùng, kéo và thả email từ danh sách email vào nhãn bắt buộc ở thanh bên trái.

Mẹo: Tìm hiểu kho lưu trữ trong Gmail là gì và cách lưu trữ email.

4. Thêm màu vào nhãn

Để dễ dàng xác định các email của bạn, bạn có thể mã màu cho các nhãn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng màu đỏ cho các email có mức độ ưu tiên cao hoặc thêm màu nhãn hiệu vào nhãn, v.v. Các nhãn màu sẽ hiển thị trong danh sách email.

Để thêm màu vào bất kỳ nhãn nào, hãy di chuột qua nhãn từ thanh bên bên trái. Nhấp vào mũi tên xuống hoặc biểu tượng ba chấm bên cạnh tên nhãn. Chọn Màu nhãn từ menu. Sau đó, chọn một màu từ danh sách. Nếu bạn không thích các màu được cung cấp, hãy nhấp vào Thêm màu tùy chỉnh.

5. Đổi tên nhãn

Để đổi tên bất kỳ nhãn nào, hãy nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh tên nhãn của thanh bên trái. Chọn Chỉnh sửa. Sau đó, nhập tên mới cho nhãn của bạn. Nó sẽ tự động áp dụng cho các email dưới nhãn đó.

6. Tạo các nhãn lồng nhau

Các nhãn lồng nhau giống như các thư mục con. Bạn có nhãn chính và sau đó bạn có thể tạo các nhãn lồng nhau bên dưới nó. Bằng cách đó, bạn có thể sắp xếp email của mình theo cách tốt hơn nhiều. Email sẽ chỉ xuất hiện trong các nhãn lồng nhau. Nhưng tên nhãn sẽ có tên của tất cả các nhãn hàng đầu được thêm vào nó. Ví dụ: bạn có thể có nhãn Hóa đơn chính theo sau là các nhãn lồng nhau – điện, gas, nước, v.v.

Mẹo: Bạn có thể tạo nhiều phân cấp nhãn, tức là, bạn có thể có một nhãn phụ bên dưới một nhãn lồng nhau.

Để tạo nhãn phụ bên dưới một nhãn, hãy nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh tên nhãn. Chọn Thêm nhãn phụ.

Ngoài ra, trong khi tạo nhãn, bạn phải nhận thấy nhãn Nest trong tùy chọn nhãn mới. Chọn hộp bên cạnh nó và chọn nhãn mà bạn muốn nó làm nhãn phụ.

Mẹo: Để lồng một nhãn hiện có, hãy nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh nhãn đó. Chọn Chỉnh sửa. Sau đó, từ cửa sổ bật lên, hãy chọn nhãn Nest bên dưới.

7. Xóa nhãn khỏi email

Để xóa nhãn khỏi email, hãy mở email. Bây giờ hãy nhấp vào biểu tượng chữ thập bên cạnh tên nhãn để xóa nó. Ngoài ra, hãy nhấp vào nút Xóa nhãn ở trên cùng. Bạn cũng có thể bỏ chọn các nhãn mà bạn không cần từ tùy chọn Nhãn.

8. Xóa nhiều email khỏi một nhãn

Đôi khi, bạn muốn xóa một nhãn cụ thể khỏi nhiều email. Nếu bạn sử dụng phương pháp trên, điều đó sẽ tốn thời gian. Có một giải pháp thay thế tốt hơn.

Mở nhãn bắt buộc từ thanh bên trái trong Gmail. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các email có nhãn đó. Chọn email mà bạn muốn xóa nhãn. Sau khi được chọn, hãy nhấp vào nút Xóa nhãn ở trên cùng.

9. Tìm email không có nhãn

Trước khi bạn xóa nhãn, hãy kiểm tra xem email có nhãn nào không. Nếu một email không có bất kỳ nhãn nào, bạn sẽ không tìm thấy chúng trong hộp thư đến Chính. Những email mồ côi như vậy sẽ chuyển đến thư mục Tất cả Thư có thể được truy cập từ thanh bên trái.

10. Hợp nhất các nhãn

Giả sử bạn muốn hợp nhất các email từ hai nhãn Gmail hiện có trong một nhãn mới. Có nhiều cách để đạt được điều đó.

Đầu tiên, tạo một nhãn mới. Sau đó, chọn tất cả các email từ nhãn đầu tiên và kéo và thả vào nhãn mới tạo. Tương tự, di chuyển email từ nhãn thứ hai sang nhãn mới. Sau đó xóa hai nhãn đầu tiên.

Mẹo: Thay vì kéo và thả, bạn có thể sử dụng tùy chọn Di chuyển đến để di chuyển nhãn.

Trong phương pháp thứ hai, bạn cần nhờ đến sự trợ giúp của tính năng tìm kiếm của Gmail. Đầu tiên, tạo một nhãn mới. Sau đó, nhập tên của các nhãn mà bạn muốn hợp nhất vào thanh tìm kiếm. Chúng phải ở định dạng ‘label: name1 HOẶC label: name2’, trong đó tên1 và tên 2 là tên của các nhãn. Ví dụ: nhãn: ghi chú HOẶC nhãn: GT. Chọn tất cả các email xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Kéo và thả vào nhãn mới hoặc sử dụng tùy chọn Di chuyển đến. Xóa các nhãn gốc.

Mẹo: Nếu tên nhãn của bạn có khoảng trắng, hãy thay thế nó bằng dấu gạch ngang -.

11. Tự động thêm nhãn vào email mới

Với sự trợ giúp của bộ lọc Gmail, bạn có thể tạo bộ lọc trong đó các email nhận được đáp ứng tiêu chí bộ lọc sẽ tự động áp dụng một nhãn nhất định.

Để làm đươc như vậy, hãy tuân theo những bước sau:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Cài đặt trong Gmail. Sau đó chọn Xem tất cả cài đặt từ menu.

Bước 2: Nhấp vào tab Bộ lọc và địa chỉ bị chặn. Sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc mới.

Bước 3: Đặt tiêu chí của bộ lọc trong cửa sổ bật lên. Bạn có thể sử dụng địa chỉ Chủ đề hoặc Người gửi của email. Nhấp vào Tạo bộ lọc.

Bước 4: Bạn sẽ được yêu cầu chọn một hành động cho bộ lọc. Chọn hộp bên cạnh Áp dụng nhãn và chọn nhãn từ danh sách. Nhấp vào Tạo bộ lọc.

12. Hiển thị hoặc Ẩn các Nhãn

Thanh bên trái trong Gmail có thể chứa 500 nhãn. Tôi chắc rằng bạn sẽ không yêu cầu nhiều nhãn đó. Tuy nhiên, thay vì xóa nhãn, bạn có thể ẩn nhãn xuất hiện trong thanh bên trái. Bạn chỉ có thể hiển thị các nhãn được yêu cầu.

Để làm như vậy, hãy nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm của nhãn trong thanh bên trái. Chọn hộp bên cạnh Hiển thị / ẩn bất cứ nơi nào được yêu cầu tùy theo nhu cầu của bạn. Ngoài ra, hãy đi tới Cài đặt Gmail> Nhãn. Tại đây bạn sẽ thấy tất cả các nhãn, bao gồm cả nhãn Hệ thống. Ẩn hoặc hiển thị chúng theo sở thích của bạn.

Mẹo: Tìm hiểu cách tạo chữ ký email trong Gmail.

13. Xóa nhãn

Nếu bạn không yêu cầu một nhãn nào cả, bạn có thể xóa nó. Xóa nhãn sẽ không xóa các email được liên kết. Chúng sẽ tiếp tục xuất hiện trong các nhãn khác nếu được thêm vào. Tuy nhiên, nếu không có nhãn nào được thêm vào, bạn sẽ tìm thấy chúng trong thư mục All Mails, như được hiển thị ở trên.

Ghi chú: Xóa nhãn sẽ xóa tất cả các nhãn phụ của nó.

Để xóa nhãn, hãy mở menu từ biểu tượng ba chấm của nhãn. Chọn Xóa nhãn. Ngoài ra, hãy đi tới Cài đặt Gmail> Nhãn. Nhấn Xóa bên cạnh nhãn của bạn.

Sắp xếp Gmail

Nhãn chỉ là một trong những cách để sắp xếp hộp thư đến Gmail của bạn. Bạn có thể sử dụng các tính năng khác như lưu trữ, tab, v.v. Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tổ chức Gmail hiệu quả.