12 cách để giữ quyền riêng tư của bạn trên Zoom và các nền tảng hội nghị truyền hình khác

Hội nghị truyền hình chưa bao giờ phổ biến hơn thế và hiện được sử dụng trên hầu hết các ngành công nghiệp. Mặc dù sự tiện lợi của công nghệ này là rõ ràng, nhưng nó cũng gây ra rủi ro về quyền riêng tư. Mọi người thường tham gia các cuộc họp mà họ không được phép và thông tin bí mật thường được chia sẻ một cách không cần thiết. Nền tảng hội nghị truyền hình có các tính năng ngăn cả hai vấn đề này xảy ra. Nhưng chức năng như vậy không phải lúc nào cũng được sử dụng.

Vì vậy, làm thế nào để bạn sử dụng hội nghị truyền hình mà không bị chia sẻ sai thông tin? Dưới đây là 12 cách để đặt hội nghị video ở chế độ riêng tư.

1. Sử dụng Phòng chờ

Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp, bạn nên sử dụng phòng chờ. Hầu hết các công cụ hội nghị truyền hình đều có tính năng này. Sau khi được bật, bất kỳ ai muốn tham gia cuộc họp trước tiên được yêu cầu đợi. Điều này cho phép người tổ chức cuộc họp xác minh cá nhân tất cả những người tham dự. Với điều kiện người tổ chức phải chú ý, điều này khiến mọi người không thể tham dự mà không được phép.

2. Sử dụng ID cuộc họp ngẫu nhiên

ID cuộc họp thường được sử dụng lại. Điều này rõ ràng là thuận tiện, nhưng nó cũng có nghĩa là bất kỳ ai biết ID cuộc họp trước đó đều có thể hiển thị không được mời. Hầu hết các nền tảng hội nghị truyền hình đều cho phép bạn tạo ID ngẫu nhiên. Chúng cũng cho phép bạn thiết lập mật khẩu bảo vệ. Sau khi thiết lập, mỗi người tham dự sẽ yêu cầu cả ID cuộc họp và mật khẩu để tham dự.

3. Sử dụng Nền ảo

Nền ảo lý tưởng cho cả việc ẩn vị trí của bạn và ngăn không cho mọi thứ trong nền bị nhìn thấy. Điều này đặc biệt quan trọng trong các cơ sở kinh doanh nơi bạn có thể có các tài liệu bí mật. Nhưng nó cũng hữu ích nếu bạn không muốn những người tham dự tìm ra nơi bạn sống. Nếu bạn muốn sử dụng nền ảo, bạn nên kiểm tra cài đặt của ứng dụng hội nghị truyền hình của mình. Bạn cũng có thể tải xuống các ứng dụng bổ sung được thiết kế đặc biệt cho mục đích này.

4. Tắt Máy ảnh hoặc Micrô của bạn

Khi bạn tham dự một cuộc họp, hầu hết các nền tảng hội nghị truyền hình đều bật máy ảnh và micrô của bạn theo mặc định. Tuy nhiên, bạn thường có thể điều chỉnh các cài đặt để chúng vẫn tắt theo mặc định. Bạn cũng có thể tắt chúng theo cách thủ công mà vẫn ở trong cuộc họp. Điều này rất hữu ích nếu bạn không muốn mọi người có thể xem hoặc nghe bạn nói trong khi bạn không đóng góp.

5. Tránh liên kết trong phòng trò chuyện

Phòng trò chuyện hữu ích cho một số loại hình giao tiếp, nhưng chúng có khả năng gây hại nhiều hơn hội nghị truyền hình. Phòng trò chuyện cho phép bạn chia sẻ cả liên kết và tệp. Một trong hai tùy chọn này có thể được sử dụng để phát tán phần mềm độc hại. Phòng trò chuyện cũng là nơi lý tưởng để phát động các cuộc tấn công lừa đảo. Trước khi nhấp vào bất kỳ thứ gì trong phòng trò chuyện, bạn nên kiểm tra xem ai đã gửi nó.

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể tắt hoàn toàn tính năng này.

6. Hiểu các cuộc trò chuyện riêng tư

Các cuộc trò chuyện riêng tư cũng có thể gây ra rủi ro về quyền riêng tư nếu bạn không hiểu chúng hoạt động như thế nào. Nhiều công cụ hội nghị truyền hình có chức năng phiên âm. Khi được bật, tính năng này sẽ ghi lại mọi tin nhắn riêng tư xảy ra trong cuộc họp và cung cấp chúng cho người tổ chức cuộc họp. Điều này có nghĩa là các cuộc trò chuyện riêng tư không thực sự riêng tư. Do đó, bạn nên tránh nói bất cứ điều gì trong cuộc trò chuyện riêng tư mà bạn sẽ không nói công khai.

Hội nghị truyền hình chỉ nên được thảo luận bằng cách sử dụng giao tiếp riêng tư. Thật không may, chúng thường được quảng cáo trên phương tiện truyền thông xã hội. Điều này rõ ràng là nhanh hơn so với việc liên hệ với từng người tham dự, nhưng nó cũng hiển thị ID cuộc họp cho người lạ. Nếu bạn đang tham dự một cuộc họp được quảng cáo công khai, bạn phải luôn thận trọng. Nó có thể là một dấu hiệu cho thấy các phương pháp bảo mật cơ bản khác không được tuân thủ.

8. Xin phép ghi âm

Các cuộc họp video quan trọng thường được ghi lại. Có nhiều lý do hợp lệ để làm điều này, nhưng điều quan trọng là tất cả những người tham gia phải biết rằng điều đó đang xảy ra. Hầu hết các công cụ hội nghị truyền hình đều cung cấp một biểu tượng có thể được sử dụng để cho biết quá trình ghi đang diễn ra. Tuy nhiên, nếu bạn tham dự một cuộc họp, những biểu tượng này không phải lúc nào cũng được sử dụng.

9. Hãy cẩn thận với việc chia sẻ màn hình

Chia sẻ màn hình là một công cụ năng suất quan trọng, nhưng nó cũng có những hạn chế rõ ràng về quyền riêng tư. Trước khi bật chia sẻ màn hình, hãy kiểm tra màn hình của bạn xem có bất kỳ thứ gì có thể chứa thông tin bí mật không. Người chủ trì cuộc họp cũng có thể tắt tính năng chia sẻ màn hình và điều này ngăn những vị khách không mời gây ra gián đoạn.

10. Luôn cập nhật phần mềm

Các nền tảng hội nghị truyền hình ngày càng phổ biến và điều này khiến chúng trở thành mục tiêu phổ biến của tin tặc. Tất cả các nền tảng đều được cập nhật thường xuyên và điều này đảm bảo rằng nếu các điểm yếu bảo mật được phát hiện, chúng sẽ được vá ngay lập tức. Bạn nên cài đặt các bản cập nhật này khi chúng được phát hành.

Một số tin tặc quảng cáo các phiên bản giả mạo của các ứng dụng này, vì vậy bạn chỉ nên tải xuống các ứng dụng hội nghị truyền hình từ trang web của nhà cung cấp, đảm bảo rằng chúng được xác minh là thật.

11. Giữ an toàn cho máy tính và Wi-Fi của bạn

Hội nghị truyền hình của bạn chỉ an toàn như máy tính và kết nối internet mà bạn đang sử dụng. Nếu máy tính của bạn có phần mềm độc hại hoặc bạn được kết nối với Internet bằng kết nối Wi-Fi không được mã hóa, có thể một kẻ độc hại sẽ ghi lại những gì bạn đang nói. Để tránh phần mềm độc hại, bạn nên cẩn thận với những gì bạn tải xuống và sử dụng phần mềm diệt vi rút có uy tín. Bạn cũng nên tránh các điểm truy cập Wi-Fi không được mã hóa hoặc cài đặt VPN.

12. Báo cáo hoạt động đáng ngờ

Nếu bạn thấy ai đó có hành vi đáng ngờ trong một cuộc họp qua video, hãy luôn thông báo cho người tổ chức cuộc họp biết. Những vị khách không mời là chuyện thường xảy ra tại các hội nghị truyền hình và họ dựa vào những người tham dự khác mà không chú ý đến. Nhiều người cho rằng chủ nhà sẽ ngăn cản những vị khách không mời, nhưng họ thường bận rộn với những công việc khác. Do đó, tất cả những người tham dự có trách nhiệm phải cảnh giác.

Hội nghị truyền hình không phải lúc nào cũng riêng tư

Hội nghị truyền hình đang trở thành một yêu cầu cho nhiều công việc. Khi sử dụng không đúng cách, bạn sẽ dễ dàng tiết lộ nhiều thông tin về bản thân hơn những gì bạn muốn. Nhưng có nhiều cách để bạn có thể ngăn chặn điều này xảy ra.

Điều quan trọng cần hiểu là khi bạn tham gia một cuộc họp ảo, không phải lúc nào bạn cũng có thể biết được ai đang xem. Do đó, cả nguồn cấp dữ liệu video và hành vi của bạn phải được tối ưu hóa để tiết lộ càng ít về bản thân càng tốt.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả