10 ứng dụng cần thiết nhất cho trợ lý ảo
Trở thành một trợ lý ảo có thể quá sức, đặc biệt là khi bạn có một nhóm tác vụ khác nhau hoặc tương tự cho một số khách hàng. Và vì bạn vận hành từ xa, cần phải tự động hóa hầu hết các hoạt động của mình bằng cách sử dụng các công cụ phần mềm để tăng năng suất.
Bài viết này nêu bật 10 công cụ và ứng dụng chủ yếu mà mọi trợ lý ảo nên có trong kho vũ khí của họ. Những công cụ này sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và làm phong phú thêm trải nghiệm của bạn như một trợ lý ảo mới chớm nở hoặc nâng cao. Nhưng trước khi chúng tôi tiết lộ chúng, chúng ta hãy đi qua khái niệm về hỗ trợ ảo.
Mục Lục
1. Chốc
Duy trì giao tiếp hiệu quả với khách hàng của bạn là điều cần thiết như một trợ lý ảo và Slack làm rất tốt điều đó. Đây là một trong những nền tảng nhắn tin tức thời tốt nhất cho các nhóm từ xa cho phép bạn giao tiếp trong thời gian thực với khách hàng và các thành viên trong nhóm khi làm việc trong một dự án.
Bạn có thể phân biệt giữa các dự án sử dụng “kênh” và chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập được. Hơn nữa, Slack có tính năng cuộc gọi trong ứng dụng và các biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh vui nhộn giúp các cuộc trò chuyện thoải mái hơn. Bạn cũng có thể chia sẻ các tệp khác nhau với một hoặc nhiều người, bao gồm cả bản ghi âm và hình ảnh.
Tải xuống: Slack dành cho Windows | | Mac | iOS | Android (Miễn phí, mua hàng trong ứng dụng có sẵn)
2. Không gian làm việc của Google
Google Workspace, còn được gọi là G-Suite, là một tập hợp các công cụ phần mềm khác nhau với các tính năng và phương thức hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, bạn chỉ cần khoảng tám công cụ này như một trợ lý ảo. Chúng bao gồm:
- Google Tài liệu: Bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo, chỉnh sửa và định dạng tài liệu văn bản.
- Thư Google: Công cụ này rất tốt cho việc nhắn tin và tiếp thị qua email.
- Google Trang trình bày: Công cụ miễn phí này phục vụ cho tất cả các nhu cầu trình bày của bạn.
- Trang tính: Bạn có thể sử dụng công cụ này để nhập dữ liệu và lập ngân sách.
- Google Meet: Tuyệt vời cho hội nghị truyền hình và duy trì kết nối với tập khách hàng của bạn.
- Google Biểu mẫu: Bạn có thể sử dụng điều này để thực hiện các cuộc khảo sát và nhận phản hồi trong thời gian thực.
- Google Drive: Đây là một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây rẻ nhất cho các tệp cá nhân và công việc.
- Lịch Google: Giúp bạn lên lịch và theo dõi các dự án.
3. Calendly
Calendly là một công cụ lập lịch để quản lý các sự kiện. Tuy nhiên, nó không đủ như một lịch độc lập. Bạn cần tích hợp một ứng dụng lịch như Lịch Google hoặc lịch iCloud vào ứng dụng để tự động hóa và sắp xếp hợp lý các cuộc họp của mình. Nó cũng có các khoảng thời gian sẵn sàng sử dụng khác nhau: 15, 30 và 60 phút.
Bạn có thể lên lịch một cuộc họp với các ngày và giờ khác nhau và khách của bạn có thể cho biết tình trạng rảnh rỗi của họ trên lịch. Tuy nhiên, khách vẫn có thể chọn thời gian có sẵn chính xác bất kể khoảng thời gian nào, nhưng trong phạm vi ngày bạn cung cấp.
Tải xuống: Calendly cho iOS | Android (Miễn phí, mua hàng trong ứng dụng có sẵn)
4. Canva
Trong hầu hết các trường hợp, một phần trách nhiệm quản trị của bạn với tư cách là trợ lý ảo sẽ bao gồm thiết kế đồ họa. Do đó, tốt nhất là bạn nên có một công cụ thiết kế. Canva là ứng dụng bạn muốn sử dụng cho mọi thiết kế và đồ họa thông tin. Bạn có thể sử dụng nó để thiết kế các biểu ngữ truyền thông xã hội, tờ rơi, bài đăng băng chuyền, thẻ, v.v.
Quan trọng nhất, bạn có thể sử dụng các phông chữ, mẫu, hình ảnh và yếu tố Canva miễn phí để tạo ra các thiết kế tuyệt đẹp.
Tải xuống: Canva dành cho Windows | Mac | iOS | Android (Miễn phí, mua hàng trong ứng dụng có sẵn)
5. Hootsuite
Hootsuite là một ứng dụng quản lý cộng đồng kiêm mạng xã hội cho phép bạn theo dõi và điều hướng các nền tảng truyền thông xã hội khác nhau từ một nơi thay vì mở nhiều tab. Nó tương thích với Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, v.v.
Bạn có thể tạo, chỉnh sửa, định dạng và lên lịch nội dung cho từng nền tảng, kiểm tra thông tin chi tiết và quản lý hiệu quả đối tượng khách hàng của mình. Mặc dù phiên bản miễn phí rất tuyệt, nhưng phiên bản chuyên nghiệp cho phép bạn truy cập vào các tính năng toàn diện hơn, đặc biệt nếu bạn có cơ sở khách hàng khắt khe.
6. Asana
Asana cho phép bạn cộng tác và quản lý các dự án một cách liền mạch. Nếu bạn làm việc với một nhóm, bạn có thể thêm các thành viên vào nơi làm việc của mình trên Asana, nơi bạn có thể theo dõi quy trình làm việc của họ. Bạn cũng có thể tích hợp Lịch Google và Google Drive vào công cụ này để cho phép bạn đặt lời nhắc cho các công việc và sự kiện.
Hơn nữa, Asana cho phép bạn phân biệt giữa các dự án hoặc thông tin cụ thể bằng cách sử dụng mã màu và thêm tệp đính kèm khi cần thiết. Ví dụ: bạn có thể sử dụng màu đỏ để biểu thị các dự án có mức độ ưu tiên cao, màu vàng cho các dự án đang thực hiện, màu xanh lam cho các dự án đang được xem xét và màu xanh lá cây cho các dự án đã hoàn thành.
Tải xuống: Asana cho iOS | Android | Mac (Miễn phí, mua trong ứng dụng có sẵn)
7. TimeDoctor
Quản lý thời gian là kỹ năng hàng đầu mà mọi trợ lý ảo nên sở hữu. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một công cụ để giúp bạn tập trung, đặc biệt nếu lương của bạn là hàng giờ. TimeDoctor cho phép bạn theo dõi thời gian làm việc và giải trí cũng như xem thành tích hàng ngày của bạn. Nó tạo ra các báo cáo về thời gian dành cho từng dự án và nhiệm vụ.
TimeDoctor cũng giúp bạn quản lý sự phân tâm. Nó giám sát thời lượng sử dụng web và ứng dụng của bạn khi làm việc. Và khi bạn vượt quá thời gian quy định, nó sẽ thông báo cho bạn bằng pop. Nó cũng cảnh báo cho bạn khi máy tính của bạn không hoạt động lâu hơn giờ làm việc bình thường của bạn. Mặc dù vậy, bạn có thể chỉnh sửa thủ công thời gian khi cần thiết.
Tải xuống: TimeDoctor cho Google Play | Mac | Windows | Linux (Miễn phí, mua trong ứng dụng có sẵn)
8. MailChimp
MailChimp cho phép bạn quản lý và giao tiếp với đối tượng khách hàng và khách hàng của bạn. Khi khách hàng của bạn khởi chạy một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, bạn có thể sử dụng MailChimp để giới thiệu những sản phẩm này với nhóm khách hàng hoặc đối tượng mục tiêu của họ bằng cách sử dụng bản tin hoặc chiến dịch quảng cáo.
Công cụ này cho phép bạn phân đoạn các bản tin của mình, gửi hàng loạt email và phân tích hiệu suất của từng chiến dịch quảng cáo. Bạn cũng có thể tích hợp các công cụ khác — như Shopify và Stripe — vào nền tảng.
Tải xuống: MailChimp dành cho iOS | Android (Miễn phí, mua hàng trong ứng dụng có sẵn)
9. Ontraport
Ontraport là một nền tảng tiếp thị và CRM khác giúp bạn điều phối các hoạt động kinh doanh của khách hàng từ một hệ thống. Nói cách khác, bạn có thể sử dụng Ontraport để giới thiệu sản phẩm đến đối tượng mục tiêu của khách hàng và quản lý đồng thời các tương tác của khách hàng.
Bạn có thể nhập và xuất danh bạ, tạo phễu bán hàng và tự động hóa các chiến dịch tiếp thị để tối ưu hóa doanh nghiệp. Bên cạnh đó, giao diện không trực quan cho người mới bắt đầu. Tuy nhiên, bạn có thể vượt qua nó với một chút thực hành. Nó cũng có sẵn dưới dạng nền tảng dựa trên web và ứng dụng di động.
10. Grammarly
Là một trợ lý ảo, bạn phải luôn dẫn đầu trò chơi nội dung của mình và việc sử dụng công cụ này sẽ giúp bạn đạt được điều đó. Grammarly là một nền tảng dựa trên web chỉnh sửa rộng rãi, xem xét nội dung văn bản để tìm lỗi ngữ pháp, độ dài, cách viết, dấu chấm câu, đạo văn và phân phối chất lượng.
Nền tảng này sử dụng trí thông minh nhân tạo để đảm bảo nội dung của bạn gần như hoàn hảo và dễ hiểu. Bạn có thể kiểm tra xem nội dung của mình có hấp dẫn hay không và danh mục người mà nội dung đó phù hợp nhất. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí có giới hạn và bạn sẽ phải đăng ký phiên bản trả phí để tận dụng tất cả các tính năng thú vị.
Bạn cũng có thể lưu tài liệu của mình và hoàn nguyên về chúng khi cần thiết.
Tải xuống: Grammarly cho iOS | Mac | Windows (Miễn phí, mua trong ứng dụng có sẵn)
Nổi bật trong sự nghiệp của bạn với tư cách là một Trợ lý ảo
Hỗ trợ ảo là một ngành công nghiệp phát triển nhanh chóng; do đó, chúng ta có thể mong đợi một mức bão hòa tốt trong tương lai gần. Việc có được các kỹ năng trợ lý ảo cốt lõi là điều bắt buộc để duy trì sự phù hợp trong ngành. Tuy nhiên, việc kết hợp những công cụ này mà chúng tôi đã liệt kê với bộ kỹ năng của bạn sẽ giúp bạn nổi bật trong sự nghiệp của mình.
Cuối cùng, nếu bạn là người mới trong ngành, bạn cần học cách trở thành một trợ lý ảo trước khi bắt đầu tìm kiếm các công cụ. Sử dụng thông tin cơ bản về con đường sự nghiệp giúp bạn không lạm dụng những công cụ này về lâu dài.