10 Tính năng mới của Microsoft Office 2016 để tăng năng suất

Nếu bạn là một người dùng thích Microsoft Office 2016, thì bạn có thể biết rằng các tính năng mới luôn được thêm vào. Ví dụ: khi bạn mở một ứng dụng như Word hoặc PowerPoint, bạn sẽ được chào đón bằng một hộp nhỏ “có gì mới”.

Cho dù bạn kiểm tra các tính năng mới đó hay chỉ đơn giản là tiếp tục, việc biết những tính năng mới có thể có lợi để tăng năng suất của bạn. Dưới đây là tổng quan về một số tính năng mới đáng chú ý nhất trong Microsoft Office 2016.

1. Các nút ruy-băng bổ sung trong Outlook

Giờ đây, bạn có thể lưu trữ các mục trong Outlook bằng một cú nhấp chuột bằng cách sử dụng nút Lưu trữ. Ngoài ra, việc duyệt hoặc thêm các nhóm mới rất đơn giản với việc bổ sung hai nút nhóm đó.

Để xem các nút mới, trước tiên bạn phải thêm chúng vào ruy-băng của mình. Để thực hiện việc này một cách nhanh chóng, chỉ cần nhấp chuột phải vào dải băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng. Sau đó, tìm kiếm các lệnh ở bên trái và thêm chúng vào bên phải.

Hơn nữa, nếu bạn sử dụng Outlook thường xuyên, bạn nên thử tính năng này. Nó sẽ giúp bạn làm việc nhanh chóng hơn bằng cách chỉ sử dụng các công cụ bạn cần.

2. Hợp tác nâng cao

Để thêm nhận xét và chia sẻ chúng một cách dễ dàng, Word và PowerPoint có các tính năng cộng tác tuyệt vời. Bạn sẽ thấy các biểu tượng chia sẻ và nhận xét ở trên cùng bên phải của dải băng.

Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng xem các phiên bản trước của tài liệu với Hoạt động trên dải băng của bạn. Sau khi nhấp vào, bảng điều khiển bên sẽ mở ra, hiển thị những gì đã xảy ra với tài liệu của bạn.

Mặc dù đây là một tính năng tiện lợi cho các nhóm nhỏ, nhưng bạn có thể không thích nó nếu bạn định cộng tác với một nhóm lớn hơn. Trong những trường hợp như vậy, bạn nên cân nhắc sử dụng Microsoft Loop, một ứng dụng Office cho phép giao tiếp trong thời gian thực.

3. Đề cập trong Outlook

Để nhanh chóng thu hút sự chú ý của ai đó, Outlook 2016 có một tính năng được gọi là Đề cập.

Khi tạo lời mời qua email hoặc lịch, hãy nhập @ ký hiệu và một vài chữ cái đầu tiên của tên người đó vào cơ thể. Sau đó, bạn sẽ thấy một hộp thả xuống hiển thị các tùy chọn từ danh sách liên hệ của bạn.

Sau khi bạn chọn một, không chỉ tên của người đó sẽ được đánh dấu trong tin nhắn hoặc lời mời mà còn tự động xuất hiện trong Đến đường kẻ. Ngoài ra, bạn sẽ có thể sắp xếp hộp thư đến của mình theo lượt đề cập.

4. Tùy chọn kết nối mới trong Excel

Bạn có thể nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SAP HANA, thư mục SharePoint và các dịch vụ trực tuyến như Đối tượng Salesforce hoặc Báo cáo. Bạn phải chọn Dữ liệu > Lấy dữ liệu và sau đó thực hiện lựa chọn thích hợp từ hộp thả xuống.

Rất may, các kết nối cho Cơ sở dữ liệu DB2 và SQL Server của IBM cũng đã được cải thiện. Vì vậy, bây giờ bạn có thể chọn trình điều khiển Microsoft cho IBM DB2 và bạn có thể bao gồm thông tin lược đồ như một phần của cấu trúc phân cấp điều hướng cho Cơ sở dữ liệu SQL Server.

5. Xuất bản lên Docs.com

Một số tính năng được thêm vào Office 2016 khả dụng trên nhiều ứng dụng. Một trong những tính năng đó là khả năng xuất bản tài liệu lên Docs.com.

Để bắt đầu, bạn phải chọn Tệp> Xuất bản và bạn sẽ thấy các tùy chọn Docs.com, bao gồm các lựa chọn về tiêu đề tài liệu và khả năng hiển thị.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng tính năng này, bạn sẽ cần có tài khoản Docs.com. Hầu như không mất vài phút để tạo một tài khoản bằng địa chỉ email của bạn hoặc bằng cách đăng nhập qua Facebook hoặc tài khoản Microsoft của bạn.

6. Xuất bản lên Power BI trong Excel

Power BI là một dịch vụ có thể chuyển đổi dữ liệu của bạn thành các báo cáo tương tác. Sử dụng bảng điều khiển kinh doanh, bạn có thể theo dõi, phân tích và xây dựng mô hình một cách dễ dàng.

Nếu bạn muốn sử dụng tính năng này, hãy chọn Tệp> Xuất bản để gửi và nhận sổ làm việc và dữ liệu trực tiếp đến và từ Power BI.

Hãy lưu ý rằng dịch vụ yêu cầu bạn phải đăng ký OneDrive for Business.

7. Nhà nghiên cứu trong Word

Công cụ tiện dụng này hoàn hảo cho các bài báo thuật ngữ hoặc nghiên cứu kinh doanh. Lựa chọn Tài liệu tham khảo> Nhà nghiên cứu từ thanh công cụ, sau đó nhập cụm từ tìm kiếm của bạn vào thanh bên.

Sau khi kết quả được hiển thị và bạn chọn những kết quả bạn muốn — bạn có thể thêm các tiêu đề để bắt đầu dàn bài của mình. Sau khi hoàn tất, bạn cũng có thể trích dẫn các nguồn trực tiếp từ công cụ của nhà nghiên cứu.

Ngoài ra, bạn có thể thêm hình ảnh mà bạn tìm thấy bằng cách kéo và thả chúng vào tài liệu của bạn. Trên hết, nếu bạn không thể sử dụng tính năng này, hãy đảm bảo rằng Office Connected Experience đã được bật.

8. Đề xuất một tính năng trong Outlook

Nếu bạn có một ý tưởng tuyệt vời cho một tính năng mới trong Outlook, bây giờ bạn có thể đề xuất nó bằng một cú nhấp chuột. Lựa chọn Tập tin > Nhận xét và nhấp vào Phản hồi về Outlook 2016 khuy ao.

Sau đó, bạn sẽ được chuyển hướng trong trình duyệt của mình đến Hộp đề xuất Outlook, nơi bạn có thể bỏ phiếu cho một đề xuất hoặc nhập ý tưởng của riêng bạn.

9. Công cụ đánh dấu văn bản trong PowerPoint

Giống như trong Word, bây giờ bạn có thể sử dụng công cụ đánh dấu văn bản trong PowerPoint. Với tính năng tiện lợi và lâu dài này, giờ đây bạn có thể làm cho một số phần nhất định của văn bản trở nên nổi bật.

Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên Nhà và sau đó chọn văn bản của bạn. Tiếp theo, nhấp vào Công cụ đánh dấu văn bản và chọn màu của bạn.

10. Thu phóng cho PowerPoint

Tính năng PowerPoint mới tiện dụng này cho phép bạn di chuyển đến các trang trình bày và các phần khác nhau của bản trình bày một cách nhanh chóng. Có ba loại Zoom mà bạn có thể sử dụng:

• Tóm tắt Zoom đặt các phần bạn chọn vào một trang chiếu, cho phép bạn chuyển giữa chúng.
• Slide Zoom cho phép bạn điều hướng các slide theo bất kỳ thứ tự nào bạn chọn.
• Phần Zoom cho phép bạn quay lại các phần trước đó một cách dễ dàng.

Lựa chọn Chèn > Thu phóng và sau đó chọn loại bạn muốn sử dụng từ hộp thả xuống.

Ở trong vòng lặp

Nếu bạn muốn xem các tính năng mới nhất trong khi mở ứng dụng, bạn có thể xem chúng bất kỳ lúc nào. Lựa chọn Tập tin > Tài khoản > Có gì mới để truy cập cửa sổ bật lên, cửa sổ này cũng chứa liên kết đến Tìm hiểu thêm về các tính năng đó.

Nếu bạn không thấy tính năng mới và là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo rằng bạn có phiên bản mới nhất của phần mềm. Lựa chọn Tệp> Tài khoản> Tùy chọn Cập nhật để cập nhật phần mềm và cũng có thể xem những gì được bao gồm.

Các tính năng mới sắp ra mắt theo cách của bạn

Hãy nhớ rằng trước tiên, nhiều tính năng mới sẽ được triển khai cho người đăng ký Office 365 và Người dùng nội bộ Office. Vì vậy, nếu bạn chưa thấy một tính năng nào trong ứng dụng của mình, chỉ cần biết rằng nó đang được thử nghiệm và đang được phát triển.

Ngoài ra, nếu bạn muốn biết thêm thông tin về việc trở thành Người dùng nội bộ Office, việc đăng ký có thể cung cấp cho bạn quyền truy cập sớm vào các tính năng mới và cho phép bạn cung cấp phản hồi về chúng.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả