/ / Phương pháp nào là lý tưởng cho giao tiếp?

Phương pháp nào là lý tưởng cho giao tiếp?

Cộng tác với đồng nghiệp của bạn sẽ trở nên dễ dàng, với rất nhiều cách để tiếp cận họ. Tuy nhiên, đôi khi việc sử dụng nhiều công cụ giao tiếp có thể trở nên quá tải và việc sử dụng sai công cụ có thể cản trở cuộc trò chuyện.

Vậy viết email, gửi tin nhắn hay sử dụng phần mềm quản lý dự án khi nào là hiệu quả nhất? Đọc tiếp để tìm hiểu công cụ giao tiếp nào lý tưởng cho cuộc thảo luận của bạn.


Gửi email khi nào

Nếu bạn có nhiều thông tin cần tóm tắt và chi tiết để đưa vào thư của mình, gửi email là lựa chọn lý tưởng. Đó cũng là con đường tốt nhất cho các yêu cầu.

Vì một cuộc trò chuyện qua email thường chậm hơn cuộc trò chuyện qua ứng dụng nhắn tin, nó giúp người nhận của bạn có nhiều thời gian hơn để xem xét thông tin. Họ có thể ngồi với nó nếu họ cần và đưa ra phản hồi có suy nghĩ khi họ sẵn sàng.

Mặc dù người ta thường nghĩ rằng đồng nghiệp của bạn sẽ không đánh giá cao những email dài, nhưng có nhiều cách bạn có thể định dạng những email dài để thông tin quan trọng được nổi bật. Không có nghĩa là bạn muốn viết một cuốn tiểu thuyết, nhưng email cho phép bạn trình bày tất cả thông tin cùng một lúc, trong một phương tiện ít cảm thấy cấp bách hơn.


Chỉ cần nghĩ về sở thích của riêng bạn. Bạn muốn nhận được một email dài nhưng chính xác mà bạn cảm thấy có thời gian để xem xét, hay nhận được một tin nhắn Slack dài trong khi cố gắng tập trung vào các dự án khác?

Ngoài cảm giác ít gấp gáp hơn, email được tìm thấy và tham khảo sau đó nhanh hơn, đơn giản để chuyển tiếp cho người khác và dễ dàng bao gồm những người khác từ bên ngoài nơi làm việc của bạn. Nó cũng giúp thông điệp của bạn trang trọng hơn so với Slack hoặc một ứng dụng tương tự. Một số tình huống mà email có thể là lý tưởng là:

  • Tóm tắt một sự kiện, báo cáo, dự án hoặc phản hồi.
  • Đưa ra yêu cầu.
  • Gửi bất cứ thứ gì chính thức.
  • Bao gồm một người nào đó từ bên ngoài nơi làm việc của bạn.
  • Bất cứ điều gì dài dòng hoặc quan trọng – đặc biệt nếu người nhận sẽ cần phải tham khảo nó sau này.

Khi nào thì gửi tin nhắn

Các công cụ nhắn tin như Slack có thể sẽ giúp bạn trả lời nhanh hơn email. Đó là một nơi tuyệt vời để đặt những câu hỏi đơn giản, nhanh chóng liên hệ với đồng nghiệp của bạn và chia sẻ ý tưởng.

Mặc dù những câu trả lời nhanh đôi khi là những gì bạn cần, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là bạn cần phải đơn giản hóa câu hỏi của mình để điều đó xảy ra. Do phản hồi nhanh đặc trưng của ứng dụng, người nhận rất dễ bỏ qua chi tiết hoặc toàn bộ tin nhắn, đặc biệt là trong một kênh hoặc không gian làm việc ồn ào.

Điều này có thể dẫn đến các cuộc trò chuyện dài hơn mức cần thiết hoặc các cập nhật quan trọng sẽ không được chú ý — đặc biệt nếu kênh bận đến mức đồng nghiệp của bạn đã tắt tiếng.

Sử dụng đề cập trong Slack có thể giúp hướng các cuộc trò chuyện trong nhóm hoặc kênh một chút, nhưng tốt nhất bạn nên giữ cho tin nhắn của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Nếu bạn không thể và Slack là nơi yêu thích của nhóm bạn, hãy thử sử dụng các gạch đầu dòng để tóm tắt. Bạn cũng muốn xem xét liệu bạn có thời gian cho một cuộc trò chuyện khi gửi tin nhắn hay không. Đồng nghiệp của bạn có thể nhanh chóng theo dõi, tìm cách giải thích hoặc đặt câu hỏi cho riêng họ.


Nếu một cuộc trò chuyện trong Slack bị kéo dài vì mọi thứ không rõ ràng, có thể nhanh hơn khi gọi điện cho đồng nghiệp của bạn hoặc sử dụng công cụ trò chuyện nhóm chỉ bằng giọng nói của Slack để làm rõ. Slack chắc chắn không phải là công cụ nhắn tin duy nhất có sẵn, nhưng nếu bạn muốn giữ mọi thứ được sắp xếp hợp lý, tốt nhất nên chọn một ứng dụng mà mọi người trong tổ chức của bạn sẽ sử dụng.

Ngoài ra, nếu bạn muốn giữ mọi thứ chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn tránh sử dụng các ứng dụng cá nhân như Facebook Messenger hoặc nhắn tin. Một số tình huống mà một ứng dụng nhắn tin là lý tưởng là:

  • Đặt câu hỏi nhanh.
  • Chia sẻ ý tưởng và hợp tác.
  • Gửi thông tin cập nhật nhanh chóng.
  • Đưa ra thông báo — trong kênh thích hợp.

Khi nào sử dụng phần mềm quản lý dự án

Đôi khi, thật lý tưởng khi sử dụng các công cụ giao tiếp trong một phần mềm quản lý dự án như ClickUp. Lợi ích hàng đầu của việc làm như vậy là bạn và đồng nghiệp sẽ dành ít thời gian hơn để giao tiếp cũng như tìm kiếm các thông tin trong hộp thư đến, tin nhắn và bất kỳ nơi nào khác mà bạn thảo luận về công việc.

Sử dụng ClickUp, bạn có thể giữ bất kỳ tác vụ hoặc dự án nào liên quan đến một nơi.

Phần nhận xét trong thẻ tác vụ trong ClickUp cho phép bạn gửi câu hỏi hoặc giải thích cho đồng nghiệp của mình. Tại đây bạn có thể gắn thẻ người khác, chỉ định bình luận và đính kèm các tài liệu hỗ trợ.

Bạn cũng có thể chia sẻ một nhiệm vụ hoặc dự án bằng cách điền thông tin thích hợp và chỉ định người khác tham gia chính dự án hoặc với tư cách là người theo dõi. Chỉ cần đảm bảo sử dụng phần mô tả để thêm chi tiết — giống như một email.

Ngoài ra, bạn có thể tạo bảng yêu cầu dự án trong ClickUp như một cách để bạn và nhóm của bạn nhanh chóng phân công nhiệm vụ cho nhau và yêu cầu trợ giúp. Một số tình huống mà giao tiếp với phần mềm quản lý dự án là lý tưởng:

  • Để hỏi một câu hỏi dành riêng cho dự án.
  • Để chia sẻ nhận xét, ý tưởng hoặc đề xuất dành riêng cho dự án.
  • Bạn có một nhiệm vụ để ủy quyền cho người khác.
  • Bạn có các tài liệu hỗ trợ sẽ giúp thực hiện một dự án.

Các mẹo khác để giao tiếp hiệu quả

Bất kể bạn chọn phương tiện nào, sau đây là danh sách các mẹo khác để giúp bạn giao tiếp hiệu quả:

  • Gửi tất cả cùng một lúc—Nếu bạn có tin tức, phản hồi, cập nhật hoặc thực sự bất cứ điều gì để nói, hãy gửi tất cả cùng một lúc thay vì từng chút một. Giữ mọi thứ cùng nhau giúp hạn chế thông báo — và sự phân tâm hoặc dự đoán xuất hiện sau khi ai đó nhắn “này”.
  • Sử dụng các dòng chủ đề và kênh—Không chỉ giữ cho các dòng chủ đề và kênh phù hợp sẽ giúp bạn nhận được câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm, mà bạn và đồng nghiệp của bạn cũng có thể tìm thấy thông tin sau này.
  • Bám sát vào một phương pháp—Nếu bạn nhận được email, hãy trả lời qua email. Nếu đó là một tin nhắn, hãy trả lời trong cùng một ứng dụng. Luôn nhất quán sẽ giúp các cuộc trò chuyện của bạn có thể truy cập và có tổ chức.


Hợp lý hóa giao tiếp và tăng năng suất của bạn

Mặc dù có rất nhiều công cụ giao tiếp trong tầm tay giúp bạn nói chuyện với đồng nghiệp trở nên thuận tiện, nhưng đôi khi việc sử dụng sai công cụ có thể trở thành một trở ngại. Nếu bạn có nhiều điều để nói, email là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Nếu bạn muốn nhanh chóng và chính xác, hãy sử dụng một trình nhắn tin như Slack.

Cuối cùng, nếu suy nghĩ hoặc ý tưởng của bạn liên quan đến một nhiệm vụ, hãy giúp đỡ bản thân và đồng nghiệp của bạn bằng cách chia sẻ nó trong phần mềm quản lý dự án của bạn trong nhiệm vụ tương ứng. Trong khi chuyển giao cuộc trò chuyện, bạn cũng nên xem xét cách bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ tìm thấy nó sau này, nếu cần.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *