Mẹo và Công cụ để Sử dụng

Năng suất là yếu tố quan trọng để thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào. Xét rằng chúng ta dành phần lớn thời gian cho công việc, có vẻ hợp lý khi chúng ta làm mọi thứ để làm cho nó hiệu quả nhất có thể.

Tuy nhiên, năng suất không tự nhiên đến với tất cả mọi người. Trên thực tế, đó là một kỹ năng mà bạn có thể rèn giũa thông qua luyện tập. Đây có thể là lý do tại sao bạn đã đọc vô số cuốn sách về năng suất và thử các phương pháp và thủ thuật khác nhau.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một khuôn khổ bao gồm những điều cơ bản về năng suất.

Bốn trụ cột của năng suất

Bốn trụ cột của năng suất là thời gian, năng lượng, sự tập trung và kiến ​​thức: hãy gọi nó là khung TECK. Mặc dù khuôn khổ này không bao gồm mọi vụ hack hoặc hệ thống năng suất ngoài đó, nhưng nó bao gồm hầu hết các khía cạnh quan trọng mà bạn có thể bắt đầu quản lý ngay lập tức.

Điều quan trọng là bạn phải quản lý và tối ưu hóa đồng thời cả bốn yếu tố để tối đa hóa năng suất của mình. Đó là bởi vì chúng đều hoạt động trong mối quan hệ cộng sinh với nhau.

Vì vậy, bất cứ khi nào bạn đấu tranh với năng suất, bạn có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề bằng cách tìm ra trụ cột nào đang mất cân bằng. Ví dụ, nếu bạn có thời gian, năng lượng và sự tập trung để làm một dự án, nhưng bạn không biết cách thực hiện dự án đó hoặc thiếu khả năng tiếp cận thông tin quan trọng, bạn không thể đạt được năng suất cao nhất.

Do đó, bạn có thể bắt đầu bằng cách xây dựng kiến ​​thức và học hỏi càng nhiều càng tốt về dự án để tăng năng suất của mình. Khi bạn quản lý cả bốn đúng cách, năng suất của bạn sẽ tăng vọt.

Hãy cùng khám phá chi tiết hơn từng trụ cột, với các công cụ và kỹ thuật giúp bạn quản lý chúng:

1. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian chắc chắn là một trong những lĩnh vực thiết yếu của năng suất. Điều này là do bạn chỉ có rất nhiều thời gian trong ngày và điều quan trọng là bạn phải sử dụng nó một cách hợp lý.

Trung bình, mọi người làm việc 8 giờ một ngày. Mặc dù bạn có thể thường phàn nàn rằng bạn không có đủ thời gian, nhưng đó là khá nhiều thời gian để thực hiện những công việc cần thiết nhất của bạn. Nếu ưu tiên các nhiệm vụ của mình và lập kế hoạch tốt, bạn sẽ thấy rằng mình có tất cả thời gian để làm việc hiệu quả.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể làm điều đó?

Bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn bằng cách tận dụng thời gian sinh học chính hoặc loại thời gian hoặc sử dụng các phương pháp quản lý thời gian như hộp thời gian và kỹ thuật Pomodoro.

• Hộp thời gian: Ý tưởng về hộp thời gian là bạn dành ra một khoảng thời gian nhất định để làm việc gì đó. Sau đó, bạn ngừng làm việc khi thời gian đã hết, ngay cả khi bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ hoặc đạt được các mốc quan trọng của mình. Đây chỉ đơn thuần là một kỹ thuật giúp bạn đi đúng hướng và tận dụng tối đa thời gian của mình.
• Kỹ thuật Pomodoro: Kỹ thuật Pomodoro chủ yếu bao gồm làm việc trong 25 phút, sau đó là nghỉ 5 phút nhanh chóng. Sau mỗi bốn chu kỳ, bạn nghỉ kéo dài hơn 15-20 phút.

Những kỹ thuật này là những cách tuyệt vời để luôn đi đúng hướng và bạn có thể áp dụng chúng bất kể bạn là người làm việc tự do hay làm việc trong văn phòng. Bạn chỉ cần tìm một trong những phù hợp nhất với bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như Pomodone, Toggl hoặc Timely.

2. Năng lượng

Năng lượng là một trụ cột quan trọng khác trong khuôn khổ năng suất vì nó có thể giúp đỡ hoặc cản trở hiệu suất của bạn tùy thuộc vào cách bạn quản lý nó tốt như thế nào.

Bạn có thể thường thấy rằng mình không làm việc ở công suất cao nhất, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Đó là bởi vì, ngay cả khi bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả, bạn sẽ không thể làm được gì nhiều khi bạn kiệt sức. Ngược lại, bạn càng có nhiều năng lượng, bạn càng cần ít thời gian để tạo ra kết quả tuyệt vời.

Bạn có thể quản lý mức năng lượng của mình tốt hơn bằng cách hiểu những gì làm tiêu hao hoặc thúc đẩy chúng. Hiểu được những yếu tố này sẽ giúp bạn có lợi thế hơn trong việc lập kế hoạch trong ngày và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Vì vậy, hãy cùng khám phá một số cách để tăng cường năng lượng của bạn:

• Sử dụng các ứng dụng quản lý giấc ngủ: Ngủ đủ giấc có mối liên hệ chặt chẽ với mức năng lượng cao. Bạn nên đặt mục tiêu ngủ ít nhất 7 giờ mỗi đêm và đảm bảo rằng môi trường ngủ của bạn có lợi cho việc nghỉ ngơi chất lượng cao. Bạn có thể sử dụng các giải pháp kỹ thuật số như Sleep as Android, Noisli hoặc pzizz.

• Dinh dưỡng hợp lý: Nhận đủ chất dinh dưỡng từ thực phẩm là một cách tuyệt vời khác để tăng mức năng lượng của bạn trong suốt cả ngày. Ăn trái cây, rau và đồ ăn nhẹ lành mạnh sẽ cung cấp cho bạn đủ năng lượng để làm việc hết công suất. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng thực phẩm này để giúp việc ăn uống lành mạnh trở nên dễ dàng.

• Bài tập: Tập thể dục thường xuyên có thể giúp tăng mức năng lượng của bạn. Hơn nữa, tập thể dục còn giúp giảm căng thẳng, tăng lưu lượng máu lên não, tăng cường sự dẻo dai của não bộ. Quan trọng nhất, đó là một cách tuyệt vời để duy trì năng lượng cho bạn suốt cả ngày. Nếu bạn đang tìm kiếm một người bạn đồng hành về thể dục thiết thực, bạn có thể tin tưởng vào FitOn.

• Động lực: Có động lực mạnh mẽ cho những gì bạn làm là một cách tuyệt vời khác để bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng và hoàn thành nhiều việc hơn. Khi bạn bắt đầu một ngày của mình với đủ động lực, không có gì ngăn cản bạn khi nói đến việc làm việc hiệu quả. Điều đó nói lên rằng, bạn sẽ cần phải tìm cách tăng động lực để hoàn thành nhiều việc hơn.

3. Nồng độ

Vì vậy, hãy giả sử rằng bạn có đủ thời gian và năng lượng, nhưng bạn đang bị tấn công bởi những thứ gây xao nhãng và gián đoạn. Rõ ràng là nó sẽ ảnh hưởng đến năng suất của bạn.

Sự tập trung là trụ cột thứ ba của năng suất và nó đề cập đến khả năng của bạn để tập trung vào bất cứ điều gì bạn đang làm tại thời điểm đó mà không bị sao lãng.

Theo một nghiên cứu từ Đại học California, Irvine, trung bình một người mất 23 phút để hồi phục sau tình trạng mất tập trung và trở lại làm việc hiệu quả. Khi nhiều nhiệm vụ đang tranh giành sự chú ý của bạn, việc tập trung vào việc bạn đang làm có thể cực kỳ khó khăn.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể cải thiện sự tập trung của mình?

• Tránh đa nhiệm: Đa nhiệm từ lâu đã không được khuyến khích vì nhiều lý do. Nó làm gián đoạn sự tập trung của bạn, hạn chế khả năng quản lý thời gian tốt và gây ra căng thẳng. Khi bạn có nhiều thứ trong đĩa, điều cần thiết là phải tìm cách làm cho công việc của bạn dễ quản lý hơn, chẳng hạn như thành thạo công việc đơn lẻ để cải thiện năng suất của bạn.

• Thực hành chánh niệm: Thực hành chánh niệm giúp bạn có mặt trong khoảnh khắc này. Điều này có nghĩa là bạn có thể tránh xa những phiền nhiễu và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Chánh niệm cũng có thể giúp bạn tránh chuyển đổi ngữ cảnh, giúp bạn cải thiện khả năng chú ý của mình dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Insight Timer hoặc Headspace.

• Cải thiện môi trường làm việc của bạn: Có một số cách để cải thiện môi trường làm việc của bạn để có được lợi ích từ việc tập trung tốt hơn. Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn làm việc trong một môi trường yên tĩnh. Điều quan trọng là hạn chế các cửa sổ bật lên thông báo và có một máy trạm không lộn xộn.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn có thể cân nhắc sử dụng các ứng dụng để tránh bị phân tâm như Focus Booster và Freedom.

4. Kiến thức

Khả năng của chúng ta để thực hiện các nhiệm vụ được thúc đẩy bởi năng lượng, nhưng kiến ​​thức cho chúng ta biết cách sử dụng năng lượng đó. Bạn sẽ gặp khó khăn khi hoàn thành công việc nếu không biết cách thực hiện hoặc sử dụng các công cụ phù hợp.

Đó là bởi vì có nhiều cách để đi đến cùng một kết quả hoặc hoàn thành một nhiệm vụ. Chẳng hạn, bạn sẽ mất nhiều thời gian và năng lượng hơn để cắt tỉa sân bằng máy xén cỏ hơn là bằng máy cắt cỏ.

Vì vậy, điều cần thiết là phải biết các phương pháp và công cụ tốt nhất cho bất cứ điều gì bạn cần để hoàn thành. Điều đó nói lên rằng, bạn có thể thử thách bản thân để liên tục kiểm tra cách bạn thực hiện công việc và cách bạn có thể thực hiện nó hiệu quả hơn.

Có nhiều cách để bạn có thể nâng cao kiến ​​thức chuyên môn của mình. Nếu bạn gặp phải một nhiệm vụ đặc biệt khó khăn hoặc dự án mới, hãy tìm các hướng dẫn, hướng dẫn và các công cụ thích hợp trên các nền tảng như YouTube hoặc các diễn đàn, cộng đồng và trang web trực tuyến có liên quan.

Bạn cũng có thể đăng ký một khóa học trực tuyến thông qua các trang web như Coursera, Skillshare và Udemy để tinh chỉnh các kỹ năng của mình. Tạo wiki nội bộ trong tổ chức của bạn cũng có thể là một cách tuyệt vời để cung cấp khả năng truy cập thông tin tốt hơn.

Đạt đến năng suất cao nhất với khung TECK

Bằng cách quản lý và tối ưu hóa bốn trụ cột này, bạn sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Rất có thể, bạn sẽ xuất sắc một cách tự nhiên trong một số lĩnh vực và đấu tranh với những người khác.

Khi bạn xác định được trụ cột yếu nhất của mình, bạn có thể tận dụng các chiến lược và công cụ ở trên để làm cho trụ cột đó mạnh hơn. Và khi tất cả đều mạnh mẽ, chúng sẽ kết hợp với nhau và làm cho quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn rất nhiều.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả