Làm thế nào để tránh lạm dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác

Các công cụ giao tiếp và cộng tác rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa. Chúng giúp tăng năng suất và kết nối giữa các nhân viên đồng thời cho phép họ truy cập thông tin từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào.

Tuy nhiên, quá nhiều lựa chọn có thể trở nên căng thẳng, đặc biệt là khi bạn phải bắt đầu mỗi ngày làm việc với việc tung hứng giữa nhiều công cụ khác nhau. Bài viết này sẽ khám phá một số mẹo và công cụ giúp bạn sử dụng các công cụ cộng tác hiệu quả hơn.

Quá tải nhóm của bạn bằng các công cụ cộng tác không phải là giải pháp để có năng suất tốt hơn; ngược lại, nó có thể dẫn đến:

• Năng suất thấp hơn vì nhóm của bạn dành nhiều thời gian theo dõi thông tin trên nhiều nền tảng hơn là hoàn thành nhiệm vụ.

• Các dự án bị trì hoãn vì liên lạc giữa các rạn nứt.

• Giảm cộng tác vì một số người có thể gặp khó khăn trong việc làm quen với nhiều nền tảng cộng tác.

• Khó tiếp cận thông tin khi bạn cần.

• Việc tung hứng giữa nhiều ứng dụng cộng tác có thể dẫn đến chuyển đổi ngữ cảnh và hiệu quả thấp hơn.

• Chi tiêu lãng phí vì nhiều giải pháp phần mềm này có các tính năng trùng lặp và yêu cầu phí đăng ký.

Vì vậy, nếu các công cụ cộng tác là rất quan trọng đối với làm việc theo nhóm, thì làm thế nào bạn có thể tránh được những vấn đề này?

1. Ưu tiên Nhóm của bạn và Nhu cầu của Công ty

Điều quan trọng là phải bắt đầu bằng cách nhận ra rằng sự cộng tác hiệu quả không phải là về công nghệ – mà là về con người của bạn và cách họ tương tác để đạt được các mục tiêu chung. Các công cụ cộng tác và giao tiếp ra đời để kích hoạt và tạo điều kiện thuận lợi cho việc này.

Do đó, bạn nên bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu của công ty và loại văn hóa mà bạn muốn xây dựng cho đội của mình. Hơn nữa, hãy có cái nhìn rõ ràng về loại nhiệm vụ mà nhóm của bạn thực hiện hàng ngày và những cách tốt nhất để tương tác với nhau.

Ví dụ: nếu bạn muốn thúc đẩy sự tin tưởng và tự do làm việc trong những giờ linh hoạt, việc chọn các giải pháp kỹ thuật số cho phép giao tiếp và cộng tác không đồng bộ, như Twist và Yac, có thể hoạt động tốt nhất. Những công cụ này giúp mọi người của bạn luôn tập trung trong suốt thời gian làm việc hiệu quả nhất của họ.

Mặt khác, nếu nhóm của bạn chủ yếu di chuyển và bạn coi trọng giao tiếp theo thời gian thực, thì các công cụ hỗ trợ giao tiếp đồng bộ và cung cấp quyền truy cập cả máy tính để bàn và thiết bị di động, như Slack, có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn.

Khi bạn đã có ý tưởng rõ ràng về nhu cầu của mình và loại văn hóa bạn muốn quảng bá, việc thu hẹp số lượng tùy chọn phù hợp với cách tiếp cận công việc của bạn sẽ dễ dàng hơn. Chọn một công cụ chỉ vì nó phổ biến có thể vô tình thay đổi văn hóa và hệ thống điều hành của công ty bạn, dẫn đến những kết quả không hiệu quả.

2. Tận dụng Bộ không gian làm việc

Sau khi đánh giá nhu cầu của công ty bạn và cố gắng cắt giảm số lượng công cụ cộng tác bạn đang sử dụng, bạn có thể bắt đầu bằng cách xem xét các nền tảng đa năng hoặc tất cả trong một cung cấp một loạt các tính năng cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn.

Các giải pháp này được thiết kế đặc biệt để kết hợp mọi thứ với nhau bằng cách kết hợp các tính năng và chức năng cần thiết từ nhiều ứng dụng vào một nền tảng duy nhất, loại bỏ sự phức tạp khi mở một số chương trình để truy cập thông tin.

Bằng cách đó, họ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi giúp mọi người hoàn thành công việc dễ dàng hơn mà không bỏ lỡ bất kỳ bản cập nhật nào. Chúng lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không nhất thiết phải cần đến những chiếc chuông và còi mới nhất, mà là một giải pháp đơn giản, dễ hiểu giúp chúng hoạt động trơn tru.

Những công cụ này cho phép bạn trao đổi tin nhắn, gọi điện, ghi chú, giao nhiệm vụ và thậm chí lên kế hoạch cho các dự án – tất cả từ một nơi duy nhất. Một số ví dụ về các bộ không gian làm việc tốt nhất cung cấp nhiều tính năng để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn bao gồm Spike hoặc Samepage. Bạn có thể sử dụng một trong những công cụ này để kết hợp tất cả các hoạt động của mình.

3. Chọn các công cụ tốt nhất cho phép tích hợp

Giả sử tổ chức của bạn chuyên về một lĩnh vực công việc cụ thể và nền tảng đa năng của bạn dường như là một “Jack của tất cả các ngành nghề, không có bậc thầy nào”. Trong trường hợp đó, bạn nên cân nhắc tìm các giải pháp phù hợp nhất để các chức năng riêng lẻ có thể dễ dàng tích hợp với nhau.

Nếu quản lý dự án là trọng tâm chính của bạn, bạn có thể muốn xem xét các công cụ có các tính năng như tạo và phân công nhiệm vụ, chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, nhiều chế độ xem bảng điều khiển, báo cáo trạng thái dự án và các mẫu dự án.

Liên quan: Tích hợp Zapier sẽ tự động hóa quy trình quản lý tác vụ của bạn

Tuy nhiên, bạn cũng nên xem xét các giải pháp quản lý dự án mang lại cơ hội tích hợp với các công cụ khác, ví dụ: Hive, monday.com hoặc Wrike. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng một số công cụ phù hợp cho các mục đích cụ thể và kết nối chúng để đạt được kết quả tốt hơn nữa.

Hơn nữa, các công cụ này thân thiện với người dùng, giúp mọi người dễ dàng tìm hiểu và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

4. Tạo kho lưu trữ kiến ​​thức tập trung

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, một trong những nhược điểm chính của việc sử dụng quá nhiều công cụ cộng tác là nhân viên lãng phí thời gian quý báu để nhảy từ nền tảng này sang nền tảng khác để truy cập thông tin hoặc làm phiền các đồng nghiệp khác với những câu hỏi đã được trả lời nhiều lần.

Để tránh điều này, bạn có thể lưu trữ tất cả thông tin cần thiết trong một cơ sở tri thức tập trung, dễ dàng truy cập từ mọi nơi. Bạn có thể sử dụng một công cụ wiki nội bộ của công ty như Tettra để giữ mọi thứ từ các chính sách toàn công ty và hướng dẫn cách làm cho đến thông tin sản phẩm cụ thể. Bất kỳ ai có quyền đều có thể thêm và chỉnh sửa tệp, tạo ra một nền tảng cộng tác trực quan giúp nhân viên chia sẻ thông tin với nhau.

Ý tưởng là mọi thành viên trong nhóm có thể đi thẳng đến cơ sở kiến ​​thức này để tìm kiếm thông tin và nhận câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào mà họ có thể có.

Bắt đầu hành trình của bạn để giao tiếp và cộng tác hiệu quả ngay bây giờ

Nếu bạn hiện đang phải đối mặt với quá nhiều thứ lộn xộn khi nói đến các công cụ giao tiếp và cộng tác, hãy xem xét triển khai các giải pháp ở trên.

Bằng cách sử dụng các chiến lược và giải pháp kỹ thuật số cộng tác tốt nhất có thể cho doanh nghiệp của mình, bạn đang thực hiện một bước dài để trở nên năng suất hơn, tiết kiệm tiền về lâu dài và cải thiện hiệu suất tổng thể.

Khi bạn phát triển và doanh nghiệp của bạn ngày càng trở nên khắt khe hơn, bạn luôn có thể sửa đổi các quy trình để đáp ứng nhu cầu thay đổi của mình.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả