Không gian làm việc chung ảo là gì? Bạn có nên làm một cho công ty của bạn?

Mặc dù có nhiều lợi thế khi làm việc từ xa, nhưng có một trở ngại lớn đối với ngay cả những người làm việc từ xa hiệu quả nhất – đó là cảm giác cô đơn. Không có văn phòng vật lý, nhiều người phải vật lộn với căng thẳng của công việc mà không có lợi ích của việc ở trong cùng một không gian với nhau.

Vì lý do này, bạn có thể muốn xem xét việc tạo hoặc tham gia một không gian làm việc chung ảo. Nhưng, không gian làm việc chung ảo là gì?

Không gian làm việc chung ảo là gì?

Giống như không gian làm việc chung vật lý, không gian làm việc chung ảo giúp tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể xây dựng các kết nối có ý nghĩa và cải thiện năng suất. Một môi trường làm việc chung ảo tốt thường bao gồm hai loại không gian: không chính thức và trang trọng. Đây là sự khác biệt giữa hai.

Không gian chính thức trong không gian làm việc chung ảo

Các khu vực không gian làm việc chung ảo chính thức dành cho các vấn đề liên quan đến công việc. Ví dụ: nó có thể bao gồm không gian cho các cuộc trò chuyện và cuộc họp nghiêm túc, nơi mọi người có thể chịu trách nhiệm về việc cung cấp kết quả đầu ra và phản hồi hàng ngày. Ngoài ra, không gian chính thức cũng có thể giúp tạo ranh giới kỹ thuật số cho các nhóm, điều này đặc biệt cần thiết cho các nhóm ở xa làm việc từ các múi giờ khác nhau.

Thay vì nhắn tin cho nhau trên WhatsApp hoặc Telegram, người quản lý có thể sử dụng các kênh hoặc khu vực dành riêng trong môi trường ảo để cho các thành viên trong nhóm của họ thấy rằng họ sẵn sàng trò chuyện. Trong các không gian trực tuyến chính thức này, các nhóm có thể làm việc cùng nhau như một nhóm và có các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc hoặc thảo luận 1-1.

Không gian thân mật trong không gian làm việc chung ảo

Ngoài các kênh dành riêng cho công việc hàng ngày, không gian làm việc chung ảo cũng có thể đóng vai trò là không gian cho các cuộc trò chuyện thân mật. Không gian làm việc chung ảo không chính thức có thể mô phỏng những trải nghiệm mà một người thường có trong các khu vực chung của văn phòng thực, chẳng hạn như máy làm mát nước, phòng đựng thức ăn, v.v.

Thông thường, những không gian thân mật này giúp khuyến khích các cuộc trò chuyện không liên quan đến chức năng của bạn trong văn phòng. Ví dụ, trò chuyện về những ngày cuối tuần của nhau, chia sẻ những câu chuyện về thú cưng, kỷ niệm các mốc quan trọng trong cuộc sống như kết hôn hoặc có con, v.v.

Không gian làm việc ảo có nhiều hình dạng và hình thức. Về cơ bản, chúng cho phép mọi người tìm kiếm các cộng đồng bên trong và bên ngoài công việc hàng ngày của họ. Nhưng, tại sao cộng đồng lại quan trọng và không gian làm việc chung ảo có thể giúp ích như thế nào?

Bất kể chức danh công việc của bạn là gì, cộng đồng tạo ra sự khác biệt lớn trong cách phát triển sự nghiệp của bạn. Với một cộng đồng mạnh mẽ, các cá nhân được hưởng lợi từ hệ thống hỗ trợ xã hội cung cấp cơ hội, cố vấn và kết nối. Cộng đồng giúp bạn có thể học hỏi kinh nghiệm của những người khác, thúc đẩy sự phát triển của các cá nhân và doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các công ty cũng có thể hưởng lợi từ việc cải thiện tỷ lệ giữ chân người dùng. Bằng cách mở ra những con đường để các thành viên trong nhóm làm quen và học hỏi lẫn nhau, họ có thể có mối quan hệ gắn bó hơn với nhau. Với mối quan hệ liên kết chặt chẽ, các đội sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm và quan tâm đến sức khỏe của nhau.

Thông qua không gian làm việc chung ảo, các công ty và cộng đồng có thể trải nghiệm văn phòng kỹ thuật số và tổ chức các sự kiện khác nhau được thiết kế để xây dựng mối quan hệ tốt hơn.

Tái tạo không gian làm việc chung trực tuyến

Mặc dù không có gì thực sự thay thế trải nghiệm trực tiếp, nhưng có thể tạo lại một số yếu tố của nó trực tuyến với không gian làm việc chung ảo. Dưới đây là một số phương pháp:

Gather Town

Với Gather Town, các công ty có thể tạo không gian văn phòng ảo với phong cách nghệ thuật 8-bit. Đưa ra nhiều cách khác nhau để tập hợp các nhóm từ xa lại với nhau, bạn có thể làm mọi thứ, từ sao chép bố cục của văn phòng thực của mình đến sáng tạo thêm. Đối với những người không thể tưởng tượng, Gather Town cung cấp một số bố cục được tạo sẵn từ các văn phòng tiêu chuẩn và bãi biển cho đến cả những bố cục giống trong tưởng tượng như phi thuyền và môi trường bí ẩn giết người.

Bên cạnh đó, các thành viên cộng đồng cũng có thể tùy chỉnh giao diện của hình đại diện 2D và không gian cá nhân của họ, đồng thời bắt đầu các cuộc trò chuyện âm thanh hoặc video bằng cách đưa hình đại diện của họ đến gần ai đó trên màn hình. Đối với một số mục, người dùng thậm chí có thể thêm nhạc cho bất kỳ ai có ảnh đại diện gần đó có thể nghe thấy hoặc đặt bảng thông báo ảo.

Để tạo không gian làm việc chung ảo tốt trên Gather Town, bạn có thể xây dựng các phòng họp được xác định rõ ràng, các khu vực riêng tư, khu vực thư giãn và thậm chí cho phép mọi người thể hiện bản thân bằng cách chỉ định cho họ bàn làm việc ảo của riêng họ. Với điều này, Gather Town có thể giúp mô phỏng cảm giác đi bộ về phía người khác và tương tác với họ trong một văn phòng thực.

Phòng làm việc Horizon

Được tạo ra bởi Facebook, Horizon Workroom là một công cụ cộng tác thực tế ảo. Thay vì sử dụng các ứng dụng phụ thuộc vào webcam như Zoom, Horizon Workroom cho phép người dùng tương tác với tai nghe VR.

Được thiết kế để chạy trên Oculus, Horizon Workroom cho phép người dùng tùy chỉnh hình đại diện và không gian làm việc hoạt hình 3D của họ. Mặc dù hình đại diện trên Horizon Workroom vẫn không mang khả năng thể hiện cảm xúc như cũ, nhưng chúng vẫn có thể mô phỏng trải nghiệm như đang ở trong một căn phòng với đồng nghiệp của bạn từ các nơi khác trên thế giới.

Thật không may, hầu hết các công ty không thể mong đợi tất cả mọi người trong nhóm của họ đều có tai nghe Oculus. Tuy nhiên, Phòng làm việc Horizon là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm nhỏ hơn, những người đã sở hữu tai nghe của riêng họ. Với cam kết đầu tư vào metaverse của Meta, Phòng làm việc Horizon được thiết lập trong nhiều năm phát triển và cải thiện trải nghiệm họp ảo.

Slack

Mặc dù không bắt mắt về mặt hình ảnh như các đề xuất khác trong danh sách này, nhưng có nhiều cách để làm cho không gian làm việc chung ảo hoạt động trên các ứng dụng nhắn tin dựa trên văn bản như Slack.

Tùy thuộc vào quy mô cộng đồng của bạn như thế nào, cơ hội để mang mọi người đến gần nhau hơn sẽ khó hơn. Vì lý do này, việc tạo ra các cộng đồng con nhỏ hơn, gắn kết hơn là rất hợp lý. Các cộng đồng và công ty sử dụng Slack có thể bao gồm một số loại kênh không chính thức.

Ngoài các kênh quan trọng để nghiền hàng ngày, đây là một số kênh mẫu mà bạn có thể xem xét thêm để nâng cao trải nghiệm làm việc chung ảo trên Slack:

• Kênh làm mát nước cho cuộc trò chuyện chung
• Kênh làm việc chung
• Các kênh dựa trên sở thích cho các sở thích (ví dụ: Thể thao, Chăm sóc da, Âm nhạc, v.v.)
• Các kênh liên quan đến lối sống (ví dụ: Sức khỏe, Nuôi dạy con cái)
• Các kênh mà nhân viên ở xa từ cùng một quốc gia có thể kết nối
• Micrô trên các kênh

Ngoài danh sách này, có rất nhiều ý tưởng kênh Slack thú vị và độc đáo có thể hoạt động cho cộng đồng hoặc công ty của bạn.

Tạo mối quan hệ trực tuyến bền chặt hơn với không gian làm việc chung ảo

Với không gian làm việc chung ảo, các công ty có thể tiếp nhận các yếu tố tích cực của trải nghiệm tại văn phòng đồng thời cho phép các thành viên trong nhóm vẫn linh hoạt với nơi họ làm việc.

Không gian làm việc chung ảo tổng hợp khuyến khích các ranh giới ảo, xây dựng mối quan hệ và thiết lập cảm giác kết nối với những người chưa bao giờ gặp trực tiếp.

Vì lý do này, các công ty dựa vào lực lượng lao động từ xa nên xem xét đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc tích hợp không gian làm việc chung ảo vào hoạt động hàng ngày của họ.

Đọc tiếp