Cách tổ chức trình quản lý mật khẩu của bạn trong 7 bước
Trong những năm qua, trình quản lý mật khẩu của bạn có thể đã chứa đầy rác mà bạn không cần đến. Nếu bạn đã chán với các tài khoản cũ, tổ chức kém và các vấn đề khác gây khó khăn cho trình quản lý mật khẩu của mình, thì đã đến lúc cần dọn dẹp.
Hãy xem qua các bước thực tế để khai báo danh sách mật khẩu của bạn và làm cho nó trở nên hữu ích hơn. Cho dù bạn đang thu dọn mật khẩu của mình trước khi chuyển sang dịch vụ mới hay thực hiện dọn dẹp chung, mọi người đều có thể hưởng lợi từ việc tổ chức mật khẩu tốt hơn.
Mục Lục
Bước 1: Xóa tài khoản bạn không cần nữa
Một khi bạn có thói quen lưu trữ mọi thông tin đăng nhập mới trong trình quản lý mật khẩu của mình, sẽ không lâu nữa kho tiền của bạn sẽ kết thúc. Các thông tin đăng nhập bạn đã sử dụng một lần để truy cập một vài năm trước, các bản sao và các trang web không còn tồn tại đều lãng phí dung lượng và khiến mật khẩu hợp pháp khó tìm hơn.
Để bắt đầu, hãy duyệt qua trình quản lý mật khẩu của bạn và bỏ rác bất cứ thứ gì mà bạn chắc chắn rằng mình sẽ không cần nữa. Các danh mục như đã đề cập ở trên là những ứng cử viên chính để xóa. Nếu bạn không chắc mình có cần đăng nhập hay không, hãy giữ nó ngay bây giờ. Bạn sẽ giải quyết những vấn đề đó trong bước tiếp theo.
Lưu ý rằng bạn nên cẩn thận với các trang web trùng lặp. Mặc dù bạn không cần hai bản sao chính xác của cùng một tài khoản, chẳng hạn, bạn có thể có một tài khoản Microsoft cá nhân cũng như một tài khoản cho công việc. Trong trường hợp đó, bạn nên đánh dấu rõ ràng để không nhầm tưởng chúng là bản sao. Và không sử dụng cùng một mật khẩu cho cả hai!
Bước 2: Tạo Vault mới cho các lần đăng nhập cũ
Bạn không cần phải xóa thông tin trong trình quản lý mật khẩu của mình. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể cần một tài khoản trong tương lai nhưng không truy cập nó thường xuyên, bạn có thể tạo một kho tiền riêng cho những lần đăng nhập đó.
1Password cho phép bạn tạo nhiều hầm để tách thông tin. LastPass gọi những hầm riêng biệt này Danh tính. Trình quản lý mật khẩu của bạn có thể không hỗ trợ tính năng này, nhưng nếu có, thì đó là một tính năng tuyệt vời để tận dụng.
Đối với bước này, hãy chuyển qua danh sách mật khẩu của bạn. Di chuyển bất kỳ thông tin đăng nhập nào bạn muốn giữ lại, nhưng không cần thường xuyên, sang một kho thứ hai có tên là Lưu trữ hoặc tương tự. Khi hoàn tất, bạn có thể loại trừ kho tiền đó khỏi hiển thị trong Tất cả các Vault để tránh cho chúng khuất tầm nhìn.
Điều này cung cấp cho bạn một nơi an toàn để lưu trữ dữ liệu cũ mà nó không cản trở bạn. Tốt hơn là bạn nên giữ những thông tin đăng nhập này thuận tiện hơn là xóa chúng đi và ước gì sau này bạn không làm như vậy.
Bước 3: Đánh dấu mục yêu thích của bạn
Ngay cả khi bạn có hàng trăm mật khẩu trong trình quản lý của mình, rất có thể bạn chỉ sử dụng vài chục mật khẩu trong số đó thường xuyên. Để truy cập hiệu quả hơn, bạn nên đánh dấu chúng là mục yêu thích trong trình quản lý mật khẩu của mình. Bằng cách đó, bạn có thể kéo chúng lên một cách nhanh chóng thay vì phải tìm kiếm chúng mọi lúc.
Giống như hầu hết các bước này, điều này sẽ khác một chút tùy thuộc vào trình quản lý mật khẩu bạn sử dụng. Trong 1Password, chỉ cần nhấp chuột phải vào một mục nhập và chọn Thêm vào mục yêu thích. Sau đó, bạn sẽ thấy nó trong Yêu thích trên thanh bên trái.
Có thể cuộn qua các mật khẩu được sử dụng nhiều nhất của bạn trong vài giây sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và làm cho kho tiền của bạn bớt đau đầu hơn khi điều hướng.
Nói về việc cắt giảm tìm kiếm, bước tiếp theo của bạn nên là triển khai các thẻ cho các trang web đã lưu của bạn. Thẻ cho phép bạn nhóm các loại dịch vụ phổ biến lại với nhau, chẳng hạn như Tài chính, Xã hộivà Mua sắm.
Bạn sẽ thấy các thẻ này xuất hiện trên thanh bên của kho quản lý mật khẩu của mình. Nhóm các trang web như thế này cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, ngay cả khi mục đó không phải là mục ưa thích. Đó cũng là một cách hữu ích để nhận ra bạn đã quên thêm thông tin đăng nhập cho một dịch vụ nhất định vào trình quản lý mật khẩu của mình.
Ví dụ: nếu bạn đang xem các mục được gắn thẻ là Tài chính và không thấy thông tin đăng nhập ngân hàng của bạn, bạn sẽ nhớ cập nhật mật khẩu đó và thêm mật khẩu đó vào người quản lý của mình ngay lập tức.
Bước 5: Sắp xếp ghi chú vào đúng danh mục
Ghi chú của trình quản lý mật khẩu cho phép bạn lưu trữ an toàn thông tin ngoài thông tin đăng nhập tài khoản, chẳng hạn như mật khẩu Wi-Fi, thông tin chi tiết về ô tô và thông tin hộ chiếu của bạn. Do tính chất của ghi chú, có thể bạn đã ghi nhanh một thứ gì đó và ném nó vào kho tiền của mình mà không cần suy nghĩ về nó. Theo thời gian, điều này có thể dẫn đến một loạt các ghi chú rải rác không được phân loại đúng cách.
Đối với bước này, hãy xem tất cả các ghi chú trong trình quản lý mật khẩu của bạn và đảm bảo rằng chúng được thiết lập đúng cách. Nếu bạn viết sai mật khẩu trong ghi chú, hãy chuyển đổi mật khẩu đó thành một mục đăng nhập thích hợp. Hầu hết các trình quản lý mật khẩu đều cho phép bạn chọn một danh mục dữ liệu, chẳng hạn như Thẻ tín dụng hoặc là Bộ phát wifiđể thêm các trường liên quan.
Bạn chỉ nên sử dụng ghi chú chung chung nếu dữ liệu không khớp với bất kỳ ghi chú nào trong số đó. Nếu không, việc phân loại ghi chú và các thông tin khác đúng cách sẽ rất hiệu quả.
Trong 1Password (và một số trình quản lý khác), bạn sẽ nhận thấy các danh mục riêng biệt cho Đăng nhập và Mật khẩu. Sự khác biệt là Đăng nhập là hồ sơ đầy đủ để đăng nhập vào tài khoản, trong khi Mật khẩu là mật khẩu mồ côi mà dịch vụ đã tạo cho bạn.
Trong khi các mục trong Mật khẩu có thể hữu ích trong ngắn hạn, chẳng hạn như khôi phục mật khẩu nếu mật khẩu không được lưu chính xác, không có nhiều lý do để giữ chúng xung quanh một khi bạn có thông tin đăng nhập hoạt động. Trên một Mật khẩu mục, hoặc chọn Chuyển đổi sang Đăng nhập để làm cho nó trở nên thích hợp Đăng nhập mục nhập, hoặc lưu trữ / xóa nó nếu cần.
Bước 6: Xem lại các vấn đề về bảo mật mật khẩu
Tại thời điểm này, bạn đã loại bỏ các mục nhập cũ và không cần thiết, đồng thời phân loại các thông tin đăng nhập còn lại để làm cho chúng dễ dàng làm việc hơn. Trước khi kết thúc, bạn nên xem xét tình trạng vệ sinh của mật khẩu để đảm bảo rằng bạn đang ở trong tình trạng tốt.
Bởi vì một trong những tính năng quan trọng nhất của trình quản lý mật khẩu là giúp dễ dàng tạo và lưu trữ mật khẩu mạnh, không có lý do gì để giữ những mật khẩu yếu, trùng lặp hoặc dễ bị tấn công. Hầu hết các trình quản lý mật khẩu đều có các tính năng giúp bạn phát hiện những điều này. 1Password giữ chúng dưới Tháp canhtrong khi người dùng LastPass có thể chạy kiểm tra bảo mật để xác định chúng.
Đảm bảo rằng bạn không sử dụng cùng một mật khẩu trên nhiều trang web; làm như vậy sẽ tăng bề mặt tấn công của bạn nếu một trong số chúng bị chọc thủng. Nếu bạn có bất kỳ mật khẩu nào ngắn và yếu, hãy hoán đổi chúng để lấy mật khẩu mạnh hơn. Hãy chú ý đến bất kỳ mục nào mà trình quản lý mật khẩu của bạn đánh dấu là bị rò rỉ trong vi phạm dữ liệu; bạn nên thay đổi chúng ngay lập tức.
Bước 7: Các lần chạm hoàn thiện khác
Kho tiền quản lý mật khẩu của bạn bây giờ gần như hoàn hảo. Để hoàn thiện và làm cho nó trở nên lấp lánh, bạn có thể thực hiện thêm một số bước.
Mặc dù gần như tất cả các trang web ngày nay đều sử dụng HTTPS để bảo mật, 1Password sẽ gắn cờ các trang web mà bạn vẫn còn lưu trữ các URL HTTP. Nếu bạn đã sử dụng trình quản lý mật khẩu một thời gian, rất có thể bạn có một số trong số này đang ngồi xung quanh.
Để xóa các cảnh báo này và đảm bảo bạn luôn kết nối với phiên bản HTTPS của các trang web, chỉ cần đảm bảo mỗi URL trang web bắt đầu bằng https: // và không http: //. Đó là một vấn đề đơn giản của việc thêm S để khắc phục vấn đề này. Nếu bạn thấy rằng một trang web hoàn toàn không cung cấp HTTPS, bạn nên thận trọng khi sử dụng nó, vì HTTP không truyền thông tin xác thực một cách an toàn.
Một yếu tố nhỏ khác cần xem xét là tên trang web được lưu trong kho tiền của bạn. Nếu bạn muốn giữ mọi thứ nguyên sơ, hãy chuyển một lượt khác qua danh sách trang web của bạn và sửa cách viết hoa, tên trang web và các quy ước khác. Để có thứ tự bảng chữ cái thích hợp, hãy để ý những cái tên được liệt kê như là login.website.com thay vì website.com.
Bạn cũng có thể muốn dọn dẹp các URL lộn xộn cho các trang web, chẳng hạn như đặt liên kết đến trang chủ thay vì một số trang đăng ký sâu. Chú ý đến bất kỳ trang web nào chuyển hướng đến một miền mới; trình quản lý mật khẩu của bạn sẽ không tự động điền mật khẩu trên một URL hoàn toàn khác.
Trong khi hầu hết các trang web sử dụng địa chỉ email của bạn để đăng nhập, một số sử dụng tên người dùng hoặc số thành viên riêng biệt. Đảm bảo rằng bạn đã đặt tên người dùng phù hợp để tự động điền thuận tiện.
Cuối cùng, bạn có thể muốn xem lại danh sách thông tin đăng nhập của mình để biết thêm thông tin nào mà bạn có thể lưu giữ trong đó. Sử dụng Ghi chú trong mục nhập của trang web để thuận tiện lưu trữ các câu trả lời câu hỏi bảo mật mạnh mẽ, mã PIN hoặc thông tin liên quan của bạn. Điều này giúp bạn không phải lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu này ở nơi khác.
Trình quản lý mật khẩu có tổ chức Bliss
Mặc dù đây không phải là nhiệm vụ thú vị nhất trên thế giới, nhưng việc dọn dẹp mật khẩu của bạn chắc chắn đáng giá. Giờ đây, trình quản lý mật khẩu của bạn đã chuyển từ một đống rác vô tổ chức thành một danh sách được xây dựng tốt. Hãy ghi nhớ các mẹo trên khi thêm thông tin đăng nhập mới trong tương lai và nó sẽ không bao giờ đạt đến mức quá tải nữa.
Sau khi tổ chức được hoàn thiện, bạn nên xem xét lại để đảm bảo rằng trình quản lý mật khẩu của bạn đã được khóa an toàn.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
