Cách thiết lập Thư trả lời vào kỳ nghỉ định kỳ trong Gmail

Nếu bạn thường xuyên có kỳ nghỉ hoặc ngày nghỉ, bạn có thể muốn sử dụng công cụ trả lời kỳ nghỉ định kỳ để tiết kiệm việc bật tính năng này. Đây là cách sử dụng trong Gmail.

Có thể bạn đã quen thuộc với trình trả lời không có mặt tại văn phòng của Gmail. Đó là email tự động mà bạn có thể bật bất cứ khi nào bạn đi nghỉ. Nó thông báo cho bạn bè và đồng nghiệp của bạn rằng bạn không ở bên cạnh máy tính của mình và bạn sẽ trả lời họ khi quay lại.

Tính năng này tuy hữu ích nhưng đôi khi vẫn chưa đủ. Ví dụ: nếu bạn có một ngày nghỉ bình thường trong tuần, bạn có thể muốn thông báo vắng mặt luôn chạy vào ngày này.

Mặc dù Gmail không thể tự làm điều đó, nhưng đây là hai cách khác để đạt được email tự động lặp lại đó.

Sử dụng Auto Reply Pro cho Email Vắng mặt của bạn

Tùy chọn đầu tiên là một tiện ích bổ sung của Google Marketplace được gọi là Auto Reply Pro. Mặc dù là một tính năng trả phí, nhưng nó cũng có một bậc miễn phí, cho phép bạn gửi 50 email tự động mỗi tháng. Nếu hộp thư đến của bạn không có xu hướng nhận được nhiều lưu lượng truy cập như vậy, thì đó có thể là giải pháp hoàn hảo cho bạn.

Làm theo các bước sau để định cấu hình nó:

1. Cài đặt ứng dụng và kết nối nó với tài khoản Gmail mong muốn.
2. Trong tài khoản Gmail của bạn, hãy nhấn Tự động trả lời chuyên nghiệp biểu tượng ở bên phải màn hình. Nó trông giống như một khuôn mặt vuông vui vẻ màu xanh lam.
3. Trong cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào Bắt đầu.

4. Nhấp chuột Thêm / Quản lý Quy tắc trong Ứng dụng. Thao tác này sẽ khởi chạy một cửa sổ mới.
5. Nhấn Nhảy để đến màn hình chính của ứng dụng.
6. Ở phía bên trái, hãy nhấp vào Tự động trả lờivà trong menu mở ra, hãy nhấp vào Thêm mới không có mặt tại văn phòng.

7. Đặt tên cho quy tắc và nhấp vào Kế tiếp.
8. Trên màn hình này, bạn có thể chọn các điều kiện. Ví dụ: chỉ những email có chủ đề nhất định hoặc từ những người nhận cụ thể. Vì chúng tôi muốn gửi thông báo này tới tất cả các email, chúng tôi đã không đánh dấu bất kỳ thứ gì và nhấn Kế tiếp.
9. Đánh dấu Chỉ bật cho ngày và giờ cụ thể.
10. Đây là nơi bạn có thể đặt thời điểm email sẽ được gửi. Tuy nhiên, nó hơi phức tạp. Bạn có thể chọn Cho phép Hằng ngàysẽ gửi email vào các giờ cụ thể mỗi ngày (như giờ ăn trưa và sau giờ làm việc).
11. Nếu bạn muốn chặn cả ngày, bạn sẽ cần chọn Bật cho sự kiện lịch. Ở đây bạn có hai lựa chọn. Hoặc bạn chọn lịch thông thường của mình và cũng thường xuyên chặn các ngày nghỉ trên đó hoặc bạn tạo một lịch mới, chỉ dành riêng để chặn những ngày nghỉ. Hãy nhớ rằng nếu bạn chọn email trước đây, email sẽ được gửi mỗi khi bạn có sự kiện, ngay cả khi không phải vào ngày nghỉ của bạn.

12. Sau khi bạn đánh Kế tiếpnhấp chuột Thêm hành động mới> Tạo và gửi email mới (Trong chuỗi mới).
13. Đây là nơi cuối cùng bạn có thể tùy chỉnh email của mình. Thêm nội dung, nhấn Cài đặt bổ sung thư để thiết lập Môn học và bất kỳ tùy chỉnh nào khác mà bạn muốn. Sau khi bạn hoàn thành, hãy nhấp vào Tạo câu trả lời vắng mặt ở cuối màn hình.

Vậy là xong, bạn đã sẵn sàng. Nếu bạn hơi bối rối về cách đặt lịch của mình để hoạt động với trình trả lời tự động, hãy đọc thêm về cách chặn thời gian trên Lịch Google. Bạn cũng có thể đặt giờ làm việc cụ thể nếu bạn có tài khoản thông qua một tổ chức.

Cách đặt Trình tự động trả lời thông thường với Zapier

Một tùy chọn tốt khác để đặt trình tự động trả lời định kỳ là Zapier. Tùy chọn này yêu cầu đăng ký trả phí; tuy nhiên, nó có thể đáng giá đối với một số người. Nó linh hoạt hơn rất nhiều và cho phép bạn tự động hóa nhiều phần trong quy trình làm việc của mình, không chỉ email.

Đây là cách bạn tạo không gian văn phòng sau khi đăng ký dịch vụ:

Tạo một trình kích hoạt mới

Để bóng lăn, bạn cần cho Zapier biết khi nào bạn muốn thực hiện một hành động. Điều này được gọi là một kích hoạt.

1. Nhấp chuột Tạo Zap ở phía trên bên trái của màn hình chính.

2. Nhặt Gmail như là Cò súng cho Zap.
3. Từ menu thả xuống dưới Sự kiện kích hoạtchọn Email mới và hãy nhấn Còn nữa.

4. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, để cho phép truy cập và sau khi hoàn tất, hãy nhấn Còn nữa.
5. Chọn thư mục bạn muốn áp dụng điều này. Thông thường, gửi trả lời tự động đến hộp thư đến của bạn là đủ. Tuy nhiên, nếu bạn có một bộ lọc trong đó các email mới chuyển trực tiếp đến các nhãn khác nhau, bạn cũng có thể muốn chọn các bộ lọc đó. Tùy chọn mặc định dành cho tất cả các email. Nhấn Còn nữa.
6. Nhấn Kích hoạt thử nghiệm để đảm bảo kết nối đang hoạt động và Còn nữa.

Áp dụng bộ lọc

Tiếp theo, bạn cần đảm bảo rằng Zapier không gửi phản hồi cho mọi email mới mà chỉ gửi cho những email được gửi vào một ngày cụ thể. Một Lọc giúp thiết lập điều này.

1. Ở dưới Hoạt độngchọn Lọc.
2. Ở dưới Chỉ tiếp tục nếu…chọn từ menu thả xuống Ngày> (Văn bản) Bắt đầu với và trên ô cuối cùng viết ba lá thư trong ngày mà bạn muốn nó được gửi đi. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đặt T7 hoặc CNbao gồm toàn bộ ngày cuối tuần.

3. Sau khi phần mềm kiểm tra bộ lọc, nhấn Đóngvà sau đó + để thêm hành động.

Đặt người trả lời của bạn

Cuối cùng đã đến lúc thiết lập trình trả lời email của bạn và bắt đầu hoạt động của em bé này.

1. Nhặt Gmail một lần nữa là của bạn Sự kiện ứng dụng.
2. Chọn Email đã gửi như bạn Sự kiện hành động và hãy nhấn Còn nữa.

3. Vì bạn đã đăng nhập vào tài khoản của mình, bạn chỉ cần chọn nó từ menu ngay bây giờ và tiếp tục.
4. Trên màn hình này, bạn có thể tùy chỉnh email theo ý muốn của mình. Hai trường bắt buộc là Môn học và Thân hình. Chúng tôi cũng đã thêm chữ ký thông thường của mình để trông chuyên nghiệp hơn.

5. Một lần nữa, sau khi bạn đánh Còn nữa, bạn phải kiểm tra email, để đảm bảo nó trông đẹp trong Gmail. Kiểm tra của bạn Đã gửi thư mục để xem nếu bạn chấp thuận.
6. Nếu bạn hài lòng với kết quả, hãy nhấp vào Bật Zap.

Học cách tận hưởng quá trình tự động hóa

Tùy chọn gửi tin nhắn vắng mặt định kỳ có thể cực kỳ hữu ích cho những người làm nghề tự do và các doanh nghiệp nhỏ. Bạn không muốn bị ràng buộc vào máy tính của mình và điều này giúp đảm bảo rằng khách hàng của bạn rằng bạn sẽ quay lại với họ vào một lúc nào đó.

Với hai ứng dụng này, bạn cũng có thể tự động hóa các quy trình và email khác, để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn về lâu dài. Bạn sẽ sớm nhận ra rằng một khi bạn thử tự động hóa, bạn rất dễ bị nghiện.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả