Cách thay đổi địa chỉ email của bạn mà không làm mất dữ liệu quan trọng
Địa chỉ email của bạn là chìa khóa để nhận dạng trực tuyến của bạn. Mọi tài khoản bạn sở hữu và hầu hết các địa chỉ liên hệ đều dựa vào nó. Nhưng nếu bạn muốn thay đổi nó thì sao?
Tệ hơn, nếu bạn cần thiết để thay đổi nó, nhưng hoàn cảnh ngăn cản điều này? Bạn có thể làm gì sau đó? Bạn sẽ thay đổi địa chỉ email của mình như thế nào mà không làm mất danh bạ, quyền truy cập vào tài khoản trực tuyến và các thư quan trọng?
Mục Lục
Tại sao bạn cần thay đổi địa chỉ email của mình?
Trước khi tìm hiểu cách thay đổi địa chỉ email của bạn, bạn nên xem xét lý do tại sao bạn có thể muốn.
Một số ví dụ điển hình bao gồm:
- Bạn đã thay đổi tên của mình và muốn địa chỉ email của bạn phản ánh điều này
- Bạn muốn thay đổi ISP, nhưng bạn không thể làm mất email của mình
- Địa chỉ email bạn đã sử dụng trong 20 năm có cách xử lý đáng xấu hổ hoặc không liên quan (ví dụ: superraddudeturtlefan@theisp.com)
- Quyền riêng tư là một vấn đề và bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp email an toàn hơn
Dù vấn đề là gì, bạn đã xác định rằng giải pháp là một địa chỉ email mới. Bạn không quan tâm đến việc quản lý hai tài khoản—tài khoản mới phải thay thế tài khoản cũ.
Đây là những gì bạn cần làm để thay đổi địa chỉ email của mình:
- Tạo một tài khoản email miễn phí
- Thay đổi bất kỳ tài khoản nào được liên kết với địa chỉ email cũ
- Thiết lập chuyển tiếp
- Tạo trả lời tự động
- Quản lý và xuất danh bạ
- Thông báo cho các liên hệ của bạn
- Lưu các email quan trọng
- Xóa các email khác
Hãy khám phá từng bước một cách chi tiết.
Tạo một tài khoản email miễn phí
Phần đơn giản nhất của quy trình là tạo một tài khoản email mới. Làm thế nào để chọn nó, tuy nhiên, được cho là khó khăn nhất. Nhiều công ty cung cấp tài khoản email miễn phí, chẳng hạn như:
- Gmail
- Yahoo! Thư
- Outlook (trước đây là Hotmail)
- Email GMX
- thư proton
Tất cả đều miễn phí và cung cấp nhiều dung lượng hộp thư, mặc dù có sẵn các tài khoản email miễn phí khác. Hơn nữa, chúng có thể được truy cập trên web (nghĩa là trong trình duyệt của bạn) hoặc thông qua ứng dụng email khách trên máy tính hoặc điện thoại.
Thay đổi tất cả các tài khoản trực tuyến được liên kết với địa chỉ email cũ
Khi bạn đã tạo một tài khoản mới với tên mà bạn muốn (ví dụ: mynewname@newemail.com), đã đến lúc sắp xếp các tài khoản trực tuyến của bạn.
Điều này sẽ không đơn giản.
Từ mạng xã hội đến ngân hàng trực tuyến, mua sắm trực tuyến đến đặt vé máy bay và tư cách thành viên cho các trang web, địa chỉ email của bạn nằm trong hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm cơ sở dữ liệu.
Bạn cần phải thay đổi tất cả chúng. (Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản YouTube, bạn có thể tiếp tục sử dụng địa chỉ email cũ của mình với dịch vụ, cho dù Gmail có được liên kết với tài khoản hay không.)
Một cách để tìm tài khoản nào được liên kết với địa chỉ email của bạn là chỉ cần duyệt qua các thư cũ. Tuy nhiên, nếu bạn vận hành triết lý không có hộp thư đến, thì bạn đã xóa những thư này rồi.
Các tùy chọn khác có sẵn. Hướng dẫn của chúng tôi về cách bạn có thể tìm tài khoản được liên kết với địa chỉ email sẽ hữu ích ở đây.
Thiết lập chuyển tiếp
Sau khi thay đổi tài khoản của bạn (và xác nhận những thay đổi này), đã đến lúc thiết lập chuyển tiếp. Đây là tính năng cho phép một tài khoản email tự động chuyển tiếp thư đến một tài khoản khác.
Mục đích ở đây là để bắt bất kỳ email nào từ những người gửi mà bạn vô tình bỏ qua. Bạn sẽ thiết lập chuyển tiếp trên tài khoản cũ, hướng dẫn nó gửi tất cả thư đến tài khoản mới.
Làm thế nào bạn làm điều này sẽ phụ thuộc vào tài khoản email. Hướng dẫn chuyển tiếp email tới Gmail và Outlook của chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng hay về điều này. Để biết hướng dẫn cụ thể cho tài khoản email cũ của bạn, hãy kiểm tra với nhà cung cấp.
Tạo Trả lời tự động
Đây là một bước tùy chọn mà bạn có thể sử dụng trong trường hợp bạn bỏ lỡ điều gì đó. Sử dụng trả lời tự động, bạn có thể gửi email tự động, được viết sẵn. Nó có thể là một cái gì đó như:
CHÀO! Tôi không còn sử dụng địa chỉ email này nữa. Vui lòng cập nhật hồ sơ của bạn và liên hệ với tôi tại: mynewname@newemail.com
Giống như chuyển tiếp, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cung cấp công cụ trả lời tự động. Kiểm tra hướng dẫn được cung cấp bởi trợ giúp trực tuyến của nhà cung cấp dịch vụ email hiện tại của bạn để biết các bước chính xác.
Một bước quan trọng mà bạn có thể thực hiện khá nhanh chóng là xuất danh bạ của mình. Điều này sẽ đảm bảo rằng chúng vẫn có thể truy cập được mà bạn không cần phải tham khảo tài khoản cũ hoặc xem qua email.
Một lần nữa, cách thực hiện điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.
Ví dụ: nếu bạn muốn bỏ tài khoản Gmail, hãy đăng nhập vào tài khoản, nhấp vào lưới menu ở góc trên cùng bên phải và chọn Liên lạc. Để xuất chúng:
- Nhấp chuột Xuất khẩu
- Đảm bảo Liên lạc được chọn (điều này bao gồm tất cả các địa chỉ liên hệ)
- Chọn đầu ra ưa thích (Google CSV, Outlook CSV, vCard cho iOS)
- Nhấp chuột Xuất khẩu
- Chọn một vị trí trên máy tính của bạn
- Nhấp chuột Cứu
Nếu bạn muốn xuất các số liên lạc đã chọn, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra từng số liên lạc trong màn hình Danh bạ. Sau đó:
- Nhấp chuột Xuất khẩu
- Chọn Danh bạ đã chọn
- Chọn đầu ra ưa thích
- Nhấp chuột Xuất khẩu
- Cứu tới máy tính của bạn
Như mọi khi, các bước này sẽ khác nhau dựa trên nhà cung cấp email của bạn. Tuy nhiên, ít nhất phải có tùy chọn xuất dưới dạng tệp CSV.
Sau khi xuất danh bạ của bạn, đây là thời điểm tốt để gửi email cho họ. Bạn nên làm điều này hai lần. Lần đầu tiên, hãy gửi từ tài khoản email cũ của bạn, bao gồm cả địa chỉ email mới trong thư.
Chỉ cần gửi một ghi chú ngắn giải thích rằng bạn đang thay đổi địa chỉ email của mình.
Sau đó, có lẽ một tuần sau khi hoàn thành việc thay đổi địa chỉ email, hãy gửi lại từ tài khoản mới. Xác nhận rằng thay đổi đã được thực hiện.
Lưu Email quan trọng
Quay lại tài khoản email cũ của bạn, điều quan trọng là dành thời gian lưu các thư quan trọng. Điều này có thể tốn thời gian vì bạn có thể có ảnh, tài liệu, đặt chỗ và tất cả các thông tin quan trọng khác được lưu trữ trong tài khoản email của bạn.
Một lần nữa, bạn sẽ cần kiểm tra các hướng dẫn dành riêng cho máy chủ lưu trữ email để biết điều này. Ứng dụng email khách cũng có thể được sử dụng để xuất tin nhắn. Chúng tôi có hướng dẫn giải thích cách xuất email từ Microsoft Outlook.
Xóa các email còn lại của bạn
Bước cuối cùng của bạn là loại bỏ các email trong tài khoản cũ. Tại sao?
Chà, bạn không thể đảm bảo rằng tài khoản sẽ bị xóa hoàn toàn. Ví dụ, một số ISP sẽ chỉ lưu trữ tài khoản trong vài tháng, phòng trường hợp bạn đổi ý. Mặc dù các nhà cung cấp dịch vụ email khác có thể xóa hoàn toàn tài khoản, một số nhà cung cấp dịch vụ email khác đã được biết là tái chế hộp thư đến. Điều này dẫn đến các trường hợp email cũ của ai đó đã có trong tài khoản email “mới” của người khác.
Khi bạn đã xóa các email cũ và không mong muốn của mình, bạn đã sẵn sàng để tiếp tục.
Tận hưởng tài khoản email mới của bạn
Cho dù ISP của bạn đang bắt bạn làm con tin, bạn đã thay đổi tên của mình hay chỉ đơn giản là bạn thích một địa chỉ email mới, giờ đây bạn đã sẵn sàng để tiếp tục.
Tài khoản email cũ của bạn đang ở trong thùng rác và một tài khoản mới đang hoạt động. Các email cũ quan trọng đã được lưu, danh bạ của bạn đã được lưu và nếu có liên quan, bạn đã thông báo cho họ về sự thay đổi.
Mặc dù lẽ ra bạn nên chọn một dịch vụ email đáng tin cậy, nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là nó hoàn toàn an toàn. Như vậy, tránh phạm phải bất kỳ sai lầm nào với bảo mật email của bạn.