Cách tăng cường hợp tác trong các dự án sáng tạo

Với một chút lập kế hoạch cẩn thận, việc bắt đầu một dự án hợp tác hoặc tổ chức một cộng đồng nhỏ, sáng tạo (chẳng hạn như phòng của nhà văn) có thể trở nên đơn giản và thú vị.

Có một vài khía cạnh quan trọng cần xem xét, thường là với một phần mềm hoặc ứng dụng tiện dụng có thể trợ giúp. Chúng ta hãy xem chỉ ba trong số họ ở đây.

1. Tạo một nơi để lưu trữ và truy cập tệp dễ dàng

Khi làm việc cộng tác sáng tạo, sẽ có lúc các tệp cần được chia sẻ. Các tệp có thể là một số thẻ nghệ thuật cho các nhân vật trong một thế giới được chia sẻ. Chúng có thể là video ghi lại các cuộc họp thảo luận trực tuyến. Vì loại phương tiện có thể khác nhau, nên bạn nên suy nghĩ về một nơi có dung lượng lưu trữ tốt mà không quá tốn kém.

Ví dụ: Dropbox có gói sử dụng dành cho doanh nghiệp cung cấp cho bạn 5TB dung lượng lưu trữ với giá dưới 20 USD/người/tháng. Bạn có thể tìm thấy bản dùng thử miễn phí của Dropbox Professional tại đây nếu nó được quan tâm. Cũng đáng suy nghĩ về một nơi nào đó dễ dàng chia sẻ với người khác. Dropbox có thể trợ giúp với các tệp lớn hơn, chẳng hạn như hình ảnh và video chất lượng cao, mặc dù có những lựa chọn thay thế tuyệt vời cho các tệp dựa trên văn bản.

Người dùng Microsoft One Drive và Google Drive có thể lưu trữ liên tục các tài liệu được tạo trong trình xử lý văn bản và dễ dàng chia sẻ liên kết với những cộng tác viên còn lại. Đối với người dùng Google, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách bạn có thể chia sẻ tài liệu Google mà bạn tạo.

Nếu bạn đang phát triển một kịch bản, một loạt truyện ngắn hoặc một tập thơ và muốn giúp đỡ lẫn nhau mà không quá xâm phạm, chức năng nhận xét của cả Microsoft Word và Google Docs là một cách rất hữu ích để làm điều đó. GCFLearnFree có một video YouTube hay giải thích cách sử dụng chức năng nhận xét trong Google Tài liệu.

2. Tổ chức Khu vực động não tương tác

Sẽ có lúc làm việc trên một tài liệu soạn thảo văn bản sẽ không đủ để phát triển một số ý tưởng. Một phương pháp hiệu quả để trực quan hóa việc phát triển ý tưởng là sử dụng bảng trắng tương tác trực tuyến chẳng hạn như Miro.

Có một số cách để tùy chỉnh bố cục của bảng và bạn có thể dễ dàng chia sẻ chúng với những người đóng góp để nhận xét. Đặc biệt với Miro, bạn có thể biến ý tưởng thành nhiệm vụ, cho phép chuyển đổi hợp lý từ ý tưởng sang sản xuất.

Nhiều ứng dụng và trang web bảng tương tác miễn phí được sử dụng miễn phí và có nhiều tính năng. Để bắt đầu, bạn có thể đăng nhập vào Miro tại đây và khám phá các tính năng mà nó cung cấp. Có những lời giải thích hữu ích trực tuyến, chẳng hạn như bài viết của chúng tôi về cách tạo một kế hoạch hàng tháng trên Miro.

Nếu cần một hệ thống quản lý tác vụ chuyên sâu hơn, bao gồm cách sắp xếp lịch, lưu trữ các tệp được liên kết và quản lý các nhóm lớn hơn một cách hiệu quả, thì có những hệ thống miễn phí như Notion đáng để xem xét. Có một số giải thích về tính năng hữu ích hiện có, bao gồm bài viết của chúng tôi về một số thủ thuật Notion mạnh mẽ để tăng tốc quy trình làm việc của bạn.

Notion có chức năng chỉnh sửa và tạo ghi chú nhiều tài khoản theo thời gian thực. Mặc dù điều này nghe có vẻ hỗn loạn nhưng với loại chiến lược quản lý nhóm phù hợp, điều này cũng có thể được sử dụng như một lợi thế khi cộng tác trên một tài liệu trực tiếp.

3. Sử dụng Phương pháp Giao tiếp Hiệu quả

Các dịch vụ nhắn tin tức thời có thể hiệu quả, chẳng hạn như tạo nhóm WhatsApp hoặc Facebook Messenger, mặc dù chúng có những hạn chế. Slack cũng có thể phổ biến, mặc dù việc gửi tệp và xem lịch sử trò chuyện có thể nhanh chóng trở nên rắc rối do hạn chế về bộ nhớ của phiên bản miễn phí.

Diễn đàn cộng đồng trực tuyến, chẳng hạn như Discord, có thể tốt vì bạn có thể tạo vai trò cho các thành viên và có chức năng tìm kiếm toàn diện để tìm thông tin trong các cuộc trò chuyện trước đó.

Hội nghị truyền hình cũng được khuyến nghị, vì đây là một cách hay để đặt tên trực tiếp và mang lại cuộc trò chuyện trực tiếp và năng động hơn mà một hệ thống dựa trên văn bản có thể gặp khó khăn. Ngoài ra còn có khả năng ghi lại các cuộc họp video để xem xét và chia sẻ với những người đóng góp vắng mặt vào thời điểm đó.

Zoom, Google Meet và Microsoft Teams đều làm tốt công việc của mình và cung cấp chức năng ghi âm cũng như liên kết với tài khoản của máy chủ lưu trữ rất dễ dàng. Cần lưu ý về múi giờ nếu bạn có bất kỳ cộng tác viên nào ở nước ngoài. Zoom có ​​chức năng cho phép bạn vượt qua thử thách này. Bài viết của chúng tôi về cách đặt vị trí làm việc của bạn trên Zoom có ​​câu trả lời.

Một cách hay để tạo các nhận xét video nhỏ hoặc các tác vụ ngắn gọn là sử dụng hệ thống ghi và chia sẻ video chẳng hạn như Loom. Thật dễ dàng để ghi lại chính bạn và màn hình của bạn, sau đó tạo liên kết để chia sẻ. Những người đóng góp cũng có thể bày tỏ cảm xúc và nhận xét về video của nhau. Một hệ thống như thế này rất hữu ích cho công việc không đồng bộ.

Càng đơn giản càng đẹp

Để giảm bớt sự khó chịu của các cộng tác viên khi phải tạo nhiều tài khoản, tải xuống nhiều ứng dụng và cung cấp thông tin chi tiết quý giá của họ cho nhiều công ty bên thứ ba, bạn nên hoàn toàn chắc chắn rằng mình cần phần mềm được chọn trước khi triển khai.

Phải nói rằng, bạn có thể khám phá các tính năng mới thú vị và hữu ích trong phần mềm mà trước đây bạn không biết là có tồn tại hoặc do chính cộng tác viên đề xuất. Với một chút thử và sai và thử nghiệm, bạn sẽ tìm thấy các ứng dụng và trang web hoạt động tốt nhất cho mình và nhóm của mình.