Cách sử dụng Zoom Breakout Rooms cho các cuộc họp tập trung
Trong thời đại làm việc từ xa và giao tiếp trực tuyến, các nền tảng hội nghị truyền hình đã trở thành một công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới.
Một trong những nền tảng phổ biến và linh hoạt nhất dành cho hội nghị truyền hình là Zoom, cung cấp nhiều tính năng có thể giúp tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác hiệu quả.
Một trong những tính năng này là phòng họp nhóm Zoom, cho phép người tổ chức cuộc họp chia người tham gia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận hoặc hoạt động tập trung. Bài viết này khám phá cách sử dụng phòng họp nhóm Zoom một cách hiệu quả để cải thiện năng suất và mức độ tương tác của các cuộc họp ảo của bạn.
Mục Lục
Cách thiết lập phòng đột phá trong Zoom
Một trong những tính năng hữu ích nhất của Zoom là khả năng thiết lập phòng đột phá, cho phép người tham gia chia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận hoặc hoạt động.
Điều này có thể đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp hoặc lớp học lớn, nơi điều quan trọng là phải cho mọi người cơ hội tham gia và tương tác. Đối với người dùng mới, bạn cần tải xuống ứng dụng Zoom cho máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của mình để truy cập tính năng này.
- Lên lịch hoặc bắt đầu cuộc họp trong Zoom.
- bấm vào Phòng nghỉ trong thanh công cụ dưới cùng.
- Chọn số phòng nhóm bạn muốn tạo và cách bạn muốn chỉ định người tham gia vào các phòng đó (thủ công, tự động hoặc cho phép người tham gia chọn).
- Nếu chọn chỉ định người tham gia theo cách thủ công, bạn có thể kéo và thả người tham gia vào các phòng cụ thể.
- Mặt khác, nếu bạn chọn tự động chỉ định họ, Zoom sẽ chỉ định ngẫu nhiên người tham gia vào các phòng.
- Bấm vào Tạo phòng đột phá để tạo phòng và chỉ định người tham gia.
- Nếu sau này bạn cần thay đổi việc phân công phòng, bạn có thể nhấp vào tái tạo để tạo lại các phòng nhóm và chỉ định lại người tham gia.
- Để tham gia phòng họp nhóm, người tham gia có thể nhấp vào Tham gia phòng đột phá nút xuất hiện trên màn hình Thu phóng của họ.
Khi bạn đã thiết lập các phòng họp nhóm, bạn có thể sử dụng chúng để tạo điều kiện cho các hoạt động hoặc thảo luận nhóm nhỏ trong cuộc họp Zoom của mình.
Cách chỉ định người tham gia vào các phòng đột phá trong Zoom
Chỉ định người tham gia vào các phòng nhóm trong Zoom là một cách hữu ích để đảm bảo rằng mọi người được tổ chức và tham gia đúng cách.
- Bắt đầu bằng cách lên lịch cuộc họp Zoom của bạn và bật tính năng phòng họp nhóm bằng cách đi tới Cài đặt menu trong tài khoản Zoom của bạn.
- Khi bạn đã bật phòng nhóm, bạn có thể đặt số lượng phòng bạn muốn tạo và số lượng người tham gia bạn muốn trong mỗi phòng.
- Sau khi thiết lập các phòng nhóm, bạn có thể chỉ định người tham gia cho từng phòng theo cách thủ công. Để làm điều này, bấm vào nút Giao phó bên cạnh mỗi phòng và chọn những người tham gia mà bạn muốn chỉ định.
- Ngoài ra, bạn có thể để Zoom tự động chỉ định người tham gia vào các phòng dựa trên các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như chỉ định ngẫu nhiên hoặc phân phối cân bằng.
- Trước khi bắt đầu các phòng nhóm, bạn cũng có thể gửi tin nhắn cho tất cả những người tham gia cùng với hướng dẫn về cách tham gia các phòng được chỉ định của họ.
- Trong phiên thảo luận nhóm, bạn có thể di chuyển giữa các phòng để kiểm tra người tham gia và cung cấp hỗ trợ khi cần.
- Sau khi phiên thảo luận nhóm kết thúc, Zoom sẽ tự động kết thúc các phòng và đưa tất cả những người tham gia trở lại cuộc họp chính.
Bằng cách làm theo các bước đơn giản này, bạn có thể chỉ định người tham gia vào các phòng trong Zoom và làm cho các cuộc họp và lớp học ảo của bạn trở nên hấp dẫn và hiệu quả hơn.
Đưa các nhóm trở lại với nhau trong Zoom
Đưa các nhóm trở lại cuộc họp chính từ các phòng nhóm trong Zoom tương đối dễ dàng.
- Với tư cách là người dẫn chương trình, hãy nhấp vào Đóng tất cả các phòng ở dưới cùng bên phải màn hình của bạn để đóng tất cả các phòng họp nhóm và đưa mọi người trở lại phòng họp chính.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn kết thúc các phòng nhóm riêng lẻ. Để làm điều này, bấm vào nút Phòng nghỉ và chọn phòng bạn muốn kết thúc. Sau đó, bấm vào phòng cuối.
- Trước khi đóng phòng họp nhóm, hãy đưa ra tín hiệu hoặc cảnh báo rõ ràng cho các nhóm rằng phiên họp nhóm sắp kết thúc. Điều này sẽ cho họ thời gian để kết thúc cuộc thảo luận và đưa ra bất kỳ điểm cuối cùng nào.
- Khi bạn đã đóng tất cả các phòng họp nhóm, bạn có thể muốn tóm tắt nhanh các điểm chính hoặc bài học rút ra từ mỗi nhóm. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm và nhóm luôn tập trung.
- Cuối cùng, bạn có thể tiếp tục cuộc họp chính và tiếp tục chương trình làm việc của mình.
Các phương pháp hay nhất để sử dụng Zoom Breakout Rooms
Để tận dụng tối đa tính năng phòng họp nhóm trên Zoom, bạn cần tuân theo các phương pháp hay nhất để nâng cao trải nghiệm của mình:
- Lên kế hoạch trước: Hãy chắc chắn rằng bạn có một kế hoạch rõ ràng về cách bạn sẽ sử dụng các phòng họp nhóm trong cuộc họp của mình.
- Đặt mục tiêu rõ ràng: Truyền đạt rõ ràng các mục tiêu và kỳ vọng cho mỗi phiên họp nhóm.
- Chỉ định vai trò: Chỉ định một người điều phối cho mỗi phòng thảo luận, người này sẽ chịu trách nhiệm dẫn dắt cuộc thảo luận và giữ cho nhóm đi đúng hướng. Người điều hành phải có tổ chức và tự tin trong các cuộc họp Zoom.
- Theo dõi các phòng đột phá: Trong các phiên phòng họp nhóm, hãy theo dõi các cuộc thảo luận để đảm bảo rằng mọi người đều tham gia và đạt được các mục tiêu.
- Đưa mọi người trở lại với nhau: Vào cuối phiên thảo luận nhóm, hãy tập hợp mọi người lại với nhau để chia sẻ những phát hiện và hiểu biết của họ.
- Nhận phản hồi: Sau cuộc họp, hãy hỏi ý kiến phản hồi từ những người tham gia để cải thiện trải nghiệm phòng họp nhóm cho các cuộc họp trong tương lai.
Mở khóa khả năng cộng tác và năng suất nâng cao trong các cuộc họp Zoom
Phòng họp nhóm thu phóng là một tính năng có giá trị có thể nâng cao đáng kể khả năng cộng tác và năng suất trong các cuộc họp. Bằng cách sử dụng các phòng họp nhóm, người tham gia có thể tham gia vào các cuộc thảo luận tập trung, các phiên động não và làm việc nhóm một cách hiệu quả và hiệu quả hơn.
Với một chút kế hoạch và tổ chức, các phòng họp nhóm có thể giúp tạo ra một môi trường họp toàn diện và hấp dẫn hơn, khuyến khích sự tham gia và thúc đẩy sự sáng tạo. Bằng cách tận dụng nhiều lợi ích của phòng họp nhóm Zoom và các tính năng tuyệt vời khác, các nhóm có thể phát huy hết tiềm năng của mình và đạt được thành công lớn hơn trong các cuộc họp và dự án của họ.