Cách sử dụng Microsoft OneNote for Work

Microsoft OneNote là một công cụ miễn phí, hiệu quả cao để ghi lại mọi thứ thực tế. Bạn có thể ghi chú kỹ thuật số hoặc viết tay; tạo một bản phác thảo nhanh chóng; và sắp xếp mọi thứ thành sổ ghi chép, phần và trang. Không phải vậy đâu. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh, sơ đồ, âm thanh, video và các nội dung khác.

OneNote rất hữu ích cho năng suất tại nơi làm việc. Và vì vậy, nếu bạn có nhiều mục cần nhớ, nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành và những ý tưởng đột ngột, OneNote là ứng dụng lý tưởng để ghi lại và sắp xếp chúng. Dưới đây là một số cách OneNote có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1. Sử dụng Ghi chú Nhanh để Lưu Ý tưởng Tốt nhất của Bạn

OneNote có một tính năng tích hợp để thu thập những suy nghĩ đột ngột liên quan đến công việc quan trọng. Nó được gọi là Ghi chú nhanh. Hãy coi Ghi chú nhanh là một trong nhiều khả năng giúp bạn ghi chú tốt hơn với OneNote.

Khi sử dụng OneNote trên PC, hãy nhấn Alt + phím Windows + N. Làm điều đó sẽ mở ra một bàn phím nhỏ trong OneNote. Chỉ cần gõ ra ý tưởng của bạn và đóng cửa sổ. Nó tự động lưu bất cứ điều gì bạn viết, giữ những ý tưởng hay của bạn ở một nơi.

Ghi chú nhanh là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc ghi nhanh các điểm vào giấy nháp và sau đó làm mất chúng. Khi bạn muốn xem Ghi chú nhanh của mình sau này, bạn có thể sử dụng tab sổ ghi chép thả xuống ở đầu màn hình.

2. Tích hợp với Outlook để quản lý dự án

Để sử dụng OneNote làm công cụ quản lý dự án, bạn phải tích hợp nó với Outlook. Outlook đã có một tính năng quản lý dự án thông qua Nhiệm vụ tiết diện. Bạn có thể mở một nhiệm vụ riêng lẻ và viết ghi chú về nó, nhưng khả năng ghi chú trong Outlook khá hạn chế.

May mắn thay, bạn có thể tích hợp Outlook và OneNote để quản lý dự án trong vài giây. Làm theo các bước dưới đây để tích hợp OneNote với Outlook:

1. Trong Outlook, đi tới Tập tin > Tùy chọn và chọn Thêm vào quyền mua.
2. Sau đó, tìm Quản lý ở cuối cửa sổ đó bao gồm danh sách thả xuống. Nhấn vào Đi… ở ngay bên phải của menu thả xuống.

3. Đánh dấu vào hộp kiểm có tên Ghi chú của OneNote về các mục Outlook và nhấp vào ĐƯỢC RỒI cái nút.

4. Tiếp theo, mở OneNote và tạo các phần cho các nhiệm vụ quản lý dự án khác nhau mà bạn giám sát hàng ngày.

5. Chuyển sang Outlook và nhấp vào Nhiệm vụ Outlook biểu tượng và bắt đầu tạo các nhiệm vụ khác nhau.

6. Bây giờ, chọn tất cả các nhiệm vụ và nhấp vào Gửi một chú thích quyền mua.
7. Sau đó OneNote hỏi nơi đặt nhiệm vụ. Chọn một trong các phần trong sổ ghi chép quản lý tác vụ của bạn. Sau đó nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Hãy nhớ rằng mỗi phần đại diện cho một dự án trong sổ tay quản lý nhiệm vụ của bạn và mỗi trang là một nhiệm vụ. Giờ đây, bạn có thể thoải mái tạo ghi chú trong OneNote liên quan đến các tác vụ Outlook của mình.

3. Sử dụng OneNote để tạo Ghi chú vách đá của riêng bạn

Ghi chú trên vách đá là một trong những cách tốt nhất để lưu lại bản tóm tắt của một tác phẩm dài hơn một cách nhanh chóng. Và điều tốt nhất về OneNote là nó cho phép bạn tạo ghi chú vách đá tùy chỉnh trong thời gian nhanh chóng.

Bắt đầu bằng cách tạo một sổ ghi chép để phản ánh tên sách hoặc chọn một tên khác để giúp xác định nó. Sau đó, hãy tìm kiếm Thêm trang ở trên cùng bên phải. Nó có một dấu cộng (+) ở bên trái của nó. Làm cho mỗi trang mới phản ánh một chương trong cuốn sách.

Ngoài ra, hãy tạo các trang con cho các chủ đề được đề cập trong một chương và phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của phụ huynh-con. Nhìn ở bên phải màn hình OneNote và nhấp vào trang chương. Tìm mũi tên nhỏ bên cạnh nút Trang mới. Nhấp vào nó để tạo một trang mới bên dưới trang hiện tại.

Sau đó, nhấp chuột phải vào trang mới và nhấp vào Tạo trang con. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng lưu và sắp xếp mọi thứ bạn học được trong ghi chú trên vách đá của mình.

4. Sử dụng nó để tạo tất cả danh sách việc cần làm của bạn

Không có gì ngạc nhiên khi OneNote là một ứng dụng danh sách tuyệt vời. Bạn thậm chí có thể sử dụng các phím tắt để tạo danh sách kiểm tra một cách nhanh chóng. Những danh sách có giá trị này hướng dẫn bạn trong ngày làm việc, giảm khả năng quên thứ gì đó. Làm theo các bước sau để sử dụng OneNote làm ứng dụng danh sách Việc cần làm của bạn:

1. Mở một trang trong sổ ghi chép của bạn và nhập nhiệm vụ đầu tiên vào danh sách kiểm tra của bạn.
2. Sau đó, đánh dấu nó và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím của bạn. Lối tắt đó thêm một hộp kiểm ở bên trái của những gì bạn đã nhập.

3. Bạn muốn thu hút sự chú ý đến một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng? Đánh dấu nhiệm vụ quan trọng và nhấn Ctrl + 2 đồng thời để bắt đầu nó.

4. Bạn cũng có thể muốn tách các nhiệm vụ thành các danh sách có dấu đầu dòng. Đó là một phương pháp tiện lợi nếu bạn cảm thấy bị kéo về mọi hướng và cần giúp tập trung. Sử dụng Ctrl +. (Giai đoạn) để tạo một danh sách có dấu đầu dòng.

Có nhiều cách khác để làm việc với danh sách trong OneNote, nhưng chỉ riêng những phím tắt này sẽ giúp bạn có một khởi đầu tốt. Nếu bạn muốn thiết lập danh sách việc cần làm mạnh mẽ hơn, hãy xem cách sử dụng OneNote làm danh sách việc cần làm.

5. Chia sẻ và Hợp tác

Sau khi nắm bắt và sắp xếp các ghi chú của mình, bạn có thể chia sẻ ngay với bạn bè, đồng nghiệp và thành viên trong nhóm của mình.

Để chia sẻ sổ ghi chép, bạn phải điều hướng đến Tệp> Chia sẻ và chọn các tùy chọn cần thiết. Ngoài ra, hãy nhấp vào Đăng lại ở góc trên cùng bên phải. Microsoft OneNote cung cấp ba phương pháp khác nhau để chia sẻ ghi chú của bạn.

• Chia sẻ Toàn bộ Sổ tay: Nếu bạn muốn chia sẻ toàn bộ sổ ghi chép của mình với một người cụ thể, trước tiên bạn phải có được địa chỉ email của người đó. Sau đó, bạn có thể dễ dàng cấp cho người nhận quyền chỉnh sửa hoặc xem.
• Sao chép liên kết vào Notebook: Nếu bạn muốn chia sẻ sổ ghi chép của mình với nhiều người trong tổ chức của mình, bạn có thể gửi cho họ một liên kết dành riêng cho sổ ghi chép của bạn.
• Bản sao Email của Trang: Đây là một cách tuyệt vời để chia sẻ một trang đơn lẻ mà không tiết lộ nội dung của toàn bộ sổ ghi chép của bạn. Khi bạn chọn tùy chọn này, ứng dụng email khách mặc định sẽ mở ra, cho phép bạn chọn người nhận và gửi bản sao của trang OneNote đã chọn.

Bất kể cách bạn chọn chia sẻ, bạn có thể xóa quyền truy cập bất kỳ lúc nào khỏi Quản lý quyền truy cập … cài đặt.

6. Ghi chú cuộc họp

Ghi chép hiệu quả trong cuộc họp là điều cần thiết nếu bạn được yêu cầu gửi tóm tắt cuộc họp trong các cuộc họp dài. Điều tốt là OneNote làm cho việc thu thập ý tưởng và ghi lại biên bản cuộc họp trở nên đơn giản và nhanh chóng. Làm theo các bước bên dưới để tạo ghi chú cuộc họp trong OneNote:

1. Thêm một phần mới vào sổ ghi chép OneNote hiện có của bạn.
2. Hướng đến Trang chủ> Chi tiết cuộc họp và chọn cuộc họp mong muốn từ menu thả xuống.

3. Nó sẽ tự động tìm nạp tất cả các chi tiết cuộc họp cho bạn và hiển thị chúng trong phần hiện tại. Bây giờ bạn có thể bắt đầu ghi chú trong Ghi chú phần mở đầu.
4. Sau khi hoàn tất, bạn có thể chia sẻ các ghi chú cuộc họp trực tiếp qua Đăng lại ở góc trên cùng bên phải.

OneNote chắc chắn không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn giản. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi biên bản cuộc họp, các mục hành động và các kết quả cuộc họp khác tại một địa điểm. Theo đó, ngay cả khi một thành viên trong nhóm không thể tham dự cuộc họp, họ có thể được thông báo thông qua các ghi chú cuộc họp.

7. Tạo các liên kết Wiki để tổ chức các dự án

Điều làm cho OneNote đáng chú ý là nó có thể phục vụ như một trung tâm tất cả trong một cho bất kỳ nội dung nào, chẳng hạn như hình ảnh, video, bảng, ghi chú viết tay liên quan đến công việc của bạn, v.v.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phần và trang của OneNote để tạo wiki dự án hấp dẫn. Và bởi vì OneNote hoàn toàn có thể tìm kiếm được, bạn luôn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm.

Wiki được thiết kế tốt có thể hỗ trợ tổ chức của bạn trở nên có tổ chức hơn. Vì vậy, bạn nên thử nó và luôn dẫn đầu trong công việc. Hãy xem bài viết của chúng tôi về cách tạo Wiki với OneNote nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ.

8. Sử dụng bảng tính với OneNote

Giả sử bạn muốn thêm ghi chú vào dữ liệu Excel của mình và theo dõi tất cả ở một nơi. Vì vậy, bạn sẽ làm điều đó như thế nào? May mắn thay, OneNote làm cho nó dễ dàng tích hợp với các chương trình Office khác như Excel. Do đó, bạn có thể nhanh chóng nhập bảng tính Excel của mình vào sổ ghi chép OneNote của mình. Điều này sẽ giúp bạn kết hợp các tính năng dữ liệu của Excel và chức năng ghi chú của OneNote ở một nơi.

Có một số phương pháp để nhúng bảng tính của bạn. Đây là một cách dễ dàng để giúp bạn bắt đầu:

1. Mở OneNote và điều hướng đến Chèn chuyển hướng.
2. Chọn Bảng> Bảng tính Excel mới để thêm một bảng tính mới.

3. Bạn cũng có thể nhấp vào Bảng tính> Bảng tính Excel Hiện tại để chèn một bảng tính hiện có.
4. Trên màn hình tiếp theo, bạn có thể chọn chèn biểu đồ, bảng hoặc toàn bộ bảng tính.

Khi bạn đã hoàn tất việc thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết đối với bảng tính Excel của mình, chỉ khi đó bạn mới nên nhúng nó vào OneNote. Điều này là do các thay đổi được thực hiện trong OneNote sẽ không được phản ánh trong tệp Excel gốc và ngược lại.

Sử dụng OneNote hiệu quả và có tổ chức hơn

OneNote là một công cụ thực sự mạnh mẽ để hoàn thành nhiều việc hơn trong công việc. Càng đi sâu vào các tính năng của nó, bạn càng khám phá ra cách nó có thể nâng cao năng suất của bạn và nhóm của bạn.

Bằng cách sử dụng các phương pháp được đề cập ở trên, bạn có thể nhanh chóng thăng tiến mọi thứ trong công việc. Ngoài ra, OneNote không giới hạn ở nơi làm việc; sinh viên và giáo viên cũng có thể sử dụng nó để tăng năng suất.