Cách sử dụng các nhãn được mã hóa màu trong Gmail để sắp xếp Hộp thư đến của bạn

Bạn muốn sắp xếp email tốt hơn và kiểm soát lại hộp thư đến của mình? Dưới đây là cách sử dụng các nhãn được mã hóa màu trong Gmail để tăng năng suất của bạn.

Theo dõi các email của bạn có thể tốn nhiều thời gian, tẻ nhạt và quá sức. Hộp thư đến có thể đầy nhanh chóng và một hộp thư đến ngỗ ngược có thể giống như một lỗ hổng mà bạn sẽ không bao giờ tìm ra lối thoát. Nhưng nó không nhất thiết phải như vậy!

Một cách tốt để sắp xếp các email của bạn là đánh mã màu cho chúng, vì vậy bạn sẽ có thể theo dõi các thư. Dưới đây, chúng tôi đã thảo luận về cách tạo và sử dụng các nhãn màu trong Gmail để tổ chức email của bạn một cách chi tiết.

1. Tạo nhãn

Để bắt đầu sắp xếp các email của bạn, điều đầu tiên bạn cần làm là tạo một nhãn. Dưới đây, chúng tôi đã liệt kê các bước để tạo nhãn. Các bước này hoạt động cho cả ứng dụng web Gmail và EasyMail cho Gmail, nhưng sẽ không hoạt động nếu bạn đang sử dụng Gmail ngoại tuyến.

Làm theo các bước sau để tiếp tục:

1. Khởi chạy trình duyệt của bạn và mở hộp thư đến Gmail của bạn.
2. Đi qua ngăn bên trái và mở rộng Phần khác.

3. Cuộn xuống và chọn Tạo một nhãn mới.

4. Trong hộp thoại sau, nhập tên cho nhãn và nhấn Tạo ra cái nút.

Nếu trong trường hợp các bước này không hiệu quả với bạn, bạn có thể thử tạo nhãn mới bằng cách vào cài đặt Gmail. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:

1. Trong hộp thư đến Gmail của bạn, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả các cài đặt.

2. Trong cửa sổ tiếp theo, đi tới Tab nhãn và cuộn cửa sổ xuống.
3. Bấm vào Tạo nhãn mới như hình bên dưới.

4. Nhập tên cho nhãn và nhấn Tạo ra cái nút.

Bây giờ bạn đã tạo thành công một nhãn mới.

2. Mã màu cho các email

Bây giờ bạn đã tạo một nhãn mới, đã đến lúc đánh mã màu cho nhãn để làm cho nhãn nổi bật về mặt hình ảnh so với các email khác trong hộp thư đến của bạn. Dưới đây là những gì bạn cần làm:

1. Trong cửa sổ Gmail của bạn, hãy chuyển sang ngăn bên trái và tìm nhãn mới được tạo.

2. Di con trỏ của bạn qua nhãn và nhấp vào Ba chấm xuất hiện bên cạnh nó.
3. Hướng đến Màu nhãn và chọn một màu sắc của sự lựa chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo màu tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Thêm màu tùy chỉnh trong cùng một menu ngữ cảnh.

3. Áp dụng Bộ lọc

Sau khi bạn thêm màu vào nhãn của mình, bạn có thể tùy chỉnh hộp thư đến của mình để các email được nhắm mục tiêu được gắn nhãn. Về phía trước, có hai phương pháp để làm như vậy.

Bạn có thể chọn các email hiện có trong hộp thư đến của mình và gắn nhãn chúng hoặc bạn có thể áp dụng bộ lọc theo cách thủ công cho các email được nhắm mục tiêu. Sau này sẽ tự động gắn nhãn tất cả các email trong tương lai. Bạn cũng có thể làm được cả hai điều đó!

1. Gắn nhãn các email hiện có

Làm theo các bước sau để gắn nhãn các email hiện có trong hộp thư đến của bạn:

1. Để gắn nhãn các thư trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn các email được nhắm mục tiêu bằng cách nhấp vào các hộp kiểm được liên kết với chúng.

2. Bấm vào biểu tượng nhãn trên thanh công cụ.

3. Sau đó, đánh dấu vào hộp được liên kết với nhãn bạn muốn áp dụng và nhấp vào Nộp đơn để thực hiện các thay đổi.

Nếu bạn chỉ muốn gắn nhãn một email, hãy nhấp chuột phải vào nó và chọn Gắn nhãn là > [desired label].

2. Gắn nhãn địa chỉ email theo cách thủ công

Nếu bạn áp dụng thủ công bộ lọc gắn nhãn cho các địa chỉ email, tất cả các email bạn nhận được từ chúng trong tương lai sẽ được tự động mã hóa màu. Làm theo các bước sau để làm như vậy:

1. Bấm vào Hiển thị biểu tượng tùy chọn tìm kiếm trong thanh địa chỉ nằm ở đầu cửa sổ.

2. Trong trường văn bản được liên kết với Từ, hãy nhập địa chỉ được nhắm mục tiêu và sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc.

3. Trong hộp thoại sau, hãy đánh dấu vào hộp được liên kết với Áp dụng nhãn và mở rộng menu thả xuống của nó.

4. Chọn nhãn được nhắm mục tiêu và nhấp vào Tạo bộ lọc lần nữa.

Các email bạn sẽ nhận được từ email này từ bây giờ trở đi sẽ được mã hóa bằng màu sắc. Nếu bạn là một người yêu thích năng suất như chúng tôi, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng các tiện ích bổ sung của Gmail để cải thiện hiệu quả của mình.

Lấy lại quyền kiểm soát Hộp thư đến của bạn

Các bước được liệt kê ở trên sẽ giúp bạn tổ chức email tốt hơn và giành lại quyền kiểm soát hộp thư đến của mình. Sắp xếp và quản lý email sẽ giúp bạn dành ít thời gian hơn để xử lý nó và giúp bạn chú ý hơn đến những điều dẫn đến thành công của bạn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả