Cách đơn giản hóa và dọn dẹp tin nhắn lưu trữ đám mây của bạn

Nhờ sự tiện lợi của lưu trữ đám mây, thật dễ dàng để ném tất cả các tệp của bạn vào bên trong nó mà không cần suy nghĩ gì thêm. Nhưng chẳng bao lâu nữa, tài khoản Google Drive, Dropbox, OneDrive hoặc các tài khoản lưu trữ đám mây khác của bạn sẽ trở thành một mớ hỗn độn nếu không có chiến lược tổ chức.

Nếu bạn cần sắp xếp thứ tự cho bộ nhớ đám mây của mình và đơn giản hóa quá trình thiết lập, đây là hướng dẫn để kiểm soát tất cả.

1. Xóa các tệp lớn và không cần thiết

Trước khi bắt đầu di chuyển các tệp, bạn nên loại bỏ bất kỳ tệp nào bạn không cần nữa. Bước đầu tiên để giữ sạch bộ nhớ đám mây của bạn là xóa các tệp không còn thuộc về nữa.

Nếu bạn giữ tất cả các tệp trên đám mây được đồng bộ hóa với máy tính của mình, thì một cách dễ dàng để tìm các tệp lớn nhất bên trong là sử dụng trình quản lý dung lượng ổ đĩa trên máy tính để bàn. Trên Windows, TreeSize Free là một lựa chọn tuyệt vời. Nếu bạn sử dụng máy Mac, OmniDiskSweeper là một lựa chọn hoàn toàn miễn phí.

Sử dụng các ứng dụng này, chọn thư mục lưu trữ đám mây của bạn và nó sẽ sắp xếp các tệp của bạn từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Nếu bạn gặp bất kỳ video cũ nào mà bạn không cần phải đồng bộ hóa nữa hoặc các tệp đã tải xuống mà bạn không nhận ra là đã ở trên đám mây, hãy xóa chúng hoặc chuyển chúng ra khỏi bộ nhớ đám mây nếu thích hợp.

Nếu bạn không đồng bộ hóa tất cả các tệp đám mây của mình với máy tính để bàn, thì hầu hết các công cụ lưu trữ đám mây đều cho phép bạn sắp xếp theo kích thước trong các ứng dụng web của chúng. Một tùy chọn khác là sử dụng các công cụ của họ để hiển thị mức sử dụng bộ nhớ của bạn, thường sẽ làm nổi bật các tệp lớn.

Trong bước sau, bạn có thể gặp thêm các tệp không cần thiết mà bạn đã bỏ qua trong lần vượt qua này. Vậy là được rồi; khi bạn đã loại bỏ được hiệu quả thấp, bạn có thể chuyển sang kế hoạch quản lý lưu trữ đám mây mới.

2. Quyết định những tệp nào sẽ được đưa vào dịch vụ nào

Nếu bạn không cần phải giữ nhiều tệp trong bộ nhớ đám mây hoặc bạn trả tiền cho gói nâng cấp với dịch vụ yêu thích của mình, thì bạn có thể sử dụng một dịch vụ lưu trữ đám mây. Trong những trường hợp đó, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nếu không, tiếp theo, bạn nên nghĩ đến việc sắp xếp các tệp của mình trên các dịch vụ. Bằng cách đăng ký một số dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí, bạn không chỉ có thêm dung lượng mà còn có một cách dễ dàng để phân chia tệp theo loại. Ví dụ: bạn có thể quyết định giữ ảnh trong OneDrive, tài liệu trong Dropbox và video trong Google Drive.

Việc cài đặt nhiều ứng dụng để quản lý các tệp này không gây nhiều bất tiện và bạn sẽ biết nơi cần tìm tùy thuộc vào những gì bạn cần. Điều này cũng giúp ngăn nội dung của bạn được lưu trong bất kỳ dịch vụ nào trở nên quá tải.

Chúng tôi đang tập trung vào các mẹo tổ chức chung trong hướng dẫn này, nhưng chúng tôi cũng đề cập đến cách thu gọn Google Drive nếu bạn đang tìm kiếm trợ giúp cụ thể hơn.

3. Xác định cấu trúc thư mục rõ ràng

Tương tự như khi bạn quản lý các tệp máy tính của mình, tạo một hệ thống thư mục phù hợp với bạn là một bước quan trọng trong quy trình dọn dẹp lưu trữ đám mây. Nhờ các chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, bạn có thể tra cứu những gì bạn cần mỗi lần và sắp xếp hợp lý. Nhưng để bạn tiếp tục yên tâm trong bộ nhớ đám mây của mình, các thư mục sẽ tốt hơn nhiều.

Để đưa ra phương pháp tốt nhất cho bạn, hãy nghĩ về cách bạn có xu hướng tìm kiếm tệp và xây dựng các thư mục của bạn theo một tiến trình tự nhiên xung quanh đó.

Dưới đây là một số ý tưởng giúp bạn suy nghĩ:

• Nếu bạn là sinh viên, hãy tạo một thư mục cho mỗi năm học và bên trong những thư mục đó, một thư mục mới cho mỗi học kỳ. Mỗi thư mục học kỳ sau đó có thể có một thư mục cho mỗi lớp.
• Nếu bạn đang lưu nhiều loại tệp trong một dịch vụ đám mây, hãy bắt đầu với các thư mục gốc cho từng loại tệp (video, ảnh, tài liệu, âm thanh). Bên trong chúng, hãy tạo các thư mục con duy nhất cho từng cái. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp âm thanh theo nghệ sĩ, video theo độ dài, ảnh theo chủ đề và tài liệu theo ngày.
• Sắp xếp theo ngày và giờ là một phương pháp hiệu quả nếu không có gì khác phù hợp với bạn. Tạo một thư mục cho mỗi năm, sau đó tạo các thư mục con cho các tháng. Để phân loại phù hợp, hãy sử dụng định dạng YYYY-MM-DD.

Bạn có thể điều chỉnh thiết lập thư mục của mình sau này, nhưng điều quan trọng là phải quyết định điều gì đó ngay bây giờ để bạn biết nơi đặt tệp của mình trong bước tiếp theo. Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng hiệu quả các danh mục và thẻ thư mục để được hướng dẫn thêm.

Mẹo khi tạo thư mục

Chọn đúng số lượng thư mục là một trò chơi cân bằng. Bạn không muốn có quá nhiều thư mục với ít tệp trong đó, nhưng bạn cũng không muốn có một số lượng nhỏ các thư mục với một lượng tệp trong mỗi thư mục. Bạn cũng không muốn có các thư mục đi sâu hàng chục cấp vì rất dễ bị lạc trong những trường hợp đó.

Đây là điều khác mà bạn có thể sẽ cần điều chỉnh theo thời gian. Số dư sẽ trở nên rõ ràng hơn khi bạn đã chuyển dữ liệu của mình vào chúng. Thay đổi nó nếu một cái gì đó không cảm thấy như nó đang hoạt động.

Thật hữu ích khi tạo một thư mục có tên Cũ bên trong bất kỳ thư mục nào mà bạn có thể muốn lưu trữ dữ liệu. Mọi thứ được đặt trong thư mục đó vẫn có sẵn, nhưng không làm lộn xộn chế độ xem chính.

Để điều chỉnh theo mức độ ưu tiên, bạn có thể thêm dấu gạch dưới (_) trước tên thư mục để đặt nó ở đầu thứ tự ABC hoặc đặt “z” ở phía trước tên của nó để buộc nó xuống dưới cùng.

4. Di chuyển tệp sang thư mục bên phải và đổi tên chúng

Bây giờ đến phần tốn nhiều thời gian: xem qua các tệp đám mây hiện có của bạn và chọn nơi đặt chúng. Trong bước này, hãy xem xét mọi thứ trong bộ nhớ đám mây của bạn và chuyển từng mục đến ngôi nhà mới của nó. Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, hãy tạo một thư mục “Đang chờ xử lý” và lấy một thẻ khác sau. Hãy xóa bất kỳ thứ gì bạn đã bỏ lỡ trong thẻ trước đó của bạn.

Đây cũng là thời điểm tốt để đảm bảo rằng các tệp của bạn có tên rõ ràng. Đảm bảo các tệp chứa các từ mà bạn sẽ sử dụng để tìm kiếm chúng và thay đổi bất kỳ tên mặc định nào. Tên chung chung như IMG-8275 sẽ không xuất hiện trong tìm kiếm và sẽ không có ý nghĩa gì đối với bạn khi cuộn qua các tệp của bạn. Dành thời gian để đổi tên này thành John’s Tốt nghiệp năm 2017 là giá trị nó.

Đối với các tệp mà bạn muốn sắp xếp gọn gàng bên trong một thư mục, hãy xem xét quy ước đặt tên của chúng như bạn đã làm với các thư mục. Ví dụ, một định dạng của ## Nghệ sĩ – Bản nhạc hoạt động tốt cho âm nhạc.

Nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn tệp, quá trình này có thể mất một chút thời gian, vì vậy đừng ngại chia sẻ nó ra trong vài ngày.

5. Gắn dấu sao hoặc thêm phím tắt vào thư mục chính

Rất có thể bạn thường xuyên làm việc với một số lượng nhỏ các thư mục. Để giúp bạn không phải điều hướng đến những trang đó mỗi lần, bạn có thể gắn dấu sao chúng hoặc tạo lối tắt để truy cập nhanh.

Nếu bạn làm việc trong bộ nhớ đám mây thông qua trang web hoặc ứng dụng, các tệp và thư mục gắn dấu sao cho phép bạn xem thông tin quan trọng nhất của mình ở một nơi. Vì chúng không chuyển sang bộ nhớ trong máy tính của bạn khi đồng bộ hóa tệp, thay vào đó, bạn nên tạo một liên kết nhanh đến chúng trên thanh bên của File Explorer hoặc Finder.

Với hệ thống này, bạn chỉ cần một vài cú nhấp chuột để truy cập các thư mục bạn sử dụng mọi lúc, trong khi mọi thứ khác được sắp xếp hợp lý khi bạn cần.

Bám sát kế hoạch tổ chức của bạn để thành công

Chúc mừng bạn đã sắp xếp được mớ hỗn độn lưu trữ đám mây của mình! Đây có thể là một công việc khó khăn nếu bạn có nhiều năm tệp được xây dựng, nhưng công việc của bạn vẫn chưa hoàn thành khi bạn hoàn thành quá trình đơn giản hóa ban đầu.

Chống lại sự cám dỗ để bắt đầu lại ném các tập tin của bạn thành một đống. Hãy dành thời gian để sắp xếp từng mục một cách hợp lý vào hệ thống phân cấp mới của bạn ngay sau khi bạn thêm nó và điều này sẽ không trở thành một nhiệm vụ lớn nữa trong tương lai. Việc bảo trì nhanh chóng hàng tuần sẽ lưu ý đến bất kỳ tác nhân gây tắc nghẽn nào.

Bây giờ bạn đã đơn giản hóa các tệp của mình trên đám mây, hãy đảm bảo rằng các tài khoản lưu trữ đám mây đó được bảo vệ bằng bảo mật thích hợp.

Đọc tiếp