Cách sử dụng hàm TOCOL trong Microsoft Excel

Microsoft Excel tự hào có nhiều cách để biến dữ liệu của bạn thành thông tin chi tiết có giá trị và khi bạn đã học được cách của mình, bạn có thể dễ dàng đi sâu vào tận dụng tối đa bảng tính của mình.

Nhưng nếu dữ liệu của bạn chưa sẵn sàng để sử dụng ngay thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu nó được trao cho bạn trong một mớ hỗn độn vô tổ chức? Rất may, Excel cung cấp các hàm để sắp xếp lại dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng và một trong những công cụ này là hàm TOCOL.

Chức năng TOCOL trong Microsoft Excel là gì?

Hàm TOCOL chuyển đổi một tập hợp dữ liệu hoặc một mảng đã chỉ định thành một cột duy nhất. Sắp xếp lại các tập dữ liệu thành các cột sẽ là một nhiệm vụ khó khăn, tốn thời gian để thực hiện thủ công, đặc biệt nếu bạn đang tìm cách xóa các khoảng trống hoặc lỗi mà công thức này gây ra.

Tìm hiểu cú pháp của hàm TOCOL

Cú pháp đầy đủ của hàm TOCOL được hiển thị như sau:

 =TOCOL(array, [ignore], [scan_by_column]) 

Hàm TOCOL chứa ba đối số. Các mảng đối số chỉ định các ô sẽ được sắp xếp lại thành một cột.

Mặc dù không bắt buộc nhưng bạn có thể chỉ định xem có thể bỏ qua các ô hay không (và theo tiêu chí nào) thông qua phớt lờ lý lẽ. Đối số bỏ qua cho phép bốn tiêu chí:

• “0”, mặc định, giữ tất cả các giá trị.
• “1” cho biết chức năng loại trừ các ô trống.
• “2” hướng dẫn hàm loại trừ các ô có lỗi (chẳng hạn như “#NAME!” hoặc “#VALUE!”).
• “3” hướng dẫn chức năng bỏ qua cả ô trống và ô có lỗi.

Bạn có thể hướng dẫn Excel cách biên dịch cột thông qua tùy chọn scan_by_column lý lẽ. Nếu đối số này được bao gồm và được đặt thành TRUE, thì hàm sẽ cộng các giá trị theo thứ tự dọc, theo từng cột. Nếu đối số được đặt thành false hoặc không được bao gồm trong hàm, TOCOL sẽ thêm các giá trị theo thứ tự hàng ngang, theo từng hàng.

Đây là một ví dụ về sự khác biệt, như được hiển thị thông qua một mảng ngày theo lịch với các ô trống bị loại trừ:

Các chức năng là một phần của mảng sẽ được chuyển sang cột mới. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra kỹ và đảm bảo rằng chúng được giải quyết đúng cách, cho dù đó là một hàm logic đơn giản trong Excel hay một hàm nào đó khác thường hơn, chẳng hạn như một trong các hàm COUNT để phân tích cấp cao hơn.

Sử dụng Hàm TOCOL trong Microsoft Excel

Hãy thiết lập một ví dụ trong đó chúng tôi có một mảng dữ liệu lộn xộn mà chúng tôi muốn tổ chức tốt hơn. Nó chủ yếu là các con số, nhưng nó cũng bao gồm một số khoảng trống và lỗi không hữu ích cho chúng tôi.

Để chỉ chuyển đổi mảng này thành một cột, hãy nhấp vào ô H2 và trong ô hoặc thanh công thức, nhập công thức bên dưới và nhấn Đi vào.

 =TOCOL(B2:F5) 

Chúng tôi thấy mảng của chúng tôi đã được chuyển đổi thành một cột, nhưng lưu ý rằng các lỗi vẫn còn. Các khoảng trống trong mảng ban đầu đã được điền bằng số không. Tuy nhiên, chúng ta có thể dễ dàng chỉnh sửa công thức để loại bỏ những vấn đề đó.

Nhấp vào ô J2 và trong ô hoặc thanh công thức, nhập công thức bên dưới và nhấn Đi vào.

 =TOCOL(B2:F5,3) 

Đây là công thức giống như công thức bên cạnh nó trong H2, ngoại trừ việc nó thêm đối số “bỏ qua”, được đặt thành giá trị “3”, “bỏ qua khoảng trống và lỗi” để xóa các mục nhập đó khỏi tập dữ liệu mới của chúng tôi. Một mục chữ và số còn lại không thực sự là một lỗi; nó chỉ phục vụ như một cách để cho thấy rằng công thức này hoạt động với cả giá trị văn bản và số.

Dễ dàng tổ chức dữ liệu của bạn để nâng cao năng suất

Dữ liệu lộn xộn đôi khi có thể giống như một rào cản không mong muốn đối với năng suất bảng tính của bạn trong Excel. Nhưng với các tính năng như chức năng TOCOL, điều đó không nhất thiết phải như vậy. Bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng để dễ quản lý hơn khi làm việc mà không làm bạn chậm lại hoặc khiến bạn không thể thực hiện các tác vụ khác.

Có rất nhiều cách khác để sắp xếp và dọn dẹp bảng tính của bạn, tăng tốc công việc của bạn và làm cho trang tính của bạn trở nên linh hoạt và dễ hiểu.