Cách biến email thành nhiệm vụ và nhận xét với ClickUp

Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi theo kịp danh sách việc cần làm của mình bằng cách liên tục chuyển đổi giữa hộp thư đến Gmail và không gian làm việc ClickUp không? Chà, ClickUp có một giải pháp để loại bỏ rắc rối này.

Bạn có thể biến email của mình thành tác vụ và nhận xét trong ClickUp mà không phải rời khỏi Gmail. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình này để chuyển đổi cách bạn làm việc nhằm tăng năng suất tổng thể của bạn.

Nếu bạn muốn chuyển tiếp email đến phần nhận xét của nhiệm vụ trong ClickUp, bạn sẽ cần lấy địa chỉ email duy nhất của nhiệm vụ. Có, bạn nghe nói rằng ngay! Mỗi tác vụ bạn tạo trong ClickUp đều có một địa chỉ duy nhất. Để có được địa chỉ này, hãy di chuột qua tác vụ bạn muốn chuyển tiếp email đến và nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng.

Từ danh sách thả xuống, chọn Gửi email đến nhiệm vụ.

Từ hộp bật lên, nhấp vào Sao chép để sao chép email nhiệm vụ vào clipboard của bạn.

Bây giờ hãy mở Gmail và nhấn Ctrl + V trong thanh địa chỉ để dán email nhiệm vụ. Bạn sẽ nhận thấy rằng văn bản ngay lập tức thay đổi thành tên của tác vụ ClickUp. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn gửi một email khác đến cùng một địa chỉ—chỉ cần nhập tên nhiệm vụ và chọn nó từ các tùy chọn thả xuống.

Thêm dòng tiêu đề và nội dung vào email và nhấn nút Gửi cái nút.

Sau khi gửi email, nó xuất hiện trong phần nhận xét của nhiệm vụ (như trong hình bên dưới). Lưu ý cách ClickUp xác định người gửi và hiển thị chủ đề và nội dung của email. Nó cũng bao gồm một tệp HTML chứa nội dung của email mà bạn có thể tải xuống máy tính của mình.

Giống như bất kỳ nhận xét nào được thêm vào ClickUp, bạn có thể thực hiện một số thay đổi đối với email được chuyển tiếp. Khi di chuột qua nhận xét, bạn có thể chỉnh sửa, xem ở chế độ toàn màn hình hoặc chỉ định nhận xét đó cho một thành viên trong nhóm. Các thành viên trong nhóm của bạn cũng có thể tương tác với nhận xét bằng cách phản ứng với nhận xét đó bằng biểu tượng cảm xúc hoặc để lại câu trả lời trực tiếp.

Bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng của nhận xét, bạn sẽ có thêm các tùy chọn cho phép bạn:

• Sao chép URL của nhận xét.
• Thêm nhận xét vào khu vực mô tả nhiệm vụ của bạn.
• Đặt lời nhắc thực hiện hành động đối với nhận xét.
• Xóa nhận xét.

Tạo Nhiệm vụ Mới trong ClickUp qua Email

Tương tự như các tác vụ trong ClickUp, mỗi Danh sách cũng có một địa chỉ duy nhất. Điều này có nghĩa là bạn có thể chuyển tiếp email dưới dạng tác vụ tới danh sách đó. Để lấy địa chỉ của bất kỳ danh sách nào, hãy di chuột qua tên danh sách trong điều hướng thanh bên chính và nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng để mở cài đặt Danh sách.

Từ các tùy chọn thả xuống, chọn Gửi email đến danh sách.

Trong hộp bật lên, nhấp vào Sao chép để sao chép danh sách email vào clipboard của bạn.

Dán email vào thanh địa chỉ của Gmail, thêm dòng tiêu đề và nội dung rồi nhấn Gửi. Lần này, chủ đề của bạn sẽ là tên nhiệm vụ của bạn trong ClickUp và nội dung sẽ được thêm vào khu vực mô tả của nhiệm vụ. Mọi tệp bạn thêm vào email sẽ nằm trong phần Tệp đính kèm của tác vụ (ngoài tệp HTML mà ClickUp tự động đính kèm).

Bạn có thể đặt các thuộc tính bổ sung cho tác vụ mới bằng cách thêm chúng vào dòng chủ đề:

• Người được giao: Giao nhiệm vụ mới cho chính bạn hoặc thành viên trong nhóm (ví dụ: John Doe) bằng cách sử dụng hoặc .
• Ngày đáo hạn: Đặt ngày đến hạn bằng cách chỉ định ngày chính xác như <đến hạn vào ngày 10 tháng 4 năm 2023> hoặc sử dụng ngôn ngữ tự nhiên như <đến hạn hôm nay>, <đến hạn vào ngày mai>hoặc <đến hạn vào thứ Hai tới>.
• thẻ: Thêm thẻ vào nhiệm vụ của bạn bằng cách sử dụng . Nếu tên thẻ bạn chỉ định không tồn tại, nó sẽ được tạo tự động.

Sau khi bạn gửi email, nó sẽ hiển thị trong danh sách ClickUp được chỉ định của bạn như trong hình bên dưới.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với một số danh sách nhất định trong không gian làm việc của mình, hãy dành chút thời gian để lưu địa chỉ của chúng trong Gmail để truy cập nhanh vào chúng dễ dàng hơn.

Cách tự động chuyển tiếp email tới ClickUp

Nếu bạn thấy mình liên tục chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể tới ClickUp dưới dạng tác vụ hoặc nhận xét, thì việc thiết lập tự động hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu. Đừng để thuật ngữ ‘tự động hóa’ đe dọa bạn—tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập bộ lọc chuyển tiếp trong Gmail.

Thêm địa chỉ email chuyển tiếp vào Gmail

Trước khi bạn có thể bắt đầu chuyển tiếp email, bạn cần thêm địa chỉ email chuyển tiếp (của tác vụ hoặc danh sách) nơi các email sẽ được gửi. Để làm điều này, bấm vào nút biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của Gmail và chọn Xem tất cả cài đặt.

Trong tab Chuyển tiếp và POP/IMAP, bấm vào nút Thêm địa chỉ chuyển tiếp cái nút.

Dán tác vụ ClickUp hoặc địa chỉ danh sách của bạn vào trường văn bản. Đảm bảo bạn xóa văn bản thừa và dấu ngoặc nhọn được thêm vào đầu và cuối địa chỉ, sau đó nhấp vào Kế tiếp. Trong hai cửa sổ bật lên tiếp theo xuất hiện, nhấp vào Tiếp tục sau đó ĐƯỢC RỒI.

Khi bạn mở không gian làm việc ClickUp của mình, liên kết xác nhận sẽ xuất hiện dưới dạng một tác vụ mới trong danh sách nơi bạn sẽ chuyển tiếp email.

Khi bạn mở nhiệm vụ, hãy nhấp vào liên kết xác nhận, liên kết này sẽ nằm trong khu vực mô tả. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, nhấp vào Xác nhận để cuối cùng thêm địa chỉ email vào Gmail.

Đặt Bộ lọc để Chuyển tiếp Email tới ClickUp

Sau khi thêm địa chỉ email chuyển tiếp, bây giờ bạn có thể thiết lập bộ lọc để gửi email đến địa chỉ đó. Trong hình bên dưới, bộ lọc chỉ kiểm tra xem người gửi email có địa chỉ cụ thể hay không.

Khi một email đáp ứng các tiêu chí đã đặt, nó sẽ được lưu trữ và chuyển tiếp đến địa chỉ ClickUp đã chọn.

Bạn đã hoàn thành thành công thiết lập tự động hóa để chuyển tiếp các email cụ thể tới ClickUp. Nếu bạn muốn đưa điều này lên cấp độ tiếp theo, bạn có thể thiết lập các bộ lọc để chuyển tiếp email tới Slack và một bộ lọc khác để chuyển tiếp email tới Outlook. Đây là một tính năng rất hữu ích để dọn dẹp hộp thư đến của bạn và sắp xếp ngăn nắp trong khi vẫn cập nhật danh sách việc cần làm của bạn.

Dọn dẹp email của bạn và luôn ngăn nắp với ClickUp

Biến email của bạn thành nhiệm vụ và nhận xét trong ClickUp là một công cụ thay đổi cuộc chơi khi nói đến việc quản lý quy trình làm việc của bạn. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể biến sự hỗn loạn trong email của mình thành một “việc cần làm” được sắp xếp hợp lý và có tổ chức, dễ dàng theo dõi và quản lý. Và đó mới chỉ là khởi đầu—có nhiều cách sáng tạo hơn mà bạn có thể học cách sử dụng ClickUp mà bạn có thể không biết.