Cách thêm và quản lý nhiều không gian làm việc chậm
Các công cụ giao tiếp như Slack đã cách mạng hóa cách chúng ta tương tác tại nơi làm việc hiện đại. Cách đây không lâu, chúng ta hoàn toàn dựa vào email hoặc điện thoại để liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng. Slack đã thay đổi cuộc chơi để giao tiếp hiệu quả, vì nó cung cấp một nền tảng duy nhất để nhanh chóng trao đổi ý tưởng và tài liệu.
Đó có thể là lý do tại sao bạn cần thêm nhiều không gian làm việc hơn vào tài khoản Slack của mình, vì điều này cho phép bạn cộng tác tốt hơn với các nhóm nội bộ, các nhóm chuyên nghiệp khác hoặc khách hàng của mình. Bài viết này sẽ đề cập đến một số mẹo giúp bạn thêm và quản lý nhiều không gian làm việc Slack.
Mục Lục
Cách thêm một không gian làm việc chậm khác trên máy tính để bàn của bạn
Cho dù bạn là người làm việc tự do hay nhân viên làm việc từ xa, tài khoản Slack của bạn có thể là điểm liên lạc duy nhất của bạn vì nó hỗ trợ nhiều không gian làm việc mà không cần chuyển đổi giữa nhiều tài khoản.
Bạn có thể thêm nhiều không gian làm việc Slack khác nhau vào cùng một tài khoản và để chúng xuất hiện ở phía bên trái bảng điều khiển Slack của bạn. Lưu ý rằng bạn có thể tạo một không gian làm việc mới hoặc đăng nhập vào một không gian làm việc Slack khác mà bạn đã được mời.
1. Cách tạo không gian làm việc mới bằng tài khoản Slack của bạn
- Đăng nhập vào tài khoản Slack của bạn. Bạn có thể làm điều này thông qua ứng dụng máy tính để bàn Slack.
- bấm vào + (Dấu cộng) xuất hiện ở bên trái trang tổng quan của bạn và chọn Tạo một không gian làm việc mới.
- Bạn sẽ được chuyển hướng đến một trang web nơi bạn sẽ được yêu cầu nhập địa chỉ email của mình. Đảm bảo rằng bạn sử dụng cùng một địa chỉ được liên kết với tài khoản Slack của mình.
- Đặt tên cho không gian làm việc của bạn và nhấp vào Kế tiếp.
- Bạn có thể thêm danh sách email cho những người bạn muốn mời hoặc Sao chép liên kết mời và bấm vào Bỏ qua bước này.
- Bạn sẽ được yêu cầu cho biết nhóm của bạn đang làm gì, ví dụ: dự án, chiến dịch hoặc sự kiện—thêm tùy chọn thích hợp vào hộp và nhấp vào Kế tiếp.
Bạn đã sẵn sàng! Tất cả những gì bạn phải làm là tùy chỉnh không gian làm việc Slack mới của mình.
2. Cách đăng nhập vào một không gian làm việc hiện có bằng tài khoản Slack của bạn
- Mở ứng dụng Slack dành cho máy tính để bàn và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- bấm vào + (Dấu cộng) ở bên trái màn hình của bạn và chọn Đăng nhập vào một không gian làm việc khác.
- Một trang web Slack sẽ mở ra trong trình duyệt của bạn, yêu cầu bạn thêm địa chỉ email của mình. Sử dụng địa chỉ email bạn đã cung cấp ban đầu để nhận liên kết mời Slack.
- Một danh sách các không gian làm việc Slack được liên kết với địa chỉ email đó sẽ xuất hiện—hãy chọn không gian làm việc bạn muốn tham gia và nhấp vào Mở.
3. Cách thêm một không gian làm việc chậm khác trên điện thoại thông minh của bạn
Sử dụng ứng dụng di động của Slack là một trong những cách tốt nhất để quản lý tất cả nơi làm việc của bạn và duy trì kết nối khi đang di chuyển. Bạn có thể dễ dàng thêm không gian làm việc, tạo kênh, nhận và gửi tin nhắn, chia sẻ tệp, v.v. Đây là cách thêm một không gian làm việc Slack khác từ điện thoại thông minh của bạn:
- Mở ứng dụng Slack trên thiết bị của bạn. Nhấn vào tên không gian làm việc hiện tại của bạn ở góc trên cùng bên trái và chọn Thêm một không gian làm việc từ danh sách.
- Bạn sẽ thấy một danh sách các không gian làm việc Slack được liên kết với email của bạn; vỗ nhẹ Thêm vào bên cạnh không gian làm việc mà bạn muốn tham gia.
- Nếu bạn chưa đăng nhập vào không gian làm việc, hãy nhấn vào Đăng nhập vào một không gian làm việc khác và chọn Đăng nhập bằng URL không gian làm việc ở dưới cùng.
- Nhập URL không gian làm việc và nhấn vào Tiếp tục. Thêm địa chỉ email và mật khẩu của bạn và nhấn vào Đăng nhập.
Không gian làm việc Slack mới sẽ được thêm vào danh sách không gian làm việc của bạn. Sau đó, bạn có thể chuyển đổi giữa chúng bằng cách nhấn vào tên của không gian làm việc ở góc trên cùng bên trái.
Cách xử lý quá tải thông báo từ nhiều không gian làm việc chậm
Quá tải thông báo từ nhiều không gian làm việc Slack có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Để chống lại điều này, bạn có thể điều chỉnh cài đặt thông báo của mình trên từng không gian làm việc. Dưới đây là một số lời khuyên để làm điều đó.
1. Tắt tiếng các kênh cụ thể
Một trong những nhược điểm của việc sử dụng các công cụ giao tiếp nội bộ, thời gian thực như Slack là số lượng thông báo bạn nhận được quá nhiều. Điều này trở nên tồi tệ hơn khi bạn thêm nhiều không gian làm việc vào tài khoản Slack của mình.
Rất may, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tắt tiếng các kênh cụ thể, tốt nhất là những kênh có lượng tin nhắn cao hoặc những kênh cung cấp thông tin không liên quan trực tiếp đến công việc của bạn. Bạn có thể tắt tiếng các kênh đó bằng cách nhấp chuột phải vào chúng và chọn Tắt tiếng kênh.
2. Đặt thông báo cho các từ khóa cụ thể
Điều tiếp theo bạn có thể làm để giải quyết tình trạng quá tải thông báo trong không gian làm việc Slack của mình trong khi vẫn cập nhật các thông báo kênh quan trọng là đặt thông báo cho các từ khóa cụ thể. Ví dụ: khi bạn muốn theo dõi khách hàng hoặc dự án mới.
Để đặt thông báo cho từ khóa, hãy nhấp vào ảnh đại diện và chọn Tùy chọn > Thông báo > Từ khóa của tôi. Tại đây, bạn có thể nhập các từ khóa bạn muốn theo dõi và huy hiệu thông báo sẽ xuất hiện trong danh sách kênh của bạn bất cứ khi nào có tin nhắn mới chứa các từ khóa đó.
3. Đặt thông báo cho các đề cập
Chúng tôi cá là bạn không muốn bỏ lỡ những tin nhắn quan trọng dành riêng cho mình. Vì vậy, thay vì nhận được thông báo cho mọi tin nhắn mới, điều này có thể gây mất tập trung, bạn chỉ có thể thiết lập thông báo cho các đề cập.
Để bật tùy chọn này, nhấp chuột phải vào kênh cụ thể và chọn Thay đổi thông báo. Dưới Gửi thông báo cho lựa chọn đề cập. Bạn có thể muốn các cài đặt thông báo khác nếu bạn sử dụng Slack trên điện thoại thông minh của mình. Nếu vậy, bạn có thể kiểm tra Sử dụng các cài đặt khác nhau cho thiết bị di động hộp để tùy chỉnh cài đặt thông báo di động của bạn trên cùng một trang.
4. Tùy chỉnh lịch thông báo của bạn
Bạn có thường xuyên trả lời tin nhắn ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần không? Điều này thường dẫn đến thời gian làm việc kéo dài và kiệt sức. Sự kết nối liên tục này có thể dẫn đến văn hóa làm việc “luôn luôn hoạt động”, điều này có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần và năng suất của bạn.
Để giúp tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn, Slack cho phép bạn tùy chỉnh lịch thông báo của mình để bạn chỉ nhận được thông báo vào những thời điểm cụ thể trong ngày. Để làm điều này, bấm vào ảnh hồ sơ của bạn, chọn Tùy chọn > Thông báovà cuộn xuống lịch thông báo. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thời điểm nhận thông báo và thời điểm tắt tiếng.
5. Chọn âm thanh thông báo khác nhau cho từng không gian làm việc
Phân biệt thông báo từ các không gian làm việc khác nhau mà không cần mở ứng dụng là một cách tuyệt vời để quản lý thời gian của bạn tốt hơn vì bạn có thể nhanh chóng xác định không gian làm việc nào cần sự chú ý của mình.
Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến không gian làm việc Slack cụ thể, nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn, chọn Tùy chọn > Thông báovà cuộn xuống Âm thanh & hình thức. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các menu thả xuống với danh sách các âm thanh mà bạn có thể chọn. Lặp lại quy trình này cho tất cả các không gian làm việc của bạn và đảm bảo chọn các âm thanh khác nhau cho từng không gian làm việc.
Luôn cập nhật Không gian làm việc Slack của bạn để tăng năng suất của bạn
Các công cụ giao tiếp như Slack giúp bạn giữ liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng, đồng thời trao quyền cho bạn thực hiện công việc của mình. Tuy nhiên, Slack đôi khi có thể trở nên quá tải do lượng thông báo lớn. Rất may, nó đi kèm với các tính năng có thể giúp bạn quản lý thông báo và luôn cập nhật không gian làm việc của bạn.