7 mẹo quản lý công việc để cải thiện năng suất của bạn

Nhiệm vụ hàng ngày của bạn là nền tảng cho sự thành công của bạn, đại diện cho các hành động từng bước cần thiết để đạt được các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Nói cách khác, danh sách việc cần làm dường như không bao giờ kết thúc của bạn là lộ trình dẫn đến chiến thắng, vì vậy việc quản lý hiệu quả các nhiệm vụ này là rất quan trọng.

Mặc dù bạn có thể vội vàng sử dụng ứng dụng năng suất tốt nhất để sắp xếp các công việc hàng ngày của mình, nhưng đây không phải là một bước đi tồi, nhưng việc trau dồi kỹ năng quản lý công việc của bạn sẽ bền vững và hiệu quả hơn về lâu dài. Bài viết này sẽ đề cập đến một số mẹo quản lý tác vụ để cải thiện năng suất của bạn.

1. Biết kiểu thời gian của bạn

Bạn là một con cú đêm hay một con chim sớm? Bạn thấy dễ tập trung hơn vào buổi sáng hay tối muộn? Tất cả chúng ta đều có khuynh hướng tự nhiên là ngủ thiếp đi và tỉnh táo trong những khoảng thời gian cụ thể trong ngày và đêm. Và mặc dù văn hóa đại chúng thường tôn vinh những người dậy sớm là làm việc hiệu quả hơn, nhưng thực tế là một kích thước không phù hợp với tất cả.

Đây là lý do tại sao biết kiểu thời gian của bạn có thể tăng năng suất của bạn, vì nó cho phép bạn lên lịch cho các nhiệm vụ của mình khi bạn làm việc hiệu quả nhất. Do đó, việc tạo một lịch trình làm việc được cá nhân hóa dựa trên kiểu thời gian của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ và đạt được hiệu suất cao nhất.

Ví dụ, nếu bạn là cú đêm, bạn nên lên kế hoạch giải quyết những nhiệm vụ khó khăn nhất vào buổi tối khi mức năng lượng của bạn cao nhất, giúp bạn có vị trí tốt nhất để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

2. Tạo danh sách ưu tiên của bạn

Bây giờ bạn đã biết khi nào mình làm việc hiệu quả nhất, đã đến lúc ưu tiên các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower. Hệ thống quản lý thời gian này giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách phân loại chúng thành bốn phần: khẩn cấp và quan trọng, không khẩn cấp nhưng quan trọng, khẩn cấp nhưng không quan trọng và nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng.

Sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn dựa trên các danh mục này giúp dễ dàng xác định nhiệm vụ nào nên được ưu tiên và nhiệm vụ nào có thể được ủy quyền hoặc hoãn lại. Bằng cách này, bạn có thể lên lịch cho các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất của mình khi bạn làm việc hiệu quả nhất, mang lại cho bạn cơ hội tốt nhất để hoàn thành chúng đúng hạn.

Chẳng hạn, với tư cách là một lập trình viên, bạn có thể lên lịch cho các tác vụ mã hóa của mình khi bạn tỉnh táo nhất và trả lời email khi mức năng lượng của bạn xuống thấp.

3. “Hãy ăn con ếch đó!”

Ăn con ếch đó là mẹo quản lý công việc tiếp theo để giúp tăng năng suất của bạn! Và, không, chúng ta không nói về những con ếch theo nghĩa đen! Brian Tracy đã phổ biến cụm từ này trong cuốn sách cùng tên của mình và phép ẩn dụ sống động này mô tả việc giải quyết nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn vào buổi sáng.

Đây là một trong những cách tốt nhất để đánh bại sự trì hoãn, vì bạn có thể thường cảm thấy căng thẳng hoặc choáng ngợp khi đối mặt với nhiệm vụ khó khăn nhất của mình. Bằng cách ăn con ếch lớn nhất trước tiên, cảm giác sợ hãi đó sẽ biến thành cảm giác thành tựu, thúc đẩy sự tự tin của bạn và mang lại cho bạn động lực và động lực để vượt qua phần còn lại của nhiệm vụ.

Bạn có thể sử dụng phương pháp Eat That Frog bằng Todoist. Tuy nhiên, mặc dù bạn nên giải quyết các nhiệm vụ khó khăn nhất vào buổi sáng, nhưng thời gian tốt nhất của bạn có thể khác tùy thuộc vào kiểu thời gian của bạn, như chúng ta đã thảo luận. Điều đó nói rằng, bạn vẫn có thể sử dụng phương pháp này bằng cách lên lịch cho những nhiệm vụ khó khăn nhất của mình khi bạn tràn đầy năng lượng và năng suất nhất.

4. Sử dụng Định luật Parkinson để có lợi cho bạn

Sự trì hoãn là một trong những kẻ giết năng suất phổ biến nhất mà hầu hết mọi người đều phải vật lộn với nó vào một thời điểm nào đó. Một trong những lý do chính khiến bạn thường thấy mình trì hoãn công việc cho đến phút cuối cùng là không có cảm giác cấp bách hoặc thời hạn. Đó là bởi vì những nhiệm vụ này có thể mở rộng để lấp đầy thời gian bạn dành cho chúng—Luật Parkinson.

Tin tốt là bạn có thể trở nên năng suất hơn bằng cách sử dụng định luật Parkinson để tạo lợi thế cho mình. Làm sao? Đầu tiên, hãy luôn chia nhỏ các dự án lớn hoặc phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, khiến chúng có vẻ bớt choáng ngợp và dễ giải quyết hơn.

Tiếp theo, đặt thời hạn nghiêm ngặt cho từng nhiệm vụ. Điều này tạo cảm giác cấp bách, thúc đẩy bạn hoàn thành công việc trước thời hạn và giảm sự trì hoãn. Thủ thuật này sẽ giúp bạn quản lý các nhiệm vụ của mình hiệu quả hơn và đảm bảo bạn không bị tụt lại phía sau trong danh sách việc cần làm của mình.

5. Thực hành một nhiệm vụ

Đa nhiệm, hay chính xác hơn là chuyển ngữ cảnh, là một trong những thói quen có vẻ hiệu quả nhưng thực ra lại rất mệt mỏi và không hiệu quả. Mặc dù số lượng nhiệm vụ quá lớn trong danh sách việc cần làm của bạn có thể khiến bạn muốn thử và thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, nhưng bạn chỉ có rất nhiều sự tập trung và năng lượng có thể được sử dụng cho một nhiệm vụ nhất định.

Điều này làm tăng khả năng mắc lỗi của bạn, dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Mặt khác, thành thạo một nhiệm vụ sẽ cải thiện năng suất của bạn, cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành. Điều này giảm thiểu sự phân tâm, giúp bạn tập trung và trao quyền cho bạn để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Một trong những cách tốt nhất để thực hành một nhiệm vụ là đặt ra một giới hạn thời gian cố định để tập trung vào một nhiệm vụ và sau đó nghỉ ngơi. Kỹ thuật quản lý thời gian này được gọi là phương pháp Pomodoro, và nó là một cách hiệu quả để tận dụng tối đa thời gian của bạn.

6. Tự động hóa các nhiệm vụ thông thường

Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra với những nhiệm vụ có giá trị thấp không được đưa lên đầu danh sách ưu tiên của bạn? Hãy nghĩ về các nhiệm vụ như lên lịch họp hoặc dành vài phút trong các cuộc gọi hội nghị—chúng tôi cá là bạn vẫn cần thực hiện chúng, phải không?

Cách tốt nhất để quản lý các tác vụ này là tự động hóa chúng. Rất may, có một số ứng dụng bạn có thể sử dụng để tự động hóa các tác vụ thông thường, chẳng hạn như IFTTT hoặc Zapier. Điều này sẽ giải phóng thời gian và năng lượng cho các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian và có giá trị hơn, đồng thời giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

7. Sử dụng phần mềm quản lý tác vụ phù hợp

Việc tận dụng tất cả các mẹo quản lý tác vụ được đề cập ở trên là rất tốt, nhưng bạn vẫn có thể gặp khó khăn để duy trì năng suất nếu không có phần mềm phù hợp để giúp bạn quản lý các tác vụ của mình. Xem xét vô số công cụ quản lý tác vụ hứa hẹn sẽ biến bạn thành một nhà máy năng suất chỉ sau một đêm, việc lựa chọn tùy chọn phù hợp có thể gây khó khăn.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể chọn đúng công cụ quản lý tác vụ trực tuyến? Điều đầu tiên cần làm là đánh giá nhu cầu của bạn. Điều này phụ thuộc vào nghề nghiệp, phong cách làm việc và sở thích của bạn, quy mô nhóm, v.v. Đánh giá nhu cầu của bạn giúp việc so sánh các công cụ quản lý tác vụ khác nhau dễ dàng hơn nhiều để tìm ra lựa chọn tốt nhất cho bạn.

Hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn với những mẹo này

Cải thiện kỹ năng quản lý công việc của bạn là chìa khóa để đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới. Cho dù bạn là người quản lý dự án hay sinh viên, việc sử dụng các kỹ thuật quản lý tác vụ phù hợp sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tích hơn trong thời gian ngắn hơn. Bằng cách kết hợp các mẹo quản lý công việc này vào thói quen hàng ngày của bạn, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đã đánh dấu tất cả các mục trong danh sách việc cần làm của mình.