Google Keep so với Google Task: Đâu là sự khác biệt?

Mặc dù Google không cung cấp ứng dụng quản lý tác vụ rõ ràng như Notion hoặc ClickUp, nhưng bạn sẽ tìm thấy Google Keep và Google Tasks trong bộ công cụ của nó. Thoạt nhìn, các ứng dụng này có vẻ giống nhau. Cả hai đều cung cấp một nơi nhanh chóng để ghi lại những việc cần làm của bạn và quản lý lời nhắc.

Nhưng có nhiều thứ hơn đối với họ ngoài ghi chú và danh sách kiểm tra. Vậy sự khác biệt giữa Google Keep và Google Task là gì? Và cái nào sẽ tốt hơn cho bạn? Hãy đọc để tìm hiểu.

Google Keep so với Google Task: Chúng khác nhau như thế nào

Hoạt động trong Google Keep giống như một bảng thông báo kỹ thuật số. Khi bạn thêm ghi chú hoặc danh sách kiểm tra vào bảng của mình, bạn có thể tùy chỉnh, sắp xếp lại và ghim chúng. Sau khi hoàn thành một mục, bạn có thể xóa hoặc lưu trữ chúng để sử dụng sau.

Bạn cũng có thể gắn thẻ các ghi chú của mình để tổng hợp các ý tưởng tương tự bằng cách sử dụng nhãn. Về cơ bản, bạn sẽ có được niềm vui với các miếng dán vật lý có nhiều màu nền tươi sáng nhưng tinh tế khác nhau kết hợp với việc tổ chức phần mềm năng suất.

Google Task gọn gàng hơn và giúp bạn tập trung vào một danh sách việc cần làm tại một thời điểm. Mặc dù bạn có thể tạo nhiều nhưng bạn có thể chuyển đổi giữa chúng để xem nội dung của chúng. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những người muốn hạn chế phiền nhiễu. Mặc dù nó không cung cấp nhiều thứ ngoài việc liệt kê các nhiệm vụ, thêm các nhiệm vụ phụ và đặt các dấu sao bên cạnh những gì quan trọng nhất, nhưng các tính năng tối thiểu của nó khiến nó trở nên tập trung hơn nhiều.

Cả hai ứng dụng này đều có sẵn trên điện thoại thông minh của bạn. Không giống như Google Keep, Google Tasks không phải là một ứng dụng web độc lập trong Google Workspace. Bạn có thể tìm thấy nó trên thanh công cụ của Google Apps như Lịch Google và Gmail. Nếu là người dùng Chrome, bạn cũng có thể sử dụng tiện ích mở rộng Google Keep để luôn ngăn nắp.

Google Keep so với Google Task: Lời nhắc

Có nhiều cách để tối ưu hóa danh sách việc cần làm của bạn trong Google Keep. Một cách là bạn có thể đặt lời nhắc ngày và giờ. Thao tác này sẽ gửi cho bạn một thông báo trình duyệt có ghi chú hoặc nội dung của danh sách việc cần làm. Khi bạn đóng nó, nó sẽ không gửi cái khác.

Đối với những người có thể cần thúc đẩy thêm, việc thêm lời nhắc ngày vào Google Task sẽ tự động đặt một điểm đánh dấu ở đầu Lịch Google của bạn cho ngày đó. Bạn cũng có thể chỉ định thời gian nếu muốn, nhưng điều này sẽ không cản trở các cuộc hẹn. Nó chỉ treo ở đó cho đến khi bạn kiểm tra nó.

Google Keep so với Google Task: Các trường hợp sử dụng

Có nhiều cách bạn có thể sử dụng Google Keep. Bằng cách sử dụng nhãn, Google Keep cũng có thể là một công cụ lập kế hoạch đa năng. Đây là một vài gợi ý:

• Nhanh chóng danh sách việc cần làm và ghi chú—viết nhiệm vụ và thông tin xuống ngay lập tức để tránh quên chúng. Vì tất cả chúng đều ở cùng một nơi nên bạn sẽ không bị mất chúng. gắn thẻ họ ghi chú hoặc làm, và sắp xếp hoặc thực hiện hành động đối với chúng khi bạn có thời gian.
• bảng tâm trạng—nhanh chóng lưu hình ảnh vào Google Keep khi bạn bắt gặp chúng.
• Cảm hứng và tài liệu tham khảo—dù bạn đang thực hiện các dự án sáng tạo hay đang trang trí lại, hãy thu thập hình ảnh và ý tưởng khi chúng xuất hiện để sau này bạn có thể xem tất cả chúng ở cùng một nơi.
• Lập kế hoạch truyền thông xã hội—tải hình ảnh lên và soạn thảo bản sao của bạn trong Google Keep. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy sao chép và dán nó vào tài khoản của bạn và đăng. Thêm lời nhắc nếu bạn muốn lên kế hoạch trước.
• Sổ lưu niệm và nhật ký—bạn muốn ghi lại hành trình hoặc sự kiện? Thu thập mọi thứ trong Google Keep và ghi chú khi bạn thực hiện.

Nhờ tính linh hoạt và các yếu tố trực quan, bạn có thể thỏa sức sáng tạo với Google Keep. Nhưng cũng có những lợi ích đối với các ứng dụng tối thiểu như Google Task.

Mặc dù nó không phải là một công cụ đa năng, nhưng nó là một ứng dụng đồng hành tuyệt vời. Google Tasks gắn thẻ theo bạn trên Google Workspace, nghĩa là nó luôn ở đó khi bạn làm việc. Google Keep cũng vậy, nhưng với Google Tasks, bạn tập trung vào một danh sách tại một thời điểm.

Google Task kết hợp tốt với Gmail vì bạn có thể thêm ngay các mục hành động từ hộp thư đến của mình, ứng dụng này kết hợp với lịch của bạn để cung cấp cho bạn thêm động lực và thực sự bạn có thể tạo một danh sách cho hầu hết mọi thứ và giữ cho danh sách đó luôn mở khi bạn giải quyết các bảng tính và các tài liệu.

Google Keep so với Google Task: Cộng tác

Google Keep cho phép bạn chia sẻ ghi chú, danh sách và hình ảnh với người khác. Google Nhiệm vụ không cung cấp bất kỳ tính năng cộng tác nào, điều này thật tuyệt nếu kế hoạch của bạn là soạn thảo danh sách chỉ dành cho bạn. Giới hạn giữ sự tập trung vào bạn và danh sách việc cần làm của bạn. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một nơi để lập nhóm với những người khác, thì Google Keep là lựa chọn phù hợp.

Khi bạn chia sẻ một mục trong Google Keep, mục đó sẽ hiển thị trong tài khoản của họ ngay lập tức và gửi thông báo qua email cho họ biết mục đó ở đó. Nó vẫn giữ nguyên, trừ đi bất kỳ nhãn hoặc mã màu nào, vì vậy cộng tác viên của bạn có thể sắp xếp mọi thứ theo cách riêng của họ.

Vì Google Keep liên tục thêm các mục vào một nơi nên việc gắn nhãn sẽ hữu ích trong việc giúp bạn tìm thấy chúng sau này. Nếu bạn thường chia sẻ với cùng một người, bạn có thể tạo nhãn có tên của họ để nhanh chóng xác định vị trí ghi chú của họ. Nếu bạn làm việc với nhiều người, bạn có thể tạo một nhãn chung. Hoặc, nếu bạn đang cộng tác trong nhiều dự án, chỉ cần gắn thẻ tên phù hợp cho chúng.

Cái nào tốt hơn?

Google Keep là sự kết hợp tuyệt vời giữa tính sáng tạo và tính tổ chức. Nếu bạn không bận tâm đến một chút mọi thứ ở một nơi, thì đó có thể là lựa chọn tốt hơn nếu bạn thích một chút tùy chỉnh và mã màu. Đây cũng là một nơi dễ dàng để khơi dậy những suy nghĩ và ý tưởng của bạn mà không làm mất chúng trên một mảnh giấy nhớ hoặc một mảnh giấy. Mặc dù điều đó nghe có vẻ lộn xộn, nhưng việc ghim và dán nhãn sẽ giúp bạn tìm lại các mục sau này.

Google Task là tối thiểu và tập trung. Mặc dù bạn có thể tạo nhiều danh sách việc cần làm, nhưng bạn chỉ có thể xem từng danh sách một, giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại. Đây là một ứng dụng đồng hành tuyệt vời dành cho những người sử dụng Google Workspace.

Nhưng ngay cả khi bạn chỉ sử dụng nó trên điện thoại, ứng dụng này không có tính năng dư thừa nào khiến bạn mất tập trung. Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng để tạo danh sách kiểm tra nhanh chóng, không rườm rà nhưng khó bỏ qua lời nhắc, thì Google Tasks có thể đáng để thử.

Lập kế hoạch với các ứng dụng Google này

Cho dù bạn chọn Google Keep vì tính sáng tạo hay Google Task vì trọng tâm của nó, thì cả hai ứng dụng đều có sẵn miễn phí trong trình duyệt hoặc cửa hàng ứng dụng trên điện thoại của bạn. Tất cả những gì bạn cần là tài khoản Google và bạn đã sẵn sàng.

Trên hết, bạn có thể sử dụng các ứng dụng này cùng với Workspace hoặc sử dụng riêng chúng nếu bạn thích phần mềm khác. Nếu sau khi đọc điều này, bạn vẫn không thể quyết định, tại sao không thử cả hai và xem cái nào phù hợp nhất với bạn?