5 cách chuẩn bị thuế của bạn bằng hàm SUMIF của Excel

Khi nói đến công việc thường tẻ nhạt là chuẩn bị cho mùa khai thuế, việc tổ chức có tổ chức là điều bắt buộc để thành công. Hiểu những chi phí bạn đã phát sinh trong năm qua và mức độ ảnh hưởng của từng khoản chi phí đối với tài chính của bạn, có thể giúp bạn tối đa hóa các khoản khấu trừ.

Biết bao nhiêu phần trăm tổng thu nhập hộ gia đình của bạn đến từ mỗi nguồn sẽ giúp đảm bảo rằng bạn không chỉ gửi các con số chính xác khi đến thời điểm nộp đơn mà còn có thể tính toán kỹ càng mọi khoản khấu trừ có thể. Rất may, Excel cung cấp một bộ công cụ và chức năng có thể giúp bạn sắp xếp công việc trong khi thực hiện các khoản thuế của mình.

1. Phân loại chi phí theo số tiền trong Excel

Sắp xếp chi phí hợp lý là điều cần thiết khi chuẩn bị khai thuế. Để tối ưu hóa lợi tức của mình, bạn cần liệt kê các giao dịch mua chính đã thực hiện trong năm qua thành từng khoản.

Hoàn toàn có thể xem qua từng mục hàng trong danh sách của bạn theo cách thủ công để kiểm tra xem mục nào đủ điều kiện là chi phí chính. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tự động tính toán bằng cách tính tổng các loại chi phí dựa trên giá bằng hàm SUMIF của Excel.

Hãy xem xét bảng tính sau đây trình bày dữ liệu ví dụ về chi tiêu cả năm.

Tính tổng cho các chi phí lớn và nhỏ rất đơn giản với một cặp hàm SUMIF.

Ô F2 sử dụng hàm SUMIF sau để tổng tất cả các chi phí lớn hơn $300,00:

 =SUMIF(B2:B28, ">300") 

Trong khi đó, ô F3 cũng đang sử dụng hàm SUMIF của chính nó để cộng tất cả các chi phí nhỏ hơn hoặc bằng $300,00:

 =SUMIF(B2:B28, "<=300") 

Cùng với nhau, hai chức năng này đơn giản hóa việc tính toán số tiền bạn đã chi cho các giao dịch mua lớn hoặc nhỏ.

2. Tổng hợp danh mục chi phí theo loại trong Excel

Ngoài việc chia chi phí theo quy mô mua hàng, bạn cũng có thể muốn tính tổng theo loại chi phí. Điều này có thể cho phép bạn tìm tổng số các mặt hàng có thể được khấu trừ khỏi nghĩa vụ thuế của bạn và có thể cần phải nhập vào một số biểu mẫu.

Hàm SUMIF làm cho việc tính tổng theo loại chi phí trở nên đơn giản. Nó cho phép chức năng kiểm tra hoạt động trên một phạm vi trong khi một phạm vi riêng biệt được tính tổng.

Trong các ô F5:F7, chúng tôi sử dụng mảng hàm sau đây để lấy tổng số cho các danh mục riêng lẻ:

 =SUMIF(C2:C28, "=Housing", B2:B28) 

 =SUMIF(C2:C28, "=Donations", B2:B28) 

 =SUMIF(C2:C28, "=Business", B2:B28) 

Hàm SUMIF chạy trên cột C chứa danh mục. Tuy nhiên, đối số thứ ba chỉ định cột nào cần thêm. Trong trường hợp này, bạn muốn thêm tất cả các giá trị trong cột B, miễn là loại trong cột C là đúng loại. Điều này cho phép chúng tôi sử dụng hàm SUMIF cho các mục đích khác với các mục đích số.

3. Sử dụng SUMIF của Excel để phân loại thu nhập theo loại

Sử dụng các kỹ năng tương tự từ mục cuối cùng trong danh sách, bạn có thể thực hiện các phép tính tương tự đối với thu nhập của mình. Hoán đổi việc tìm kiếm các Khoản đóng góp và chi phí Kinh doanh của bạn để tìm kiếm các khoản lãi vốn, lãi tích lũy và thu nhập của nhà thầu.

Nếu bạn có nhiều loại thu nhập phù hợp với một danh mục cụ thể, bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS để kiểm tra nhiều điều kiện và tính tổng trên nhiều danh mục. Điều này rất hữu ích cho những người nắm giữ tiền lãi tích lũy, tài sản vốn đã tăng giá trị trong suốt cả năm hoặc danh mục đầu tư lớn.

Ví dụ, chúng ta sẽ xem xét một bảng tính liệt kê thu nhập trong suốt một năm được phân loại theo nguồn. Mỗi mục trong danh sách chứa số lượng, ngày tháng và loại. Bên cạnh danh sách, một tập hợp các hàm SUMIF đang được sử dụng để tính tổng từng loại thu nhập để tổng số có thể bị đánh thuế một cách thích hợp.

Trong ví dụ trên, cột G được điền bằng hàm sau:

 =UNIQUE(D2:D52) 

Điều này cung cấp bảng phân tích về mọi loại thu nhập duy nhất được liệt kê trong cột D. Điều này cho phép cột H được điền bằng một loạt hàm SUMIF tham chiếu đến các ô trong cột G. Ví dụ: hàm sau trong ô H2 cung cấp tổng của tất cả các mặt hàng thuộc loại “thu nhập”.

 =SUMIF(D2:D52,G2,B2:B52) 

Điều này cung cấp một khoản tiền cho từng loại thu nhập duy nhất được liệt kê. Mỗi loại thu nhập được đánh thuế ở một tỷ lệ khác nhau, làm cho việc tính toán những gì còn nợ trên mỗi loại khó khăn mà không có tổng số.

4. Phân loại các khoản khấu trừ bằng hàm SUMIF của Excel

Một trường hợp sử dụng tuyệt vời khác cho hàm SUMIF của Excel là tính tổng các khoản khấu trừ. Nhiều chi phí trong năm có thể được tính vào thu nhập chịu thuế của bạn. Cách đơn giản nhất để theo dõi là tạo một trang tính riêng chỉ để đếm các khoản khấu trừ của bạn, sau đó bắt đầu tính tổng các loại khác nhau.

Việc tạo danh sách này sẽ phụ thuộc vào việc bạn có hồ sơ tốt ở nơi khác, vì vậy, điều quan trọng là thông tin khác của bạn phải đầy đủ. Những điều này có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền thuế đáng kể, vì vậy việc cập nhật hồ sơ trong suốt cả năm là rất quan trọng. Làm như vậy có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian xem lại các biên lai cũ.

Đưa ra danh sách các loại chi phí có thể được tính vào khoản khấu trừ, bạn có thể nhanh chóng tính tổng chúng, như trong ví dụ bên dưới.

Ví dụ này sử dụng danh sách chi phí được khấu trừ trên một trang tính khác, cùng với tỷ lệ phần trăm chi phí, để tính tổng cho từng loại khấu trừ. Sau khi mỗi loại được xác định, kết quả được cộng lại để khấu trừ tổng. Mỗi loại tổng số được xác định với công thức này:

 =SUMIF(C2:C28,E2,B2:B28)*Sheet2!B1 

Cột B trên Trang tính 2 chứa tỷ lệ phần trăm được khấu trừ của danh mục. Cuối cùng, một tổng số lớn có thể được tính toán đơn giản với chức năng này:

 =SUM(F2:F4) 

5. Sử dụng SUMIF để tính tổng dựa trên ngày trong Excel

Hàm SUMIF của Excel có thể so sánh nhiều thứ hơn là chỉ bằng nhau giữa hai đoạn văn bản. Nó cũng có thể so sánh ngày và thậm chí cho biết liệu một ngày nhất định đến trước hay sau một ngày khác.

Tổng cộng theo ngày có thể hữu ích cho những trường hợp có thay đổi lớn trong cuộc sống xảy ra trong suốt cả năm, chẳng hạn như chuyển chỗ ở hoặc thay đổi nghề nghiệp. Biết thông tin nào xảy ra trước và sau có thể giúp bạn tính toán những gì còn nợ.

Cách lý tưởng để tính tổng theo danh mục trong một phạm vi ngày cố định là sử dụng hàm SUMIFS của Excel. Nó tương tự như SUMIF tiêu chuẩn; tuy nhiên, nó có thể có nhiều điều kiện được xác định trong đó:

 =SUMIFS(B2:B28, C2:C28, "Housing", D2:D28, "<= " & DATE(2022, 2, 5)) 

Trong hàm trên, chúng tôi giả định rằng một sự di chuyển xảy ra từ trạng thái này sang trạng thái khác vào ngày 05/02/2022. Điều này sẽ tổng tất cả các khoản thanh toán cho nhà ở đã xảy ra vào hoặc trước ngày đó trong danh mục “Nhà ở”.

Đầu tiên, phương pháp này xác thực rằng danh mục trong C2:C28 là chính xác, sau đó xác thực rằng ngày trong D2:D28 nằm trong khung thời gian chính xác. Ngoài ra, nếu cần, bạn có thể thêm nhiều bộ lọc hơn, chẳng hạn như tính tổng trên một số tiền cụ thể hoặc bỏ qua các mục có tên cụ thể.

Hàm SUMIFS thuận tiện cho việc kiểm tra nhiều điều kiện trên một bản ghi vì nó có thể chấp nhận nhiều phép thử nếu cần.

SUMIF của Excel có thể giúp bạn tùy chỉnh hoàn toàn việc chuẩn bị thuế

Excel là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để sắp xếp hồ sơ của bạn khi chuẩn bị khai thuế. Công cụ này là không thể thiếu, với các cách tích hợp sẵn để tự động tính tổng, phân loại chi phí và xác định số tiền bạn đã kiếm được từ thu nhập, tiền lãi và cổ tức.

Là một phần thưởng bổ sung, nó có khả năng giúp bạn tiết kiệm tiền mặt cho các chi phí được chia thành từng khoản và tính toán thu nhập cho các khung thời gian khác nhau. Cùng với nhau, những điều này làm cho hàm SUMIF của Excel trở nên vô giá đối với bất kỳ ai khai thuế của riêng họ.