Bạn nên sử dụng tính năng Notion nào?

Notion đã trở thành một ứng dụng yêu thích của người hâm mộ cho cả mục đích sử dụng chuyên nghiệp và cá nhân, và đó là vì những lý do chính đáng. Nó đi kèm với vô số tính năng hữu ích cho nhiều thứ khác nhau, từ tạo danh sách việc cần làm đơn giản đến theo dõi hàng trăm dữ liệu.

Trong số các tính năng tiện lợi này là cơ sở dữ liệu bảng và bảng đơn giản, về cơ bản hiển thị dữ liệu ở dạng bảng. Mặc dù trông chúng có vẻ giống nhau, nhưng chúng thực sự khác nhau một thế giới. Hãy xem qua sự khác biệt giữa các công cụ này và thời điểm bạn có thể sử dụng từng công cụ.

Một bảng khái niệm đơn giản là gì?

Bảng đơn giản trong Notion là một cách cơ bản để tổ chức dữ liệu theo cách dạng bảng. Ở đây, về cơ bản, bạn làm việc với các hàng và cột giống như với một bảng tính đơn giản. Bạn có thể sắp xếp lại các hàng và cột, thêm hàng và cột mới, điều chỉnh độ rộng cột và chuyển hàng/cột đầu tiên thành tiêu đề có văn bản in đậm và màu nền khác.

Nếu bạn cảm thấy bảng trông quá đơn giản theo ý thích của mình, bạn cũng có thể định dạng văn bản trong các ô bằng cách sử dụng các tùy chọn có sẵn (màu văn bản và nền, in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, mã và phương trình). Bạn thậm chí có thể thêm biểu tượng cảm xúc và biểu tượng trong các ô. Những thứ hữu ích khác mà bạn có thể thêm vào một ô bao gồm liên kết đến một trang, ngày tháng, người và lời nhắc.

Thật không may, đó là khá nhiều cho các bảng đơn giản. Bạn không thể sắp xếp dữ liệu theo cách có ý nghĩa hoặc chèn công thức vào các ô để tính toán nội dung của các hàng hoặc cột cụ thể. Cũng không có loại dữ liệu nào khác mà bạn có thể sử dụng trong các ô, chẳng hạn như hộp kiểm và tỷ lệ phần trăm.

Tuy nhiên, mặc dù không có nhiều chức năng mà một bảng đơn giản cung cấp, nhưng nó vẫn khá tiện dụng, đặc biệt khi tất cả những gì bạn thực sự muốn làm là hiển thị dữ liệu tĩnh theo kiểu có tổ chức hơn.

Cơ sở dữ liệu bảng khái niệm là gì?

Cơ sở dữ liệu bảng trong Notion trông hơi giống một bảng đơn giản. Bạn có các hàng và cột để đặt dữ liệu của mình và bạn có thể thêm bao nhiêu hàng và cột tùy thích. Tuy nhiên, không giống như các bảng đơn giản, cơ sở dữ liệu bảng có nhiều tính năng hơn.

Đối với một cơ sở dữ liệu bảng là linh hoạt khi nói đến nội dung của nó. Bạn không bị giới hạn ở văn bản thông thường, ngày tháng, lời nhắc, liên kết đến các trang và mọi người. Bạn hoàn toàn có thể thêm các thuộc tính khác vào một ô, chẳng hạn như số, hộp kiểm, email, URL, điện thoại và thậm chí cả tệp.

Ngoài ra còn có các thuộc tính nâng cao hơn như công thức tính toán nội dung của các ô cụ thể, quan hệ liên kết cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu khác và cuộn lên, đây là một kiểu tính toán nâng cao hơn trong cơ sở dữ liệu.

Một cơ sở dữ liệu bảng cũng có thể thay đổi hình thức của nó. Nếu bạn cảm thấy dữ liệu của mình có thể được sắp xếp theo cách tốt hơn ngoài bảng, bạn có thể dễ dàng thay đổi dữ liệu đó thành bảng, dòng thời gian, thư viện, danh sách hoặc lịch. Chế độ xem bảng tương tự như bảng Kanban vì nó sắp xếp dữ liệu của bạn theo trạng thái.

Mặt khác, chế độ xem dòng thời gian trông giống như biểu đồ Gantt trình bày lịch trình nhiệm vụ. Dạng xem lịch cũng hiển thị lịch trình nhiệm vụ, nhưng thay vì dòng thời gian, nó hiển thị cả tháng. Danh sách và thư viện đúng như tên gọi của chúng: chế độ xem danh sách trình bày dữ liệu trong danh sách, trong khi chế độ xem thư viện trình bày dữ liệu giống như một thư viện ảnh.

Có các tính năng cơ sở dữ liệu Notion nâng cao khác mà bạn có thể kiểm tra, chẳng hạn như bộ lọc, sắp xếp và cơ sở dữ liệu được liên kết.

Khi nào nên sử dụng bảng đơn giản khái niệm

Một bảng đơn giản được sử dụng tốt nhất khi làm việc với dữ liệu tĩnh không cần bất kỳ xử lý đặc biệt nào (ví dụ: tính toán và quan hệ). Giả sử bạn cần trình bày dữ liệu gọn gàng và có tổ chức mà không cần các nút và công cụ phức tạp của cơ sở dữ liệu. Các bảng đơn giản có thể thực hiện thủ thuật tốt.

Họ cũng rất thân thiện với người mới bắt đầu. Nếu bạn chưa quen với Notion, bạn có thể sẽ cảm thấy sợ hãi trước tiếng chuông và tiếng còi của cơ sở dữ liệu. Thay vì choáng ngợp với các thuật ngữ Notion không quen thuộc trong cơ sở dữ liệu, bạn chỉ cần chuyển sang các bảng đơn giản và tìm đến cơ sở dữ liệu.

Các trường hợp sử dụng mẫu cho các bảng đơn giản khái niệm

Để cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về nơi bạn có thể sử dụng các bảng đơn giản, đây là một vài ví dụ:

• phân phòng
• Lịch học
• Danh sách cửa hàng tạp hóa với số lượng
• phiên động não
• Định nghĩa thuật ngữ
• so sánh
• báo cáo lớp
• Lịch sử sửa đổi

Khi nào nên sử dụng cơ sở dữ liệu bảng khái niệm

Cơ sở dữ liệu bảng có thể hữu ích cho các tình huống khi bạn cần nhiều hơn là chỉ trình bày dữ liệu cơ bản. Vì bạn sẽ sử dụng dữ liệu thay vì chỉ hiển thị chúng, nên bạn cần có nhiều chức năng hơn theo ý của mình. Đây là nơi cơ sở dữ liệu bảng đi vào hình ảnh.

Chúng đặc biệt hữu ích để nắm bắt thông tin với các thành phần phân loại, lặp đi lặp lại. Một ví dụ là thư mục nhân viên, nơi bạn có thể sẽ nhập cùng một dữ liệu cho vị trí, vai trò và bộ phận nhiều lần. Thay vì phải nhập đi nhập lại mục đó, bạn chỉ cần sử dụng thuộc tính Select của cơ sở dữ liệu bảng.

Các thuộc tính bổ sung này cũng có thể giúp bạn hiểu dữ liệu tốt hơn hoặc hiển thị chúng rõ ràng hơn. Chẳng hạn, bạn có thể sắp xếp nhân viên theo vị trí hoặc lọc họ theo vai trò. Nếu bạn đã sử dụng một bảng đơn giản cho việc này, thì bạn phải kiểm tra vị trí và vai trò theo cách thủ công và sắp xếp lại dữ liệu cho phù hợp.

Các trường hợp sử dụng mẫu cho cơ sở dữ liệu bảng khái niệm

Cơ sở dữ liệu bảng cũng được đề xuất để quản lý dự án và nhiệm vụ, tạo nhật ký dấu đầu dòng và thậm chí xây dựng các CRM đơn giản trong Notion. Các trường hợp sử dụng đáng chú ý khác cho cơ sở dữ liệu bảng bao gồm:

• Kho
• lộ trình
• theo dõi ngân sách
• người quản lý liên hệ
• ghi chú cuộc họp
• trình theo dõi mục tiêu
• lịch nội dung
• kế hoạch du lịch

Tổ chức dữ liệu tốt hơn với cơ sở dữ liệu và bảng đơn giản của Notion

Bất chấp sự khác biệt rõ ràng của chúng, bảng đơn giản và cơ sở dữ liệu bảng về cơ bản có một mục tiêu: tổ chức dữ liệu theo cách mà người dùng hoặc người đọc dễ hiểu nhất. Bạn sẽ gặp các tình huống khi một bảng đơn giản có thể hoạt động tốt, nhưng sẽ có những trường hợp, đặc biệt là trong môi trường văn phòng, khi bạn cần cơ sở dữ liệu bảng.

Thật may mắn cho bạn, Notion giúp bạn dễ dàng làm việc với cả hai và phần tốt nhất là bạn có thể dễ dàng chuyển đổi cái này sang cái kia (chuyển đổi một bảng đơn giản thành cơ sở dữ liệu bảng và ngược lại). Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc bắt đầu với sai công cụ, vì bạn có thể dễ dàng biến nó thành công cụ khác chỉ bằng vài cú nhấp chuột.