6 nguyên nhân phổ biến khiến sổ làm việc Excel bị hỏng (và cách ngăn chặn chúng)

Khôi phục tệp Excel bị hỏng có thể là một trải nghiệm khó chịu. Ít nhất, nỗi sợ mất dữ liệu quan trọng và nỗ lực đầu tư vào việc tạo tệp có thể khiến bạn choáng ngợp. Mặc dù có nhiều phương pháp khác nhau để truy xuất tệp Excel bị hỏng, nhưng chúng có thể tỏ ra không hiệu quả hoặc yêu cầu trình độ kỹ thuật vượt quá chuyên môn của người dùng trung bình.

Do đó, tốt nhất là bạn nên tránh xa các hành động có thể gây ra lỗi cho sổ làm việc Excel của bạn. Bài viết này đi sâu vào các lý do phổ biến nhất khiến Sổ làm việc Excel bị hỏng và đưa ra các mẹo phòng ngừa thiết thực.

1. Máy tính bị tắt đột ngột

Máy tính có thể tắt mà không có cảnh báo do quá nóng, phần cứng bị lỗi hoặc mất điện đột ngột. Sổ làm việc Excel đang mở trong khi tắt máy có thể bị hỏng. Trong khi làm việc trên sổ làm việc Excel, máy tính của bạn sẽ cập nhật và lưu dữ liệu vào ổ cứng của nó. Việc cắt điện đột xuất có thể làm gián đoạn quá trình lưu tệp này và khiến tệp Excel bị hỏng.

Làm thế nào để ngăn chặn nó?

Tránh để các tệp Excel mở khi bạn không làm việc để ngăn việc tắt đột ngột làm hỏng chúng. Tạo thói quen thường xuyên lưu công việc của bạn và đóng các tab Excel ngay khi hoàn thành công việc. Và nếu bạn sống ở khu vực thường xuyên bị cắt điện đột ngột, hãy cân nhắc đầu tư vào bộ lưu điện (UPS) để ngăn máy tính tắt bất ngờ.

2. Đĩa cứng bị hỏng

Bạn đã bao giờ làm rơi máy tính xách tay của mình và thấy rằng bạn không thể mở (hoặc thậm chí không tìm thấy) một số tệp của mình chưa? Tác động như vậy có thể sẽ làm hỏng một số khu vực nhất định trên đĩa cứng của bạn và làm hỏng hoặc xóa sạch các tệp (Excel hoặc cách khác) được lưu trữ trong các khu vực này. Khi bạn lưu một tệp trên đĩa cứng bị hỏng và bị hỏng như vậy, nó có thể không được lưu hoặc được lưu với dữ liệu bị thiếu, dẫn đến hỏng tệp.

Làm thế nào để ngăn chặn nó?

Bạn cũng nên để ý các dấu hiệu hỏng ổ cứng và thay thế nó nếu ổ cứng của bạn bị lỗi. Có nhiều nguyên nhân khác gây ra lỗi đĩa cứng, chẳng hạn như tác động vật lý, sự cố phần mềm, điện áp tăng và quá nóng. Mặc dù không phải tất cả những điều này đều nằm trong tầm kiểm soát của bạn, nhưng bạn có thể cẩn thận hơn với máy tính xách tay của mình và cảnh giác về tình trạng của phần cứng máy tính để giảm khả năng hỏng ổ cứng.

3. Kích thước tệp lớn

Các tệp Excel lớn hơn dễ bị hỏng hơn vì chúng thường chứa nhiều công thức và liên kết. Có khả năng là trong số rất nhiều công thức và liên kết, một số công thức không chính xác hoặc liên kết bị hỏng làm hỏng toàn bộ tệp.

Các tệp lớn hơn cũng ảnh hưởng đến Excel, vì vậy bạn sẽ nhận thấy nó trở nên chậm và (đôi khi) không phản hồi. Excel mất nhiều thời gian hơn để tải và lưu các tệp lớn hơn này; nếu có sự gián đoạn trong quá trình tải hoặc lưu, tệp Excel có thể bị hỏng.

Làm thế nào để ngăn chặn nó?

Tốt nhất là tránh thêm các công thức hoặc liên kết không cần thiết vào tệp Excel của bạn để giữ cho kích thước tệp nhỏ hơn. Nhưng nếu điều đó không khả thi, hãy chia nó thành các tệp nhỏ hơn để dễ tải, lưu và quản lý hơn.

4. Lỗi trong Excel

Giống như các phần mềm khác, Excel không hoàn hảo. Mặc dù các nhà phát triển của Microsoft tiếp tục cập nhật Excel và thêm các bản vá mới để loại bỏ các lỗi (lỗi phần mềm) và các lỗ hổng bảo mật khác, nhưng có thể một số vẫn còn. Những lỗi này có thể ngăn tệp của bạn lưu chính xác hoặc hiểu sai một số chức năng Excel, dẫn đến hỏng tệp.

Làm thế nào để ngăn chặn nó?

Luôn cập nhật chương trình Excel của bạn là cách tốt nhất để ngăn lỗi phần mềm làm hỏng các tệp Excel của bạn. Bạn cũng nên tránh sử dụng macro và phần bổ trợ của bên thứ ba vì chúng chưa được hiệu đính và có thể có các lỗ hổng có thể làm hỏng tệp của bạn.

5. Các vấn đề về đồng bộ hóa và máy chủ mạng

Nếu bạn đang làm việc trên một tệp Excel được lưu trữ trên máy chủ mạng, thì sẽ có nguy cơ tệp bị hỏng cao. Tốc độ internet chậm và các sự cố kết nối có thể ngăn cản việc lưu trữ dữ liệu hoàn chỉnh. Cũng có thể bạn bị mất kết nối khi thực hiện các thay đổi. Vì các thay đổi chưa được lưu nên dữ liệu bị thiếu có thể làm hỏng tệp của bạn.

Nếu nhiều người dùng cố gắng truy cập và thực hiện các thay đổi đối với cùng một tệp Excel, điều đó có thể dẫn đến các sự cố đồng bộ hóa dữ liệu và dữ liệu bị ghi đè có thể làm hỏng tệp.

Làm thế nào để ngăn chặn nó?

Bạn phải luôn đảm bảo kết nối ổn định trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Để tránh những sự cố như vậy, hãy lưu tệp Excel trên máy tính của bạn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

6. Phần mềm độc hại & Virus máy tính

Vi-rút và phần mềm độc hại có thể thay đổi, ghi đè hoặc xóa dữ liệu tệp Excel của bạn khiến tệp bị hỏng. Nếu máy tính của bạn bị nhiễm bất kỳ phần mềm độc hại hoặc vi-rút nào, thì tất cả các tệp của bạn (bao gồm cả sổ làm việc Excel) đều gặp rủi ro.

Làm thế nào để ngăn chặn nó?

Cách tốt nhất để giữ cho máy tính của bạn sạch vi-rút và phần mềm độc hại là tránh cài đặt phần mềm từ các nguồn không xác định hoặc kết nối máy tính của bạn với một máy chủ không xác định. Bạn cũng nên cài đặt phần mềm chống vi-rút để phát hiện và xóa bất kỳ chương trình độc hại nào trước khi chương trình này gây ra bất kỳ thiệt hại nào hoặc làm hỏng các tệp của bạn.

Sao lưu tệp Excel của bạn

Sổ làm việc Excel bị hỏng có thể xảy ra vì nhiều lý do và không phải lúc nào cũng có thể ngăn chặn được. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên sao lưu các tệp Excel và sổ làm việc quan trọng để tránh mất dữ liệu quan trọng.

Nhưng nếu một sổ làm việc Excel quan trọng bị hỏng, đừng mất hy vọng. Bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để khôi phục sổ làm việc Excel bị hỏng (hoặc ít nhất là dữ liệu).