Cái nào tốt hơn cho việc lập kế hoạch hàng ngày?

Một hệ thống năng suất tốt là điều cần thiết, đặc biệt nếu công việc của bạn liên quan đến việc dành nhiều thời gian cho máy tính. Nếu không có một, bạn rất dễ bị thu hút sự chú ý vào nhiều lĩnh vực—và khiến bạn không thể đạt được các mục tiêu mà mình muốn đạt được.

Nếu bạn quan tâm đến việc tối ưu hóa năng suất của mình, gần như chắc chắn bạn đã nghe nói về Lịch Apple trước đây. Notion là một ứng dụng khác đã đạt được sức hút đáng kể trong những năm gần đây, với những người như Ali Abdaal và Thomas Frank là những người ủng hộ đặc biệt mạnh mẽ.

Nhưng ứng dụng nào tốt hơn cho việc lập kế hoạch hàng ngày và—về mặt này—mỗi ứng dụng có thể cung cấp cho bạn những gì? Bạn có nên cân nhắc sử dụng chúng cùng nhau thay vì chọn cái này hay cái kia không? Hãy cùng tìm hiểu.

1. Sắp Xếp Cuộc Họp

Lịch là lựa chọn tốt hơn để sắp xếp các cuộc họp và các sự kiện khác. Bạn có thể dễ dàng chọn xem bạn muốn các sự kiện của mình kéo dài cả ngày hay trong các khoảng thời gian cụ thể và việc mời mọi người thật dễ dàng. Hơn nữa, bạn có thể bao gồm các tệp đính kèm, ghi chú hoặc liên kết đến các tài nguyên hữu ích. Khi sử dụng ứng dụng lịch, bạn cũng sẽ dễ dàng chấp nhận bất kỳ sự kiện nào mà bạn được mời tham gia.

Mặc dù vậy, Notion không đáng để bỏ qua hoàn toàn. Bạn có thể sử dụng các mẫu để tạo lịch, giúp bạn có cái nhìn tổng quan đầy đủ về các nghĩa vụ sắp tới của mình.

2. Ngăn chặn thời gian của bạn

Đối với nhiều người, sắp xếp thời gian là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng bạn dành đủ thời gian cho những nhiệm vụ có ý nghĩa. Nếu bạn không lên kế hoạch cho thời gian của mình, ngày của bạn có nguy cơ bị phân mảnh. Hơn nữa, bạn có thể không đạt được nhiều tiến bộ trong các dự án và mục tiêu lớn của mình như mong muốn.

Bên cạnh việc sắp xếp các sự kiện, bạn cũng có thể sử dụng lịch để sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng. Bạn có thể sử dụng các công cụ tương tự được đề cập trong phần trước để đạt được điều này, chẳng hạn như chọn lượng thời gian bạn muốn phân bổ. Ví dụ: nếu bạn đang thử kỹ thuật Pomodoro, nhu cầu của bạn có thể khác với nhu cầu của người khác.

Bạn có thể tạo một mẫu trong Notion cho phép bạn lập kế hoạch cho ngày của mình nhưng việc sử dụng lịch sẽ dễ dàng hơn. Nếu không có thiết bị Apple, bạn có thể thử tăng năng suất của mình bằng Lịch Google.

3. Các tính năng bổ sung cho Lập kế hoạch hàng ngày

Mỗi ứng dụng trong hệ thống năng suất của bạn phải đáp ứng một trong các nhu cầu của bạn, nhưng thật tuyệt khi bạn có các tính năng bổ sung để làm việc. Trong khi lịch đứng đầu trong hai hạng mục trước đó, Notion giành giải thưởng trong phần này.

Notion có một số tính năng mà bạn có thể sử dụng để lên kế hoạch cho ngày của mình tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình cho mỗi ngày trong tuần và thêm chúng vào cùng một trang. Khi sử dụng Notion, bạn cũng có thể tải xuống các mẫu cho phép bạn vạch ra các mục tiêu của mình và theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu đó.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể tùy chỉnh một số thứ trong lịch. Ví dụ: bạn có thể quyết định xem bạn muốn xem lịch trình của mình dựa trên toàn bộ tháng—hoặc năm, ngày hoặc tuần của bạn.

4. Các thiết bị bạn có thể sử dụng các ứng dụng này trên

Notion và lịch khác nhau khá nhiều về khả năng trên nhiều thiết bị. Cũng như các ứng dụng khác do Apple phát triển, bạn chỉ có thể sử dụng Lịch Apple trong hệ sinh thái nói trên. Nếu bạn không sử dụng các thiết bị của Apple, bạn sẽ cần tìm một giải pháp thay thế.

Giống như Lịch Apple, Notion khả dụng trên các thiết bị của Apple. Bạn có thể tải xuống ứng dụng chính thức cho iOS và iPad từ App Store và bản tải xuống cho Mac có sẵn trên trang web Notion. Nếu không muốn tải xuống ứng dụng cho máy Mac của mình, bạn cũng có thể sử dụng Notion trong trình duyệt của mình.

Bên cạnh các thiết bị của Apple, bạn cũng có thể sử dụng Notion trên Android. Hơn nữa, công ty có một ứng dụng cho Windows.

5. Thiết lập nhiệm vụ định kỳ

Nhiều người trong chúng ta cần thực hiện các nhiệm vụ tương tự nhiều lần mỗi tuần; kiểm tra email là một ví dụ. Có, chúng ta có thể thêm những thứ này vào lịch của mình mỗi lần—nhưng làm như vậy rất đơn điệu và tốn thời gian.

Lịch Apple cho phép bạn thiết lập các tác vụ định kỳ một cách dễ dàng. Bạn có thể chọn xem bạn muốn nó lặp lại mỗi ngày, tuần, tháng hay năm. Ngoài ra, bạn có thể quyết định khoảng thời gian tùy chỉnh.

Nếu bạn muốn tạo các tác vụ định kỳ trong Notion, bạn có thể thử tạo danh sách việc cần làm hàng ngày và chỉ cần bỏ chọn chúng mỗi lần. Đối với các chức năng không nhạy cảm với thời gian, bạn có thể thấy rằng việc thiết lập các tác vụ định kỳ bằng Todoist là một giải pháp thay thế tốt hơn.

6. Tạo danh sách việc cần làm

Nếu bạn muốn tạo danh sách việc cần làm cơ bản, Notion là lựa chọn tốt hơn Lịch Apple. Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một trang mới và gõ / trên bàn phím của bạn, trước khi chọn Những việc cần làm từ khối cơ bản phần. Bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm và bạn cũng có thể tạo danh sách của riêng mình.

7. Tùy chọn tùy chỉnh

Chức năng chính của các ứng dụng năng suất là giúp bạn kiểm soát quy trình làm việc của mình. Nhưng đồng thời, thật tuyệt nếu bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ theo cách bạn muốn. Apple Calendar và Notion khác nhau về các tùy chọn trong lĩnh vực này, nhưng bạn có các lựa chọn cho cả hai.

Lịch Apple cho phép bạn thay đổi màu của từng lịch mà bạn thêm vào ứng dụng. Bạn có thể chọn trong số những cái được tạo sẵn, nhưng bạn cũng có tùy chọn để chọn cái của riêng mình nếu điều đó dễ dàng hơn cho bạn. Với Lịch Apple, bạn cũng có thể quyết định lịch nào bạn muốn hiển thị—và lịch nào bạn muốn ẩn khỏi chế độ xem của mình.

Trong Notion, bạn có nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể thêm biểu tượng cảm xúc vào mỗi trang. Trên hết, bạn có thể chọn từ ba phông chữ khác nhau để nhập trên trang của mình. Notion cũng cung cấp khả năng kiểm soát chiều rộng trang và kích thước văn bản của bạn.

8. Mời người khác cộng tác

Cộng tác là một phần quan trọng để duy trì năng suất, đặc biệt nếu bạn làm việc từ xa hoặc là một phần của mô hình kết hợp. Và trong Notion and Calendar, bạn sẽ tìm thấy một loạt các tùy chọn. Trong Lịch Apple, bạn có thể chia sẻ một số lịch của mình với những người khác thông qua liên kết. Bạn cũng có thể quyết định xem bạn có muốn chúng được công khai hay không.

Notion cho phép bạn mời những người dùng khác vào không gian làm việc của mình. Tuy nhiên, số lượng người bạn có thể thêm vào một không gian tùy thuộc vào tư cách thành viên của bạn. Phiên bản miễn phí cho phép bạn mời tối đa 10 khách; đối với các gói trả phí, con số vượt quá 100.

Notion và Calendar nên là một phần của hệ sinh thái năng suất của bạn

Thay vì xem “Notion vs. Calendar”, nghĩ về cách bạn có thể sử dụng hai ứng dụng cùng nhau là một cách tiếp cận khôn ngoan hơn nhiều. Cả hai bổ sung cho nhau và bạn sẽ có một hệ thống năng suất toàn diện hơn nhiều bằng cách phát huy thế mạnh của chúng.

Lịch là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch cho các sự kiện cụ thể trong ngày của bạn, nhưng bạn có thể sử dụng Notion để phác thảo bức tranh toàn cảnh hơn. Hơn nữa, nó thuận tiện để tạo danh sách việc cần làm đơn giản.