Cách giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh

Đối với nhiều người, kiểm tra email là một phần không thể tránh khỏi trong cuộc sống làm việc hoặc học tập của họ. Tuy nhiên, chứng nghiện email (hoặc mệt mỏi với email) có thể len ​​lỏi vào bất kỳ ai và bạn rất dễ rơi vào thói quen kiểm tra hộp thư đến của mình cả ngày lẫn đêm.

Dưới đây là cách tạo mối quan hệ lành mạnh hơn với email để giảm căng thẳng, cũng như tận hưởng thời gian chết của bạn với ít phiền nhiễu hơn. Trong phần lớn các trường hợp, dù sao thì các tin nhắn mới cũng không cần được chú ý ngay lập tức.

Giới thiệu về chứng nghiện email

Tần suất bạn kiểm tra email trong ngày như thế nào? Nhìn chung, việc kiểm tra email ít thường xuyên hơn—chẳng hạn khoảng ba lần một ngày—có liên quan đến việc ít căng thẳng và cảm giác choáng ngợp hơn, theo Computers in Human Behavior. Rất có thể, nhiều người dùng email có xu hướng kiểm tra tài khoản của họ chặt chẽ hơn nhiều.

Nhìn bề ngoài, đây không phải là điều xấu: bạn đang cố gắng có trách nhiệm và trả lời tin nhắn kịp thời. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến cảm giác rằng bạn cần phải liên tục theo dõi hộp thư đến của mình.

Mặc dù một số người cần theo dõi email chặt chẽ để đạt được thành công trong nghề nghiệp, nhưng nhiều người khác có thể hưởng lợi từ việc mở hộp thư đến của họ ít thường xuyên hơn một chút. Trong hầu hết các trường hợp, những tin nhắn có quảng cáo mà bạn không quan tâm hoặc lời nhắc cuộc hẹn có thể đợi vài giờ.

Đây là cách cắt giảm thời gian bạn dành cho việc kiểm tra (và lo lắng về) email mỗi ngày.

1. Tắt Email trên điện thoại

Giảm bớt sự mệt mỏi với email trong cuộc sống hàng ngày bằng cách xóa tất cả email khỏi điện thoại của bạn. Điều này sẽ loại bỏ sự cám dỗ để quét hộp thư đến trong những thời điểm kỳ lạ trong ngày, đặc biệt là khi bạn không có đồng hồ. Nó có thể trở thành một hoạt động chỉ dành cho máy tính.

2. Kiểm tra hộp thư đến của bạn vào những thời điểm cụ thể

Đặt mục tiêu kiểm tra email vào những thời điểm cụ thể trong ngày, chẳng hạn như lúc 9 giờ sáng, trưa và 4 giờ chiều (hoặc bất kỳ sự sắp xếp nào phù hợp với lịch trình của bạn). Đặt mục tiêu ba lần một ngày hoặc thậm chí ít hơn, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Chiến lược này, đôi khi được gọi là gửi email theo nhóm, có xu hướng ít khiến bạn cạn kiệt cảm xúc hơn vì email, theo Internet Interventions. Thay vì cảm thấy như bạn phải luôn sẵn sàng, email trở thành một hoạt động dễ quản lý hơn chỉ diễn ra một vài lần trong ngày.

Nếu bạn lo lắng về việc để các đối tác email tiềm năng chờ đợi, thì hãy thiết lập thư trả lời tự động. Định cấu hình trình trả lời kỳ nghỉ định kỳ trong Gmail với thông báo cho biết thời gian bạn thường kiểm tra email mỗi ngày. Như một phương án dự phòng tiềm năng, hãy bao gồm số điện thoại và hướng dẫn người nhận tin nhắn gọi điện hoặc nhắn tin trong trường hợp có điều gì đó cần sự chú ý khẩn cấp.

Đối với hầu hết các trường hợp, việc đặt các ranh giới này bằng tính năng giám sát email có thể giúp bạn yên tâm hơn nhiều, trong khi vẫn đảm bảo bạn xem và trả lời các thư quan trọng một cách kịp thời. Đó là tốt nhất của cả hai thế giới.

3. Ngừng kiểm tra email vào buổi sáng

Theo một cuộc khảo sát từ Sleep Advisor, khoảng một phần ba thế hệ thiên niên kỷ kiểm tra email ngay khi họ thức dậy, mặc dù thực tế này thường làm gia tăng sự lo lắng. Sự thúc đẩy là điều dễ hiểu—bạn muốn bắt đầu một ngày làm việc hoặc học tập—nhưng đó không phải là cách thú vị nhất để dành một buổi sáng. Những suy nghĩ về danh sách việc cần làm đang chờ xử lý bắt đầu len lỏi trong não bạn trước cả khi bạn bước ra khỏi giường.

Thay vào đó, hãy chống lại sự thôi thúc mở hộp thư đến vào buổi sáng và tạo thói quen buổi sáng tốt hơn bao gồm một số hoạt động mà bạn yêu thích. Chuẩn bị một bữa sáng ngon lành, thư giãn hoặc viết nhật ký một chút. Mọi email đang chờ xử lý đều có thể đợi.

4. Lưu tâm đến sự bốc đồng kiểm tra của bạn

Khi nào bạn thường cảm thấy cần phải kiểm tra email nhất? Có phải ngay sau khi thức dậy hoặc trong suốt cả ngày bất cứ khi nào có thời gian ngừng hoạt động trong vài phút? Sự thôi thúc kiểm tra có thể trở nên quen thuộc và tự động đến mức bạn không thực sự nhận thấy điều đó.

Để theo dõi kỹ hơn thói quen này, hãy tải xuống các ứng dụng được thiết kế để giúp thay đổi thói quen của bạn, chẳng hạn như Strides. Đặt mục tiêu giảm số lần bạn kiểm tra email hoặc (nếu có thể) tổng thời gian bạn dành để tương tác với email. Quyết định một mục tiêu rõ ràng sẽ giúp việc cắt giảm thời gian gửi email trở nên khả thi hơn một chút.

5. Đóng tab Email trên máy tính của bạn

Thật dễ dàng để mở tab email trong khi làm việc, chạm vào tab mỗi khi có thư mới. Tuy nhiên, sự phân tâm thông báo từ email có thể làm giảm sự tập trung và làm gián đoạn quy trình làm việc. Không có gì ngạc nhiên khi kiểm tra email là một trong những thách thức quản lý tác vụ phổ biến khiến bạn khó tập trung vào những việc cần làm.

Nếu có thể, hãy khuyến khích nhóm của bạn giao tiếp bằng một công cụ khác, chẳng hạn như Slack hoặc Microsoft Teams. Các tính năng trò chuyện có thể thay thế liên lạc qua email trong nhiều trường hợp.

Nếu khó bỏ thói quen này, hãy đăng xuất khỏi email của bạn và tự nhập tên đăng nhập và mật khẩu mỗi lần. Nó bổ sung thêm một bước cho toàn bộ quá trình và làm cho nó ít tự động hơn. Tuy nhiên, theo thời gian, bạn sẽ đánh giá cao khả năng tập trung mà không cần liên tục liếc vào tab email và đợi thư đến xuất hiện.

6. Theo dõi thời gian của bạn trên email

Theo dõi chính xác lượng thời gian bạn dành cho email có thể giúp cắt giảm dễ dàng hơn. Trên iPhone, tính năng Thời gian sử dụng hiển thị lượng thời gian bạn dành cho ứng dụng email. Trong khi đó, các công cụ Digital Wellbeing của Android không chỉ giúp theo dõi thời gian của bạn trên email mà còn cho phép bạn đưa email vào một ứng dụng công việc cụ thể sẽ luôn ẩn khi bạn tắt đồng hồ.

Ngoài ra, hãy sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian như Toggl Track hoặc RescueTime để theo dõi việc sử dụng email. Đôi khi chỉ cần xem thời gian của bạn đi đâu cũng đủ tạo động lực để bạn cắt giảm thói quen sử dụng email.

Chế ngự thói quen kiểm tra email của bạn để giảm căng thẳng

Bạn hầu như không đơn độc nếu bạn cảm thấy khó cưỡng lại mong muốn xem hộp thư đến của mình suốt cả ngày, nhưng đó là một thói quen có thể bỏ được. Bằng cách không sử dụng các ứng dụng email trên điện thoại của bạn, hạn chế số lần bạn kiểm tra nó mỗi ngày và chỉ cần nhận thức rõ hơn về xu hướng xem hộp thư đến của mình, bạn có thể khắc phục tình trạng quá tải email và dành thời gian cho các hoạt động khác.

Hãy thử những mẹo này để xem những mẹo nào giúp quản lý thói quen email của bạn tốt nhất và bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy ít bị ràng buộc hơn với những thông báo trong hộp thư đến đó.