Tại sao chuyển đổi giữa các ứng dụng công việc lại không tốt và cách giải quyết
Nhân viên đã quá quen với việc chuyển đổi giữa các ứng dụng công việc đến mức họ đã phát triển bộ nhớ cơ dài hạn cho nó. Mặc dù tiện lợi nhưng những công cụ này chỉ giúp bạn ở một mức độ nào đó.
Việc chuyển đổi các tab chỉ mất vài giây, nhưng sẽ mất tới vài giờ một tuần nếu bạn chạy nhiều chương trình đồng thời. Và hầu hết người lao động thậm chí không nhận ra rằng họ đang lãng phí thời gian. Để giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, chúng tôi sẽ giải thích sự nguy hiểm của việc áp dụng quá nhiều chương trình phần mềm văn phòng.
Mục Lục
Điều gì gây ra sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các ứng dụng trong khi làm việc?
Công nghệ hợp lý hóa các quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ công việc khác nhau. Công cụ quản lý dự án sắp xếp trách nhiệm của nhóm, trình theo dõi thời gian giám sát hoạt động của nhân viên và công cụ lên lịch thiết lập các cuộc hẹn.
Như đã nói, các chương trình phần mềm vẫn không thể thay thế hoàn toàn nỗ lực của con người. Đầu tư quá mức vào tự động hóa, điều mà nhiều nhà tuyển dụng làm, buộc người dùng phải sử dụng nhiều ứng dụng. Một nghiên cứu theo chiều dọc của Okta, Inc. thậm chí còn chỉ ra rằng 10% doanh nghiệp Hoa Kỳ triển khai hơn 199 chương trình phần mềm cho công việc. Hầu hết mọi người không thể nhanh chóng xử lý nhiều nền tảng đó.
6 tác động tiêu cực của việc chuyển đổi giữa quá nhiều ứng dụng công việc
Một số người sẽ lập luận rằng việc chuyển đổi giữa các tab là một cái giá nhỏ phải trả cho sự tự động hóa và sự tiện lợi. Rốt cuộc, người bản địa kỹ thuật số nên thích nghi với sự thay đổi. Mặc dù các doanh nghiệp chỉ có thể hợp nhất các chức năng cụ thể, nhưng việc đảm nhận quá nhiều ứng dụng công việc sẽ mang lại một số nhược điểm cho người lao động.
1. Chuyển đổi giữa các nền tảng lãng phí thời gian
Các công ty đầu tư vào các công cụ làm việc để tiết kiệm thời gian. Họ hy vọng rằng những nhân viên như bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn sau khi giảm tải một số nhiệm vụ hàng ngày của họ. Có, các chương trình phần mềm văn phòng tăng tốc quy trình xử lý công việc. Bạn có thể kết hợp chúng vào thói quen của mình và giảm thiểu khối lượng công việc, nhưng sự phụ thuộc quá mức sẽ tạo ra kết quả ngược lại.
Thường xuyên chuyển đổi giữa một số ứng dụng lãng phí quá nhiều thời gian. Thay vì nhận mọi nền tảng thịnh hành, hãy xác định ứng dụng công việc nào sẽ giải quyết những vấn đề gây lãng phí thời gian tồi tệ nhất tại nơi làm việc của bạn. Tư vấn cho người giám sát của bạn giới hạn bản thân trong các công cụ thiết yếu. Mua quá nhiều chương trình phần mềm chỉ làm lãng phí tài nguyên của công ty và gây căng thẳng không cần thiết cho người lao động.
2. Lưu trữ thông tin trên nhiều nền tảng sẽ ảnh hưởng đến bảo mật
Giám sát tài sản đóng một vai trò quan trọng trong an ninh mạng. Cách tốt nhất để ngăn chặn các cuộc tấn công bên ngoài và bên trong là theo dõi những người dùng truy cập, xem và chỉnh sửa tệp. Không ai có thể biết khi nào vi phạm dữ liệu sẽ xảy ra. Các nhà quản lý CNTT phải có quyền truy cập thời gian thực vào bất kỳ phần dữ liệu nào của công ty 24/7.
Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều chương trình phần mềm khiến việc giám sát trở nên khó khăn. Việc theo dõi các nền tảng khác nhau sẽ tiêu tốn nhiều tài nguyên, vì vậy hầu hết các công ty thà bỏ qua hoàn toàn các ứng dụng có mức độ ưu tiên thấp.
Xin lưu ý rằng phương pháp này làm tổn hại đến hệ thống bảo mật tổng thể của doanh nghiệp. Tội phạm mạng ngày nay có các kỹ năng và tài nguyên công nghệ để lạm dụng ngay cả Thông tin nhận dạng cá nhân (PII) cũ, lỗi thời. Không di chuyển các tệp của công ty sang bất kỳ ứng dụng nào mà bạn không thể theo dõi thường xuyên.
3. Chuyển đổi giữa các ứng dụng làm gián đoạn dòng suy nghĩ của một người
Xử lý thông tin mới ngăn bạn đạt được trạng thái trôi chảy. Nếu bạn di chuyển giữa các nền tảng khác nhau nhiều lần trong ngày, bạn sẽ phải vật lộn với các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều hơn là chỉ một vài phút tập trung.
Việc chuyển đổi các tab tốn ít công sức, nhưng việc nhảy sang các tác vụ khác nhau sẽ gây ra căng thẳng đáng kể về mặt nhận thức. Nhân viên không phải là máy tự động xử lý thông tin mới. Một báo cáo của Psychreg.org cho thấy rằng các kênh bộ nhớ ngắn hạn chỉ có thể lưu trữ khoảng bảy mục trong 10 đến 60 giây.
Cách tiếp cận tốt nhất là giới hạn các hệ thống bạn sử dụng cho mỗi tác vụ. Giả sử bạn đang viết blog. Thay vì nhảy giữa các nền tảng và tab để thu thập thông tin trong khi bạn viết, hãy nghiên cứu và thu thập trước những điểm quan trọng nhất.
4. Chạy quá nhiều ứng dụng nền làm hỏng chức năng của thiết bị
Chạy quá nhiều tiến trình nền làm chậm thiết bị của bạn. Các ứng dụng nhẹ như nền tảng nhắn tin tức thời và công cụ quản lý dự án không tiêu tốn nhiều RAM. Tuy nhiên, việc chạy đồng thời các hệ thống nặng như trình chỉnh sửa ảnh, trình tạo trang web và ứng dụng hội nghị truyền hình có thể gây ra một số độ trễ.
Bạn nên biết những hạn chế của thiết bị của bạn. Chặn các tác vụ yêu cầu các ứng dụng ngốn nhiều RAM để bạn có thể loại bỏ một số quy trình nền trong khoảng thời gian đó. Bạn không chỉ bảo vệ thiết bị của mình mà còn làm việc nhanh hơn. Các gián đoạn bên ngoài như trang tải chậm và màn hình bị đơ khiến bạn khó tập trung, đặc biệt nếu bạn tiếp tục khởi chạy lại các ứng dụng bị lỗi.
5. Giới thiệu nhiều nền tảng cho nhân viên mới cần có thời gian
Hướng dẫn nhân viên mới học nhiều công cụ đồng thời giúp kéo dài quá trình giới thiệu. Việc áp dụng các hệ thống mới cần có thời gian. Bạn sẽ cần vài tuần lặp lại để kết hợp các công cụ khác nhau vào quy trình làm việc của mình một cách hiệu quả.
Onboarding nên tập trung vào sự thích nghi. Cách tốt nhất để chào đón tân binh bao gồm giới thiệu nhóm, đào tạo chuyên sâu và giải thích tài nguyên. Nhưng nếu giảng viên của bạn dành phần lớn thời gian để dạy bạn về các công cụ văn phòng, họ có thể vô tình bỏ qua các hoạt động này.
6. Người lao động có thể thấy choáng ngợp khi nhớ quá nhiều nền tảng
Chuyển đổi giữa các tab là một chuyện, nhưng thành thạo các nền tảng khác nhau mà bạn sử dụng hàng ngày lại là chuyện khác. Không phải tất cả các công cụ đều được xây dựng giống nhau. Mặc dù bạn có thể nhanh chóng tìm hiểu các nền tảng nhắn tin và ứng dụng ghi chú, nhưng việc sử dụng nền tảng quản lý dự án, trình tạo trang web và trình chỉnh sửa video, cùng với các tài nguyên phức tạp khác, cần phải được đào tạo nhiều.
Nghiên cứu quá nhiều nền tảng đang cạn kiệt nhận thức. Nếu bạn dành hàng giờ để thành thạo các công cụ văn phòng, bạn sẽ không còn chút năng lượng và trí lực nào cho công việc thực tế của mình, do đó cản trở hiệu suất.
Bạn có thể làm gì để giảm thiểu nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng?
Bạn sẽ có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quy trình làm việc của mình nếu bạn tự làm chủ. Đánh giá các công cụ bạn sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ làm việc tự do và xem những công cụ nào kết hợp tốt với nhau. Hầu hết các công cụ quản lý đều chứa các ứng dụng của bên thứ ba trong cùng một hệ sinh thái.
Ngoài ra, bạn sẽ cần sự hỗ trợ của người giám sát nếu bạn làm việc cho một công ty tư nhân. Yêu cầu xem xét các báo cáo hoạt động của nhóm để biết các tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Loại bỏ các công cụ dư thừa, kiểm tra xem hệ thống nào có thể hoạt động trên một nền tảng được cấp phép và thử các chiến lược di chuyển tệp hiệu quả. Khi bạn có một lập luận chắc chắn, hãy gửi nó đến bộ phận thích hợp.
Loại bỏ những thói quen xấu nhỏ cản trở hiệu quả của quy trình làm việc
Mặc dù các chương trình phần mềm có thể tự động hóa các tác vụ cụ thể, nhưng việc đột ngột áp dụng nhiều tùy chọn sẽ cản trở năng suất của quy trình làm việc. Đừng áp đảo bản thân với các công cụ. Ngoài việc chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau, bạn cũng sẽ lãng phí thời gian cho các tác vụ không cần suy nghĩ như tải trang mới, khởi động chương trình và di chuyển tệp.
Để nâng cao hơn nữa năng suất của bạn, hãy tiếp tục đánh giá những thói quen xấu nhỏ nào gây ra tắc nghẽn quy trình làm việc. Chúng tôi khuyên bạn nên theo dõi các hoạt động công việc của mình. Định lượng các nhiệm vụ của bạn sẽ giúp bạn phát hiện ra những kẻ giết năng suất tinh vi nhưng nguy hiểm, như sự trì hoãn, mạng xã hội và chủ nghĩa hoàn hảo.