CC và BCC có nghĩa là gì trong một email?

Khi bạn viết email, có rất nhiều từ viết tắt cần chú ý. Tuy nhiên, hai trong số phổ biến nhất là CC và BCC. Trong hầu hết mọi dịch vụ thư tín, bạn có thể tìm thấy hai từ viết tắt này ở gần đầu mỗi email bạn gửi, nhưng ý nghĩa chính xác của chúng là gì?

CC có nghĩa là gì?

CC là viết tắt của Bản sao carbon. Từ viết tắt này là từ còn sót lại từ trước khi mọi người thường gửi thư vật lý thường xuyên hơn.

Khi ai đó muốn gửi nhiều bản sao của cùng một bức thư cho nhiều người, họ sẽ thêm giấy than vào giữa một chồng thư để sao chép những gì họ đã viết vào các mảnh giấy bên dưới.

Quá trình này được gọi là sao chép carbon, vì giấy carbon sao chép những gì được viết trên giấy bên dưới.

Tương tự, sao chép carbon trong bối cảnh hiện đại có nghĩa là gửi một email cho nhiều người. Về cơ bản, nó giống như việc thêm nhiều người nhận khi gửi email. Tất cả những gì nó làm là đảm bảo rằng bạn đang đưa ra một bản sao của email mà bạn đã gửi cho nhiều người.

Người nhận sẽ có thể thấy rằng bạn đã gửi email cho nhiều người và địa chỉ email của những người nhận khác.

BCC có nghĩa là gì?

BCC là viết tắt của Bản sao mù carbon. Cũng giống như CC, BCC hoạt động để gửi một bản sao của bất kỳ thứ gì bạn đang gửi qua email cho người nhận khác.

Nhưng BCC khác với CC như thế nào? Sự khác biệt giữa CC và BCC là bất kỳ người nhận nào bạn nhập vào trường BCC sẽ nhận được bản sao email của họ mà người nhận ban đầu không biết.

Điều này có nghĩa là người nhận ban đầu không biết rằng một bản sao đang được gửi đi. Theo như họ biết, họ là người duy nhất nhận được email.

Khi nào bạn nên sử dụng CC và BCC?

Ngay cả khi bạn biết sự khác biệt giữa CC và BCC, có thể hơi khó để biết khi nào nên sử dụng từng công cụ này.

Đối với CC, có một số cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng nó. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng gửi email cho nhiều người, thì CC sẽ là trường thích hợp để sử dụng, mặc dù điều đáng chú ý là bạn có thể chỉ cần nhập nhiều người nhận vào Đến trường cho mục đích này là tốt.

Đối với các ứng dụng kinh doanh, thông thường bạn sẽ gửi một bản sao email của mình cho bên thứ ba để xác minh thư từ của bạn. Trong trường hợp này, CC là hoàn hảo vì nó biểu thị rằng bên thứ ba hoàn toàn nhận được một bản sao của email. Đây là một sự khác biệt nhỏ, tuy nhiên.

Một cách khác để sử dụng CC là tăng thêm trọng lượng cho email của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang gặp vấn đề pháp lý, bạn có thể CC cho luật sư của mình để bên kia biết rằng những gì họ đang nói có thể dẫn đến hậu quả pháp lý tiềm ẩn.

Nếu bạn muốn tự nhắc mình về những email quan trọng, bạn cũng có thể tìm hiểu cách tự động CC cho mình trong Outlook và Gmail. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ vô tình quên điều gì đó quan trọng.

Với BCC, có thể khó hơn một chút để biết khi nào nên sử dụng nó. Trường hợp sử dụng đầu tiên và chính là khi bạn không muốn ai đó biết rằng bạn đang gửi email cho nhiều người nhận.

Trong cùng một ví dụ pháp lý, bạn có thể muốn luật sư của mình biết về thư từ của bạn mà không thông báo cho người mà bạn đang gửi email về sự thật này.

Ngoài ra, bạn có thể muốn sử dụng BCC để gửi email đến nhiều người mà họ không biết rằng email của họ không phải là duy nhất. Vì BCC sẽ không tiết lộ rằng bạn đang gửi email cho nhiều người nên đây là trường hợp sử dụng lý tưởng.

Ví dụ: nếu bạn là kiểu người biết cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook, thì điều này có thể khá hữu ích.

Gửi email với CC và BCC có thể khá đơn giản

Như bạn đã biết, sự khác biệt giữa CC và BCC thực sự khá đơn giản. Mặc dù chúng có thể đại diện cho một số thuật ngữ hiện đã khá lỗi thời, nhưng những cách thực tế để sử dụng chúng và hiểu lý do tại sao chúng lại như vậy thực sự khá dễ dàng. Bạn sẽ tìm thấy những công cụ này trên tất cả các nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến.