6 công cụ phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất dành cho người làm việc tự do

Trở thành một người làm việc tự do có nhiều lợi ích, bao gồm cả việc tạo lịch trình của riêng bạn. Sau khi thành lập, bạn cũng sẽ linh hoạt hơn để làm việc với các dự án mà bạn quan tâm. Và trong nhiều trường hợp, những người làm việc tự do có hiệu suất cao nhất kiếm được nhiều tiền hơn so với khi họ làm công việc toàn thời gian.

Tuy nhiên, làm việc tự do đi kèm với nhiều thách thức. Mặc dù bạn phải cung cấp công việc chất lượng cao cho khách hàng của mình, nhưng bạn phải nhớ rằng bạn đang điều hành một doanh nghiệp. Do đó, bạn sẽ cần đầu tư vào phần mềm đơn giản hóa quy trình làm việc của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ giúp công việc kinh doanh tự do của mình hoạt động hiệu quả hơn, hãy tiếp tục đọc và khám phá sáu công cụ tốt nhất.

Không gian làm việc của Fiverr trước đây được gọi là AND.CO. Và nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý nhiều khía cạnh của doanh nghiệp của mình tại một nơi, bạn có thể làm điều tồi tệ hơn nhiều so với nền tảng này.

Khi sử dụng Workspace by Fiverr, bạn có thể dễ dàng thêm thu nhập và chi phí—và bạn có thể làm như vậy bằng nhiều loại tiền tệ. Mặc dù bạn sẽ có Đô la Mỹ và Euro, nhưng bạn cũng có thể theo dõi thu nhập của mình bằng đồng Krone Đan Mạch và Złoty của Ba Lan.

Workspace by Fiverr cũng cho phép bạn gửi hóa đơn cho khách hàng của mình và bạn có thể tích hợp PayPal và Stripe để giúp họ thanh toán cho bạn dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể tạo đề xuất và đăng ký—cùng với việc đặt mục tiêu lập hóa đơn cho năm.

Nền tảng này có gói miễn phí, cho phép bạn tạo hợp đồng và có các lợi ích khác—chẳng hạn như tích hợp với Fiverr. Tuy nhiên, bạn sẽ muốn xem xét việc mua phiên bản đầy đủ—cung cấp phân tích và hơn thế nữa. Bạn có thể thanh toán hàng năm ở mức 216 đô la mỗi năm và bạn có tùy chọn thanh toán hàng tháng—bạn sẽ phải trả 24 đô la mỗi tháng.

Bạn có thể biết Notion là một ứng dụng ghi chú, nhưng nó còn hơn thế nữa. Bạn có thể sử dụng dịch vụ vì nhiều lý do và quản lý công việc kinh doanh tự do của bạn là một trong số đó.

Notion là một công cụ tuyệt vời để ghi lại các ghi chú từ bất kỳ khóa học hành nghề tự do nào mà bạn tham gia và bạn cũng sẽ thấy nó hữu ích khi ghi lại các ý tưởng mà bạn có thể muốn trình bày với khách hàng. Tuy nhiên, bạn có thể đưa mọi thứ đi xa hơn nữa.

Vì các trang Notion có thể xuất dưới dạng PDF nên bạn có thể sử dụng dịch vụ này để tạo hợp đồng, đề xuất và hóa đơn. Và nếu bạn sử dụng một trong nhiều mẫu có sẵn, bạn cũng có thể theo dõi hoạt động tiếp cận khách hàng của mình trong Notion.

Notion cũng có một số cách sử dụng khác cho những người làm việc tự do muốn quản lý doanh nghiệp của họ. Ví dụ: bạn có thể theo dõi thu nhập của mình bằng cách tạo một bảng—cùng với việc theo dõi các dự án hiện tại của bạn và tiến độ của chúng.

Phiên bản cơ bản nhất của Notion là miễn phí và hầu hết các dịch giả tự do sẽ không cần đăng ký trả phí. Tuy nhiên, khi bạn mở rộng quy mô, bạn có thể muốn đầu tư vào một trong số này. Giá cả như sau:

• cá nhân chuyên nghiệp: $48 mỗi năm (đăng ký hàng năm), $5 mỗi tháng (đăng ký hàng tháng).
• Đội: $96 mỗi năm (đăng ký hàng năm), $10 mỗi tháng (đăng ký hàng tháng).
• doanh nghiệp: Định giá theo từng trường hợp và kế hoạch có sẵn.

HoneyBook là một trong những công cụ tốt nhất để quản lý các dự án của khách hàng và sắp xếp các khoản thanh toán. Bạn sẽ tìm thấy một số công cụ giúp bạn trong những khía cạnh này, bao gồm khả năng gửi lời nhắc thanh toán. Bạn cũng có thể giúp các công ty mà bạn cộng tác thanh toán cho bạn dễ dàng hơn bằng cách gửi các hóa đơn dễ tạo.

Vì thời gian là tài nguyên quan trọng nhất của bạn với tư cách là một người làm việc tự do, nên bạn cũng sẽ tận hưởng các giải pháp tự động hóa của HoneyBook. Bạn sẽ nhận được lời nhắc khi có thời hạn nhất định của nhiệm vụ và bạn cũng có thể gửi email và tệp mà không cần thực hiện nhiều thao tác thủ công. Bên trong HoneyBook, bạn cũng sẽ tìm thấy các tính năng theo dõi dự án, công cụ giao tiếp với khách hàng, giải pháp đặt trước cuộc họp, v.v.

HoneyBook có giá 39 đô la mỗi tháng nếu bạn chọn đăng ký hàng tháng và 390 đô la mỗi năm nếu bạn chọn thanh toán hàng năm. Tại thời điểm viết bài này vào tháng 12 năm 2022, bạn chỉ có thể sử dụng HoneyBook ở Hoa Kỳ và Canada—nhưng công ty đang có kế hoạch triển khai dịch vụ của mình sang các quốc gia khác trong tương lai.

Nếu bạn ở Châu Âu và cần một công cụ kế toán, bạn có thể thấy Holvi là một lựa chọn khả thi. Công ty có trụ sở chính tại Helsinki, Phần Lan và tạo ra phần mềm dành cho những người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ để quản lý tài chính của họ.

Khi sử dụng Holvi, bạn có thể mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và nhận thẻ thanh toán. Để đảm bảo bạn được thanh toán nhanh chóng cho các dịch vụ của mình, bạn cũng có thể gửi hóa đơn cho khách hàng của mình. Nếu bạn làm việc với những khách hàng không nói tiếng Anh, bạn có thể thấy các tùy chọn đa ngôn ngữ của hóa đơn đặc biệt hữu ích; bạn có thể tạo các tài liệu loại này bằng tiếng Anh, tiếng Đức và tiếng Phần Lan.

Bên cạnh thẻ ngân hàng vật lý, bạn cũng có thể sử dụng thẻ ảo với Holvi. Trên hết, bạn có thể thêm biên lai cho các chi phí—cộng với nhiều hơn nữa. Để sử dụng Holvi, bạn cần phải sống ở Vương quốc Anh hoặc một trong các quốc gia thuộc EEA—gồm tất cả 27 quốc gia thành viên EU, cùng với Na Uy, Liechtenstein và Iceland. Holvi Lite có giá €9 mỗi tháng cộng VAT, trong khi Holvi Pro có giá €15 mỗi tháng cộng VAT.

Nhiều công cụ quản lý kinh doanh tự do mà chúng ta đã thảo luận cho đến nay yêu cầu đăng ký, nhưng bạn cũng sẽ tìm thấy nhiều dịch vụ miễn phí có sẵn. Chẳng hạn, Google Drive là quá đủ tốt để quản lý thông tin chi tiết trong và ngoài công ty của bạn.

Bạn có thể sử dụng Google Trang tính để theo dõi thu nhập và dự án của mình, đồng thời công cụ này cũng rất hữu ích để theo dõi hoạt động tiếp cận khách hàng của bạn. Trong khi đó, bạn có thể tạo hóa đơn, hợp đồng và đề xuất bằng Google Documents.

Khi sử dụng Google Drive, bạn có thể giữ tất cả tài liệu của mình cùng nhau trong các thư mục dễ tìm. Để sử dụng dịch vụ, tất cả những gì bạn cần làm là đăng ký một tài khoản Google.

Để hoàn thiện danh sách phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất dành cho dịch giả tự do, chúng ta sẽ xem xét Asana. Hơn bất cứ điều gì khác, Asana là một công cụ tuyệt vời để theo dõi các dự án của bạn—và giao diện thân thiện với người dùng của nó giúp bạn dễ dàng thay đổi trạng thái cho từng dự án.

Khi sử dụng Asana, bạn có thể tạo thời hạn và thêm mô tả cho từng nhiệm vụ của mình. Hơn nữa, bạn có thể tải tệp lên và thêm liên kết đến các tài liệu quan trọng. Bên cạnh việc quản lý các dự án hiện có, bạn có thể sử dụng Asana để theo dõi các thời hạn quan trọng—chẳng hạn như thời điểm bạn cần khai thuế.

Quản lý công việc kinh doanh tự do của bạn hiệu quả hơn với các giải pháp phần mềm này

Quản lý doanh nghiệp của bạn với tư cách là một người làm việc tự do có thể cảm thấy hỗn loạn, đặc biệt là trong giai đoạn đầu khi bạn tự làm mọi thứ. Tuy nhiên, nó không cần phải như vậy. Bạn sẽ tìm thấy nhiều công cụ hữu ích để giúp bạn quản lý nhiều lĩnh vực trong công ty của mình—một số trong số đó phải trả phí và những công cụ khác mà bạn có thể nhận miễn phí.

Bài viết này nhằm mục đích cung cấp nhiều giải pháp đa dạng để giúp bạn quản lý công việc kinh doanh tự do của mình, vì vậy bạn nên thử càng nhiều giải pháp có sẵn ở nơi bạn sinh sống càng tốt. Bằng cách đó, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về những gì phù hợp và không phù hợp với mình.