5 Công cụ họp dự phòng hàng ngày miễn phí để kiểm tra trạng thái và cập nhật của nhóm

Cuộc họp đứng lên hàng ngày đã được áp dụng rộng rãi giữa các nhóm từ xa và trực tiếp. Cho dù bạn đã sử dụng nó hay đang nghĩ đến việc áp dụng nó, các ứng dụng họp dự phòng miễn phí này cho phép kiểm tra nhanh trạng thái của tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.

Cuộc họp dự phòng là một tính năng bắt buộc phải có của các khuôn khổ linh hoạt và scrum dành cho các nhóm hoặc cá nhân. Ý tưởng là tổ chức một cuộc họp ngắn, nơi mỗi thành viên trong nhóm cập nhật cho những người khác về thành tích của họ ngày hôm qua, mục tiêu của họ ngày hôm nay và bất kỳ trở ngại nào họ có thể gặp phải đối với các mục tiêu đó. Nếu hoạt động hiệu quả, cuộc họp chờ hàng ngày sẽ không kéo dài quá một phút cho mỗi người tham dự. Và loại hiệu quả và dễ dàng đó là những gì các công cụ họp dự phòng này sẽ đảm bảo.

1. Rau bina (Web): Cuộc gọi video cuộc họp dự phòng hàng ngày, Trực tiếp hoặc Không đồng bộ

Rau bina tập trung vào việc thực hiện các cuộc họp bàn hàng ngày diễn ra nhanh chóng và có tổ chức tốt nhất có thể. Nó miễn phí cho các nhóm tối đa chín người và có thiết lập đơn giản tích hợp với Zoom, Google Meet, Slack và Jira.

Trước khi bắt đầu cuộc họp, Sp bó xôi sẽ gửi lời nhắc hàng ngày về Slack thông qua bot Sp bó xôi để chuẩn bị cho các bản cập nhật của bạn bằng cách trả lời bot. Bạn cũng có thể nhận được những cập nhật này thông qua Sp bó xôi bằng một ứng dụng nhắn tin khác. Các câu hỏi đã được đặt ra bởi trưởng nhóm. Khi mọi người đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi điện video nhóm trực tiếp hoặc chạy cuộc họp cuộc gọi điện video dự phòng không đồng bộ.

Rau bina xoay vòng qua các câu hỏi và cập nhật cho tất cả các thành viên một cách có hệ thống. Ngoài ra còn có bộ đếm thời gian để giúp mọi người không mất quá nhiều phút. Tổ chức này là cần thiết để đảm bảo các cuộc họp dự phòng không đi chệch hướng.

Ứng dụng khuyến khích người dùng không tham gia vào các cuộc thảo luận trong cuộc họp standup và lưu những lần theo dõi đó bằng cách thêm chúng vào “Chủ đề nhóm” trong cuộc họp. Sau đó, khi cuộc họp kết thúc, các thành viên trong nhóm có thể chọn giải quyết các chủ đề đó hoặc chỉ để các thành viên liên quan tự xử lý.

Sau các cuộc họp, Sp bó xôi gửi tóm tắt cuộc họp thông qua bot Slack. Thay vào đó, bạn cũng có thể đăng nhập vào ứng dụng Rau bina để xem các bản tóm tắt này và lịch sử trước đó.

2. Undiffer (Web): Nhóm họp dự phòng hàng ngày tốt nhất để đăng ký không đồng bộ

Undiffer là công cụ tốt nhất để chạy một cuộc họp dự phòng hàng ngày cổ điển một cách không đồng bộ. Điều đó có nghĩa là một tập hợp các câu hỏi phổ biến hàng ngày được đặt ra cho các thành viên trong nhóm, những người có thể cập nhật chúng một cách thuận tiện. Nó đặc biệt hiệu quả đối với các nhóm làm việc từ xa, nơi các đồng nghiệp làm việc ở các múi giờ khác nhau, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó trong văn phòng thông thường chỉ để giúp mọi người theo dõi.

Ứng dụng đưa ra bốn câu hỏi hàng ngày bạn đã làm được gì vào ngày hôm qua, hôm nay bạn đang làm gì, có điều gì cản trở tiến trình của bạn và tâm trạng hiện tại của bạn (trên thang biểu tượng cảm xúc mặt cười). Mọi thứ bạn viết dưới dạng phản hồi sẽ xuất hiện dưới dạng một mục trong danh sách kiểm tra. Bạn có thể tiếp tục đánh dấu các ô đó khi hoàn thành nhiệm vụ, các ô này sẽ tự động xuất hiện vào ngày hôm sau trong danh sách “bạn đã hoàn thành những gì hôm qua”.

Người quản lý hoặc thành viên muốn kiểm tra các đồng đội khác có thể nhận được thông tin chi tiết tức thì. Ví dụ: trang tổng quan hiển thị tâm trạng của nhóm ngày hôm nay và số lượng thành viên đã đăng ký. Bạn cũng có thể xem số liệu thống kê nâng cao qua các giai đoạn khác nhau, như số mục tiêu và bộ chặn đã được thêm, bao nhiêu mục tiêu đã đạt được và tâm trạng chung của nhóm.

Tất cả dữ liệu đều dễ dàng duyệt và xem xét, cũng như cập nhật chế độ hàng ngày. Chuyển nó thành một danh sách kiểm tra cũng là một ý tưởng hay để nhóm của bạn sử dụng làm danh sách việc cần làm trong ngày và mang lại cho họ cảm giác hoàn thành khi họ đánh dấu các nhiệm vụ là đã hoàn thành.

3. Armadill (Web): Ban quản trị Kanban đáp ứng các cuộc họp chờ hàng ngày

Thông thường, các chuyên gia năng suất khiến bạn lựa chọn giữa kanban và scrum làm hệ thống quản lý. Armadill có một cách tiếp cận hơi khác, sử dụng các tính năng tốt nhất của bảng kanban và sự đơn giản của các cuộc họp đứng hàng ngày để tạo ra một kết hợp.

Chỉ có ba bảng trong Armadill: Backlog, Today và Done. Bạn thêm các thẻ vào mỗi thẻ để cập nhật cho nhóm của bạn về trạng thái của bạn trong ngày, giống như bạn làm trong cuộc họp kiểm tra hàng ngày. Khi bạn đã điền vào các thẻ của mình, hãy nhấp vào nút “Báo cáo Mục tiêu” để thêm nó vào nguồn cấp dữ liệu hàng ngày của nhóm.

Cả nhóm có thể xem những gì mọi người đã thêm vào ba bảng của họ. trong nguồn cấp dữ liệu hàng ngày này. Khi bất kỳ ai kéo và thả thẻ từ bảng này sang bảng khác và nhấp vào nút báo cáo, thẻ sẽ đồng bộ hóa trong nguồn cấp dữ liệu. Nó tương tự như chạy một cuộc họp chờ hàng ngày một cách không đồng bộ nhưng không có phần “cuộc họp” thực tế.

4. Geekbot (Chat Bot): Các cuộc họp dự phòng hàng ngày trong Slack và Microsoft Teams

Đối với các nhóm sử dụng ứng dụng trò chuyện như Slack hoặc Microsoft Teams, Geekbot là giải pháp hoàn hảo để thu hút mọi người tham gia vào cuộc họp chờ hàng ngày. Nó miễn phí cho các nhóm có tối đa 10 người dùng và có các tùy chọn định giá theo từng cấp.

Hàng ngày, Geekbot hỏi tất cả người dùng những câu hỏi dự phòng thông thường: họ đã hoàn thành những gì, mục tiêu cho ngày hôm nay, những trở ngại họ có thể gặp phải và tâm trạng hiện tại của họ. Người tham gia có thể nhập câu trả lời trong Slack và sử dụng biểu tượng cảm xúc và đề cập đến người dùng hoặc kênh để nhận thông báo.

Các câu trả lời sau đó sẽ được cập nhật trong kênh #status. Tại đây, các thành viên trong nhóm có thể xem những người khác đang làm gì và thảo luận thêm nếu cần. Kênh trạng thái cũng hiển thị những thông tin chi tiết khác, chẳng hạn như tâm trạng của nhóm cho ngày hôm nay.

Bạn cũng có thể đặt câu hỏi cho Geekbot để kiểm tra trạng thái một cách nhanh chóng. Ví dụ: viết “X đang làm gì trong tuần này” sẽ cho bạn thấy tất cả các mục tiêu chưa hoàn thành của X trong một bản tóm tắt nhanh.

Geekbot cũng có thể được sử dụng cho các mục đích khác, như hồi cứu, khảo sát và 1-1. Nếu bạn muốn một tùy chọn mạnh mẽ hơn nhưng phải trả phí, hãy xem bài đánh giá của chúng tôi về Standuply cho Slack và MS Teams.

5. Đoạn mã nhóm (Web): Ứng dụng tốt nhất cho các cuộc họp dự phòng hàng ngày qua email

Một số nhóm thích giao tiếp qua email hơn là liên quan đến nhiều ứng dụng, cuộc gọi điện video và nhắn tin. Chúng tôi đã thấy khá nhiều mẫu email miễn phí cho các cuộc họp dự phòng hàng ngày và các tài nguyên khác, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên trả $ 2 cho mỗi người dùng để sử dụng Team Snippets.

Đó là một cách triển khai hoàn hảo của cuộc họp dự phòng hàng ngày được sử dụng hoàn toàn trong hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ nhận được ba câu hỏi tiêu chuẩn hàng ngày, với một hộp thoại để điền câu trả lời. Tách các điểm của bạn bằng cách sử dụng dấu gạch ngang để bắt đầu dòng sao cho chúng xuất hiện dưới dạng dấu đầu dòng trong phần tóm tắt cuối cùng. Bản tóm tắt đơn giản, đúng mức và cho phép bạn trả lời từng thành viên bằng cách “nhận xét” về đoạn trích của họ.

Quản trị viên có thể đặt tần suất, thời gian và các câu hỏi tùy chỉnh của email cho cuộc họp chờ hàng ngày. Team Snippets coi trọng quyền riêng tư vì nó truyền dữ liệu qua các kết nối an toàn và không bán nó cho các bên thứ ba.

Duy trì trạng thái ở trạng thái, không phải thảo luận

Cho dù bạn sử dụng một công cụ hay tổ chức các cuộc họp trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình, có hai chiến lược thành công để giữ cho các cuộc họp dự phòng hàng ngày không đi chệch hướng. Đầu tiên là đặt hẹn giờ cho tất cả những người tham gia phát hành bản cập nhật của họ, thường là khoảng một phút. Bạn có thể muốn dùng thử công cụ Daily Toast miễn phí và tuyệt vời để đặt bộ hẹn giờ một phút cho mỗi người tham gia cuộc họp đứng.

Thứ hai là không để giải trí các cuộc thảo luận. Điều này có thể xảy ra thường xuyên hơn trong phần “chướng ngại vật và phong tỏa”, nơi các thành viên trong nhóm có thể cảm thấy bị tấn công hoặc bị đổ lỗi. Nhưng người điều hành cuộc họp phải đặt ra một quy tắc nghiêm ngặt rằng cuộc họp dự phòng chỉ dành cho cập nhật trạng thái. Mọi thảo luận về những cập nhật đó sẽ được thực hiện sau cuộc họp giữa các bên liên quan để tránh lãng phí thời gian của bất kỳ ai khác.