Tại sao Microsoft Excel lại in các trang trống và cách khắc phục sự cố

Nói chung, có thể nói rằng một tài liệu Microsoft Excel, giống như một nguyên tử, bao gồm phần lớn không gian trống. Nhưng không có gì là dã ngoại khi bạn in một tệp Excel, và máy in của bạn tạo ra nhiều trang trống. Đây là lý do tại sao điều đó có thể xảy ra và một số cách bạn có thể thực hiện để khắc phục nó.

Nguyên nhân nào khiến tài liệu Microsoft Excel in trang trống

Dưới đây là một số lý do khiến tài liệu Excel in ra với các trang trống thừa. Chúng tôi cũng có một hướng dẫn chung hơn về cách khắc phục sự cố nếu máy in của bạn đang in các trang trống.

1. Các ô được định dạng để xuất hiện khoảng trống

Đôi khi, bạn có thể định dạng các ô trong tài liệu Microsoft Excel theo những cách nhất định để làm cho chúng hiển thị trống. Tình huống này xảy ra khi các ô có văn bản màu trắng và nền ô có màu trắng hoặc khi các giá trị dữ liệu nhất định được đặt không hiển thị hoặc in.

2. Tài liệu Chứa các Trang trống

Nếu tài liệu Microsoft Excel có một khối ô trống ở giữa các vùng có dữ liệu, bạn có thể kết thúc với một vài trang trống được in ra.

3. Các trang có lỗi

Nếu một ô trên trang có lỗi và lỗi được đặt thành in trống, các tệp Excel có thể in ra trống hoặc với các ô có vẻ trống.

4. Có các cột ẩn

Một lý do khác để nhận các bản in Excel trống là nếu tài liệu chứa các cột ẩn có ngắt trang thủ công.

Cách ngăn Microsoft Excel In trang trống

Hãy thử các bản sửa lỗi đơn giản sau để đảm bảo tệp Microsoft Excel không in trang trống.

1. Đặt một khu vực cụ thể để in

In một tệp Excel hơi lạ. Nó có thể không nhất thiết phải tuân theo kích thước và bố cục trang chuẩn, tùy thuộc vào dữ liệu của bạn. Vì vậy việc in ấn có thể bị lệch. Một cách dễ dàng để khắc phục điều này là đặt vùng bạn muốn in. Đây là cách thực hiện:

1. Trong trang tính Excel, hãy chọn (tô sáng) các ô bạn muốn xuất hiện trên trang in.
2. Bên dưới Bố trí trang nhấp vào Khu vực in thả xuống và chọn Đặt vùng in.

Đi đến Xem> Xem trước Ngắt trang để xem các trang được thiết lập để in như thế nào.

Chúng tôi có một bài viết thông tin về cách đặt vùng in trong Excel, cũng như cách mở rộng và xóa vùng in.

2. Đặt số trang sẽ in

Có thể gây khó chịu nếu nhiều trang trống được in ở cuối tài liệu Excel của bạn, nhưng điều này có thể được giải quyết dễ dàng. Tất cả những gì bạn phải làm là kiểm tra số trang trước khi in và bỏ trống những trang.

Bạn cũng có thể áp dụng bản sửa lỗi này nếu các trang trống xuất hiện ở giữa bản in Excel của bạn và tất cả dữ liệu của bạn được in. Bạn sẽ phải lướt qua từng trang trong bản xem trước khi in để đảm bảo không có trang nào trống xuất hiện.

3. Quy mô để phù hợp với khổ giấy

Chia tỷ lệ được sử dụng tốt nhất khi bạn muốn làm cho bảng tính Excel vừa với màn hình của mình, nhưng nó cũng có thể được sử dụng cho những việc khác. Và đôi khi, lỗi in có thể do các vấn đề về tỷ lệ.

Vì Excel, theo mặc định, không cung cấp cho bạn các trang được xác định rõ ràng, nên có thể khó biết một trang kết thúc ở đâu và trang tiếp theo bắt đầu. Điều đầu tiên cần làm là căn giữa dữ liệu của bạn trên trang. Để làm điều này:

1. Đi đến Bố trí trang trên ruy-băng, nhấp vào Lợi nhuận thả xuống và chọn Lề tùy chỉnh.
2. bên trong Lợi nhuận dưới tab Căn giữa trên trang phần, kiểm tra Theo chiều ngang hộp kiểm.

Sau đó điều chỉnh thang đo.

1. Đi đến Mở rộng để phù hợp với phần trong Bố trí trang tab ruy-băng.
2. Giảm tỷ lệ từ 100% thành thứ gì đó phù hợp hơn với trang của bạn.

Kiểm tra bản xem trước khi in để xem cách này đã khắc phục được sự cố chưa. Một cách khác để chia tỷ lệ các trang của bạn để in là điều chỉnh tỷ lệ trong các tùy chọn Excel. Để làm điều này:

1. Đi đến Tệp> Tùy chọn.
2. Bên dưới Nâng cao cuộn xuống Chung tiết diện.
3. Đảm bảo rằng Quy mô nội dung cho khổ giấy A4 hoặc 8,5 x 11 “ tùy chọn được chọn.

4. Sao chép công việc của bạn vào một tệp Excel mới

Một cách khắc phục tạm thời đơn giản là chỉ sao chép những gì bạn muốn in và dán nó vào một tệp Excel mới. Bằng cách đó, bạn biết chính xác những gì có trong tệp và những gì nên được in.

5. Kiểm tra văn bản không được chú ý

Bạn không phải kiểm tra từng ô trong tệp Excel của mình theo cách thủ công nếu bạn cho rằng có ô có văn bản màu trắng. Một phương pháp dễ dàng hơn là chạy một tìm kiếm cụ thể bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm tìm và thay thế trong Excel. Đây là cách thực hiện:

1. Nhấn Ctrl + F để mở Tìm và thay thế hộp.
2. Gia hạn Tùy chọn để xem thêm trong số họ.
3. Bấm vào Định dạng thả xuống và chọn Định dạng.
4. Bên dưới Nét chữ đặt màu thành trắng và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.
5. Nhấn vào Tìm tất cả để xem tất cả các ô có văn bản màu trắng.

6. Kiểm tra ngắt trang giữa các cột hoặc hàng ẩn

Bản thân các hàng hoặc cột ẩn sẽ không ảnh hưởng đến việc in, nhưng ngắt trang giữa các hàng hoặc cột ẩn có thể gây ra sự cố khi in. Làm theo các bước sau để kiểm tra:

1. Điều hướng đến Chỉnh sửa nhóm trong Nhà chuyển hướng.
2. Đi đến nhấp chuột Tìm & Chọn> Chuyển đến Đặc biệt.
3. Lựa chọn Chỉ các ô có thể nhìn thấy và bấm vào ĐƯỢC RỒI.

Nếu có bất kỳ ô nào bị ẩn, tất cả các ô sẽ được chọn với đường viền của các hàng và cột ẩn được đánh dấu. Chọn các hàng hoặc cột ở hai bên của một hàng bị ẩn, nhấp chuột phải vào tên hàng hoặc cột và chọn Bỏ ẩn. Điều chỉnh ngắt trang để các trang in như bạn muốn.

7. In các ô giá trị bằng không

Bạn có thể nhận thấy nếu một phần lớn của tài liệu Excel của bạn là số 0, nhưng chỉ để đảm bảo, hãy làm như sau để in các ô có số 0 làm dữ liệu của chúng, cho dù thông qua nhập trực tiếp, công thức hoặc một số phương pháp khác.

1. Đi đến Tệp> Tùy chọn.
2. Bên dưới Nâng cao cuộn xuống Tùy chọn hiển thị cho trang tính này tiết diện.
3. Đảm bảo rằng Hiển thị số 0 trong các ô có giá trị bằng 0 tùy chọn được chọn.

8. Tìm hiểu cách xử lý lỗi

Nếu lỗi được đặt thành in trống, bạn có thể bị bỏ lại với các ô hoặc nhóm ô không in dữ liệu có giá trị của chúng. Dưới đây là cách cho phép in các ô có lỗi trong Excel:

1. Bên dưới Bố trí trang nhấp vào hộp Trình khởi chạy hộp thoại ở dưới cùng bên phải của Thiết lập trang tiết diện.
2. Bên dưới Tờ giấy hãy đảm bảo rằng các lỗi ô được thiết lập để hiển thị.

9. Kiểm tra chất lượng in

Một số máy in cho phép in ở chất lượng nháp để tiết kiệm mực và thời gian. Các cài đặt này có thể ảnh hưởng đến cách tài liệu của bạn in ra. Để đảm bảo rằng chất lượng bản nháp không được chọn, hãy làm như sau:

1. Bấm vào In tiêu đề Bên dưới Bố trí trang trong trang tính Excel.
2. Bên dưới Tờ giấy tab hoặc tiêu đề, hãy đảm bảo rằng Đen và trắng và Chất lượng bản nháp hộp kiểm không được chọn.

Tiếp theo, hãy đảm bảo rằng bản in của bạn có chất lượng cao nhất. Để làm điều này:

1. Bấm vào In tiêu đề Bên dưới Bố trí trang trong trang tính Excel.
2. Chuyển sang Trang tab hoặc tiêu đề và thay đổi chất lượng in thành Cao.

Bạn có thể chuyển sang in trực tiếp từ đây bằng cách nhấn vào Xem thử bản in cái nút.

10. Chuyển đổi Bảng tính sang Định dạng Microsoft Excel Mới nhất

Lỗi có thể liên quan đến phiên bản chương trình của tệp Excel bạn đang sử dụng, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng định dạng XLS cũ. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng định dạng Excel mới nhất. Nếu không, hãy chuyển đổi tệp của bạn sang định dạng mới nhất — XLSX.

11. Nhận trình điều khiển máy in mới nhất

Đôi khi sự cố với hệ điều hành và trình điều khiển máy in có thể khiến các trang Microsoft Excel in ra trống. Trong trường hợp này, giải pháp đơn giản nhất là cập nhật trình điều khiển máy in của bạn. Bạn sẽ phải đăng nhập vào trang web của nhà sản xuất máy in và kiểm tra trình điều khiển mới nhất cho kiểu máy in của mình.

Cấm in các trang Excel trống

Một số sự cố dễ giải quyết hơn những sự cố khác và nếu bạn bắt đầu nhận thấy tệp Excel in ra một vài trang trống, một thay đổi cài đặt đơn giản sẽ giải quyết được sự cố. Các vấn đề tương thích nghiêm trọng hơn được xử lý bằng cách cập nhật các định dạng tệp và trình điều khiển máy in.