7 tính năng hàng đầu để sử dụng trong khái niệm

Cho dù bạn ở đây vì bạn quan tâm đến việc xem Notion hay bạn muốn tìm hiểu cách tận dụng nó, điều đáng chú ý là phần mềm có thể có vẻ áp đảo ngay từ đầu. Tuy nhiên, khi bạn tiếp tục, bạn sẽ nhận ra rằng nó không quá thử thách như bạn từng nghĩ.

Dù mức độ trải nghiệm của bạn với phần mềm là gì, các tính năng hàng đầu trong danh sách này là một số tính năng hữu ích nhất và chúng cũng là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

1. Khối cơ sở dữ liệu bảng trong khái niệm

Các khối là nền tảng của bất kỳ trang nào bạn xây dựng trong Notion. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm để quản lý dự án, theo dõi năng suất hoặc giữ các ghi chú có tổ chức, bạn sẽ muốn tự làm quen với khối cơ sở dữ liệu bảng.

Các phần tử này giống như các bảng bạn tìm thấy trong Excel, Numbers hoặc Sheets, ngoại trừ mỗi cột cung cấp các thuộc tính cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để tùy chỉnh bảng của mình. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng thêm hộp kiểm, chọn menu, ngày tháng, số, thông tin liên hệ, văn bản, tệp, v.v. mà không cần chuyển qua nhiều menu hoặc ghi nhớ bất kỳ phím tắt nào.

Nếu bạn đang làm việc với người khác, Notion cung cấp cho bạn tùy chọn thuộc tính Mọi người cho phép bạn thu hút những người khác vào vòng lặp. Thuộc tính People làm cho phần mềm có thể so sánh với ClickUp khi nói đến cộng tác dự án vì bạn có thể giao cho người khác một nhiệm vụ ngoài việc gắn thẻ họ trong trình soạn thảo văn bản.

Nhiều mẫu Ý tưởng như Trình theo dõi thói quen, Ngân sách đơn giản và Lộ trình sử dụng nó làm nền tảng. Bạn cũng có thể đặt nó ở bất kỳ đâu trên bất kỳ trang nào bằng cách nhấp vào nơi bạn muốn và nhấn dấu gạch chéo trên bàn phím. Khi bạn gõ Cơ sở dữ liệu bảng, tùy chọn sẽ xuất hiện trong menu. Nếu không, bạn có thể tìm thấy nó dưới tiêu đề tương ứng khi cuộn qua các tùy chọn của bạn.

2. Trình soạn thảo văn bản của Notion

Các tính năng khác của Notion thường được chú ý nhiều hơn, nhưng trình soạn thảo văn bản của nó đáng chú ý là một trong những tính năng tốt nhất. Nó sạch sẽ, tùy chỉnh và dễ sử dụng. Nhờ có các tùy chọn và bảng màu hạn chế, hầu hết mọi thứ bạn tạo trong Notion đều có tính thẩm mỹ tối thiểu, dễ chịu.

Trong các khối cơ bản của Notion, bạn sẽ tìm thấy các phần tử văn bản như danh sách, tiêu đề, liên kết, dấu phân chia, dấu ngoặc kép và chú thích. Trong khi sử dụng nó, bạn có thể đánh dấu bất kỳ đâu để thay đổi màu sắc và thêm các định dạng cơ bản khác.

Ngoài ra, bạn có thể thêm các đoạn mã và công thức hoặc đề cập đến những người dùng khác để thu hút sự chú ý của họ đến một phần thông tin. Trình soạn thảo văn bản làm cho Notion trở thành một nơi tuyệt vời để ghi chú, viết nội dung, quản lý các đoạn văn bản, truyền đạt ý tưởng và hơn thế nữa.

3. Lưu và Hiển thị Dấu trang trong Ghi chú

Bạn có thể nhanh chóng lưu các liên kết trực quan đến các trang của mình và sắp xếp chúng sau này bằng cách sử dụng tiện ích Notion Web Clipper. Bạn cũng có thể sao chép và dán liên kết vào trình soạn thảo văn bản. Sau khi bạn làm như vậy, Notion sẽ nhắc bạn tạo một dấu trang hoàn chỉnh với URL, thông tin meta và hình ảnh thu nhỏ.

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào bất kỳ đâu trong trình chỉnh sửa và nhấn dấu gạch chéo lên trên bàn phím để kéo các lệnh của chúng tôi lên. Bắt đầu gõ dấu trang hoặc cuộn đến Nội tuyến để xác định vị trí nó trong menu.

Khối dấu trang là một cách tuyệt vời để chia nhỏ văn bản khi viết một bài đăng hoặc tài liệu trong Notion. Bạn cũng có thể tạo một trang đánh dấu có tổ chức cao bằng cách sử dụng tính năng này.

4. Khối cơ sở dữ liệu bảng trong khái niệm

Cơ sở dữ liệu bảng của Notion cung cấp một bố cục trực quan hơn cơ sở dữ liệu bảng. Đó là một bố cục lý tưởng cho những ai thích phương pháp kéo và thả để quản lý các dự án. Đây cũng là một giải pháp tuyệt vời nếu bạn muốn sắp xếp các công việc của mình bằng cách sử dụng kỹ thuật Kanban.

Notion sử dụng cơ sở dữ liệu bảng làm nền tảng của các mẫu Lịch nội dung, Danh sách công việc và Nhiệm vụ nhóm. Thực sự, bạn có thể sử dụng nó để phác thảo bất kỳ quá trình nào có nhiều hơn một giai đoạn — ngay cả khi các trạng thái của nó đơn giản như việc cần làm, đang làm và đã xong.

Cơ sở dữ liệu hội đồng quản trị là một cách đơn giản để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về khối lượng công việc của bạn và vị trí của từng dự án.

Ngoài hệ thống thẻ của nó, một phần khác làm cho cơ sở dữ liệu bảng trở nên trực quan là khả năng thêm hình ảnh vào thẻ. Để làm như vậy, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở góc trên bên phải của bảng, chọn bố cục và thay đổi Xem trước thẻ đến Trang bìa. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ đâu trên trang và sử dụng menu lệnh để thêm cơ sở dữ liệu bảng.

5. Khối danh sách việc cần làm của Notion

Nếu bạn muốn bỏ qua cơ sở dữ liệu hoặc chỉ cần một danh sách riêng, danh sách kiểm tra trong Notion sẽ giúp bạn giữ mọi thứ đơn giản. Để thêm một cái, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong trình soạn thảo văn bản và kéo lên menu lệnh của bạn với dấu gạch chéo. Đây là một trong những tùy chọn đầu tiên trong menu bên dưới khối cơ bản.

Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra để tạo trang việc cần làm hàng ngày đơn giản, chia các dự án lớn hơn thành các phần nhỏ hơn và chia sẻ các mục hành động khi cộng tác với những người khác.

6. Các Trang Công khai trong Chú thích

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để chia sẻ thông tin với người khác, bạn có thể sử dụng các trang công khai trong Notion để tạo một trang web nhanh chóng, không gây đau đớn. Bạn có thể tạo hầu hết mọi thứ với phần mềm và xuất bản nó bằng cách sử dụng cài đặt Chia sẻ ở góc trên cùng bên trái. Bạn cũng có thể kiểm soát những gì người dùng Notion khác có thể làm với trang.

Sau khi bạn xuất bản nó, bạn có thể sao chép liên kết và chia sẻ nó với những người khác để họ biết nơi để tìm nó.

7. Tùy chỉnh Mọi thứ trong Ý tưởng

Đặc điểm khiến Notion trở thành một trong những phần mềm quản lý dự án hàng đầu là bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ. Việc bạn có muốn sử dụng mẫu hay không là tùy thuộc vào bạn và ngay cả khi bạn muốn, có nhiều cách bạn có thể tùy chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Bạn có thể sáng tạo hoặc không tùy ý bằng cách thêm hình ảnh và văn bản đầy màu sắc. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn để nó tối thiểu với màu sắc mặc định, bạn vẫn có thể tìm thấy đường đi của mình một cách dễ dàng. Nhờ khả năng tùy chỉnh cao, bạn có thể xây dựng hầu hết mọi thứ trong Notion, từ việc tạo wiki của riêng bạn về chương trình truyền hình yêu thích đến xây dựng một CRM đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Kiểm tra các tính năng khái niệm này

Nếu bạn chưa quen với Notion và đang tìm kiếm một nơi để bắt đầu hoặc mua một phần mềm quản lý dự án mới, học cách sử dụng các tính năng này là một cách tuyệt vời để bắt đầu. Sau khi hiểu rõ, bạn sẽ muốn đưa mọi thứ vào Notion.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả