8 cách chào mừng một tuyển dụng mới đến với nhóm từ xa của bạn

Vì vậy, bạn đã xem lại hồ sơ của họ, họ đã qua khóa đào tạo và hiện họ đã sẵn sàng tham gia nhóm từ xa của bạn. Đối với bạn, có thể rất hào hứng khi có thêm thành viên mới trong nhóm, nhưng từ quan điểm của nhà tuyển dụng, việc tham gia một môi trường làm việc mới có thể khiến bạn choáng ngợp.

Việc cố ý làm cho họ cảm thấy họ là một phần của nhóm của bạn ngay từ đầu sẽ tạo ra một giai điệu cho một mối quan hệ làm việc thành công. Hãy xem xét các ý tưởng sau:

1. Cung cấp cho họ quyền truy cập vào Wiki nội bộ của bạn

Trước khi chào đón người tuyển dụng của bạn vào ngày đầu tiên của họ, điều quan trọng là bạn phải thiết lập không gian làm việc ảo của họ để họ có thể dễ dàng truy cập tất cả thông tin họ cần.

Sau email chào mừng của bạn, bạn có thể gửi cho họ một liên kết đến wiki nội bộ của công ty bạn, trang này sẽ chứa tất cả các tài nguyên họ cần, bao gồm các chính sách của công ty, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm nội bộ, ghi chú kỹ thuật cũng như tài liệu đào tạo và giới thiệu. Bạn cũng có thể thêm tất cả thông tin đăng nhập của họ vào các ứng dụng cần thiết mà họ sẽ sử dụng và giúp họ tạo hồ sơ.

Thực hiện tất cả những điều này trước khi chính thức bắt đầu sẽ giúp họ bắt đầu chạy và cảm thấy thoải mái hơn trong vai trò mới của mình.

2. Giới thiệu Họ với Đội

Bây giờ họ đã đăng nhập và làm quen với các hệ thống và chính sách của công ty, đã đến lúc giới thiệu họ với phần còn lại của gói.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tận dụng kênh Microsoft Teams hoặc Slack chào mừng dành riêng của mình để giới thiệu người được tuyển dụng với nhóm và cho phép mọi người gửi lời chào.

Nếu bạn sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình, hãy cân nhắc thiết lập một cuộc họp chào mừng cho toàn bộ nhóm tham dự. Mặc dù cuộc gọi video không tái tạo tương tác trực tiếp, nhưng nó sẽ giúp người mới thuê nhìn thấy khuôn mặt của mọi người và hiểu rõ hơn về văn hóa công ty. Bạn có thể bắt đầu với các thành viên của nhóm hoặc bộ phận mà họ sẽ làm việc cùng để có một tương tác đầu tiên ít đáng sợ hơn.

Ngoài ra, hãy cố gắng làm cho sự tương tác trở nên ấm áp và bình dị nhất có thể. Sử dụng các nền tảng xây dựng nhóm vui nhộn để phá vỡ băng và giúp mọi người cảm thấy thoải mái hơn.

3. Tận dụng phần mềm giới thiệu nhân viên

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản và hiệu quả hơn để giới thiệu nhân viên mới, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm giới thiệu nhân viên.

Những công cụ này giúp ích cho cả người quản lý và người được tuyển dụng bằng cách hợp lý hóa toàn bộ quy trình và làm cho nó có tổ chức hơn và ít tốn thời gian hơn. Với hầu hết các nền tảng này, bạn có thể cá nhân hóa kế hoạch giới thiệu của mình để phù hợp với nhu cầu, văn hóa và giá trị của công ty bạn.

Ngoài ra, một số giải pháp phần mềm này đi kèm với tính năng cơ sở kiến ​​thức, có thể rất hữu ích trong việc tăng tốc độ tuyển dụng một cách nhanh chóng. Cuối cùng, những công cụ này có thể giúp bạn tránh bỏ lỡ các bước tuân thủ cần thiết trong quá trình giới thiệu.

4. Chỉ định một người bạn tham gia

Tham gia một môi trường không quen thuộc có thể rất đáng sợ. Một cách tuyệt vời để làm cho người mới của bạn cảm thấy bớt lo lắng hơn là chỉ định một người bạn thân quen.

Đây là một thành viên có kinh nghiệm trong nhóm, người sẽ là người phù hợp nhất của họ đối với tất cả những việc liên quan đến công việc của họ và người có thể giúp họ định hướng những hiểu biết sâu sắc về văn hóa công ty của bạn. Họ có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà người mới thuê có thể có và cung cấp hỗ trợ khi họ ổn định công việc.

Chỉ định một người không phải là người giám sát trực tiếp, vì người mới thuê có thể cảm thấy không thoải mái khi đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ từ sếp của họ. Chỉ định một đồng nghiệp kiên nhẫn và thân thiện hiểu biết về các quy trình của công ty bạn.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ứng dụng Slack có tên Donut để tự động hóa quá trình này.

5. Lên lịch đăng ký thường xuyên

Trong bối cảnh từ xa, bạn không chỉ ngẫu nhiên gặp nhân viên mới của mình trong phòng nghỉ và trò chuyện về ngày cuối tuần của họ như thế nào. Bạn cần chủ động trong việc duy trì giao tiếp với nhóm của mình.

Bạn có thể lên lịch đăng ký thường xuyên, ví dụ, hai tuần một lần. Điều này sẽ cho phép bạn theo dõi tiến trình của họ và biết liệu họ có đang gặp phải bất kỳ khó khăn nào hay không.

Hơn nữa, bạn có thể làm cho nó trở nên thú vị và tăng cường mối quan hệ trong nhóm của mình bằng cách thường xuyên giải lao ảo. Bạn có thể chơi các trò chơi xây dựng nhóm như hai sự thật và dối trá, hoặc bạn muốn. Những hoạt động này giúp mọi người hiểu nhau hơn và làm việc cùng nhau thú vị hơn.

Cuối cùng, hãy mời họ vào các kênh làm mát nước ảo của bạn, nơi mọi người có thể trò chuyện thân mật hơn về bất kỳ chủ đề nào giúp họ cảm thấy mình là một phần của nhóm.

6. Lên lịch một cuộc họp với CNTT

Xem xét rằng các cuộc tấn công mạng đang gia tăng, điều cần thiết là đảm bảo rằng người mới thuê của bạn thông thạo các giao thức bảo mật CNTT của công ty bạn. Lên lịch một cuộc họp với nhóm (hoặc bộ phận) CNTT của bạn để giới thiệu nhân viên mới về các biện pháp an ninh mạng của công ty. Điều này sẽ giúp họ hiểu những gì họ cần làm để truy cập vào các máy chủ và công cụ liên quan, đồng thời giữ an toàn cho dữ liệu của công ty.

Họ cũng có thể sử dụng cơ hội này để phát triển danh sách các vấn đề kỹ thuật tiềm ẩn mà họ có thể mắc phải và chuẩn bị trước cho chúng. Điều này có thể bao gồm bất cứ điều gì từ việc có một kế hoạch dự phòng cho kết nối internet của họ đến tìm hiểu cách bật hỗ trợ từ xa trên máy tính của họ để cho phép CNTT giải quyết nhanh chóng bất kỳ sự cố nào họ có thể gặp phải.

7. Khuyến khích họ tham gia các nhóm tài nguyên nhân viên

Nhóm nguồn nhân viên (ERG) là các tổ chức tự nguyện của những nhân viên có chung sở thích, danh tính hoặc kinh nghiệm. Các nhóm này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở dân tộc, giới tính, lối sống và tôn giáo, và họ là nguồn lực quý giá để thúc đẩy sự hòa nhập và đa dạng tại nơi làm việc.

Tham gia vào một nhóm nhân viên cung cấp cho những người mới đến cơ hội tuyệt vời để làm quen với những người trong công ty, những người có cùng hoàn cảnh và kinh nghiệm. Ngoài ra, nó có thể giúp họ cảm thấy thoải mái và kết nối với văn hóa công ty.

8. Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng

Điều cần thiết là phải đưa ra phản hồi tích cực và mang tính xây dựng khi họ bắt đầu làm việc với các dự án. Điều này sẽ giúp họ hiểu những gì bạn mong đợi ở họ và cung cấp cho họ cơ hội để cải thiện kỹ năng của mình.

Hơn nữa, nó cho thấy rằng bạn được đầu tư vào sự phát triển của họ và cam kết giúp họ phát triển trong công ty.

Nâng cao kế hoạch tham gia của bạn để giữ chân nhân viên và năng suất tốt hơn

Vài tuần đầu tiên rất quan trọng đối với sự hòa nhập của một nhân viên mới vào công ty. Bằng cách dành thời gian để giới thiệu chúng đúng cách, bạn có thể thiết lập chúng để thành công và đảm bảo rằng chúng tồn tại lâu dài.

Cải thiện kế hoạch giới thiệu của bạn sẽ làm cho những người mới thuê của bạn cảm thấy thoải mái và tự tin trong vai trò mới của họ, dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên tốt hơn và tăng năng suất.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả