Cách thêm hoặc xóa chữ ký điện tử trong tệp Microsoft Office

Tất cả chúng tôi đều ký các tài liệu cho nhiều mục đích khác nhau như công văn, hợp đồng thuê căn hộ của chúng tôi, tài liệu về các dự án được chia sẻ với các cộng tác viên, và đơn xin vay.

Tuy nhiên, việc đặt chữ ký của bạn trên các tài liệu sẽ đơn giản hơn và thường an toàn hơn nếu chúng được thực hiện bằng kỹ thuật số. Các tệp Microsoft Office như Word, Excel và PowerPoint cho phép bạn thêm chữ ký điện tử một cách dễ dàng. Hãy xem nó được thực hiện như thế nào.

Chữ ký số là gì và tại sao lại thêm chữ ký số?

Chữ ký điện tử là một loại chữ ký điện tử được sử dụng để xác nhận tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin kỹ thuật số như email, giao dịch thẻ tín dụng và tài liệu. Các tệp Microsoft Word và Excel có thể được ký điện tử và bạn cũng có thể ký các tệp PDF bằng nhiều cách.

Nếu bạn đang ký điện tử vào một tài liệu, nó sẽ xác nhận rằng thông tin trong tài liệu đó là do bạn tạo ra và không bị thay đổi kể từ khi bạn ký. Vì vậy, nó giống như một dấu vân tay ảo hoặc một bản đại diện điện tử cho chữ ký viết tay của bạn.

Mặc dù có nhiều ứng dụng để ký tài liệu trực tuyến, Microsoft Office cho phép bạn tạo chữ ký điện tử trong các tệp Word, Excel và PowerPoint. Bạn không cần phải in tài liệu, ký bằng bút, sau đó quét và gửi. Bạn chỉ có thể tạo chữ ký điện tử trong tệp Office và gửi nó qua email.

Thêm chữ ký điện tử giúp tài liệu xác thực và chính thức. Nó cũng đảm bảo không từ chối, có nghĩa là nó chứng minh cho tất cả các bên về nguồn gốc của nội dung đã ký.

Hơn nữa, theo Microsoft, chữ ký trong các tệp Microsoft Word, Microsoft Excel hoặc Microsoft PowerPoint, được đóng dấu thời gian bởi một máy chủ đóng dấu thời gian an toàn, trong một số trường hợp nhất định, có giá trị công chứng.

Làm thế nào để tạo ra một chữ ký điện tử chính thức

Bạn cần có chứng chỉ ký số để xác nhận danh tính của mình và làm cho chứng chỉ này trở thành chính thức. Khi bạn gửi tệp Microsoft Office được ký điện tử, chứng chỉ kỹ thuật số sẽ được bao gồm trong đó cùng với khóa công khai.

Chứng chỉ số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA). Chứng chỉ thường có giá trị trong một năm, sau đó người ký phải gia hạn hoặc lấy chứng chỉ ký mới để thiết lập danh tính.

Nếu bạn không muốn mua chứng chỉ hoặc cần ký tài liệu ngay lập tức, bạn cũng có thể tạo chứng chỉ của mình. Trong Windows, quá trình tạo chứng chỉ của bạn phụ thuộc vào phiên bản Windows bạn đang sử dụng — Windows 10, 8, 7, Vista hoặc XP.

Để biết thêm về các dịch vụ chứng chỉ kỹ thuật số hoặc hướng dẫn về cách tạo chứng chỉ của bạn, hãy truy cập trang hỗ trợ này của Microsoft.

Cách thêm chữ ký số vào tệp Microsoft Office

Bạn có thể thêm chữ ký điện tử vào các tệp Word, Excel và PowerPoint. Để thêm chữ ký điện tử, bạn cần có một tệp tài liệu đang mở của Word hoặc một trang tính Excel. Quy trình cho Word và Excel là tương tự, vì vậy hãy cùng khám phá cách thêm chữ ký điện tử trên tệp Word.

1. Ví dụ: trong tệp Word đang mở, ở cuối nơi bạn đang ký tài liệu, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn tạo chữ ký điện tử.
2. Bấm vào Chèn chuyển hướng. Danh sách Dòng Chữ ký sẽ nằm trong Nhóm Văn bản ở trên cùng bên phải.

3. Nhấp chuột Chữ ký Microsoft Office Đường kẻ. Một tab thiết lập chữ ký sẽ mở ra để bạn điền vào một vài trường.
4. Thêm thông tin liên quan trong hộp thoại Thiết lập Chữ ký: Người ký được đề xuất: (đây sẽ là tên của bạn), Chức danh của Người ký: (chỉ định của bạn), và Địa chỉ email của người ký: (địa chỉ email của bạn nếu bạn muốn cung cấp).
5. Theo hướng dẫn cho người ký, sẽ có một hướng dẫn mặc định: Trước khi ký vào tài liệu này, hãy xác minh rằng nội dung bạn đang ký là chính xác. Hướng dẫn này có thể được thay đổi và bên dưới sẽ có hai tùy chọn mà bạn có thể thiết lập bằng cách đánh dấu vào các hộp kiểm: Cho phép người ký thêm nhận xét trong hộp thoại Ký và Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký.

6. Sau khi điền thông tin chi tiết của bạn, hãy nhấp vào VÂNG. Bây giờ bạn sẽ có thể thấy một dòng chữ ký với tên và chức danh của bạn bên dưới nó.

Bây giờ chúng ta hãy xem làm thế nào để thêm một chữ ký trên dòng chữ ký.

1. Nhấp chuột phải dòng chữ ký trong tệp. Sau đó chọn Dấu hiệu từ menu.

2. Bạn có thể thêm chữ ký của mình theo ba cách sau:
   • Nếu bạn muốn thêm một dấu hiệu in của bạn, chỉ cần nhập tên của bạn gần X Biểu tượng.
   • Nếu bạn có hình ảnh chữ ký của mình, hãy nhấp vào Chọn hình ảnh chữ ký tab và nhấp vào Chọn ảnh— Trình khám phá tệp sẽ mở và bạn có thể thêm hình ảnh chữ ký của mình bằng cách duyệt qua máy tính của bạn.
   • Thứ ba, nếu bạn có máy tính bảng, bạn cũng có thể thêm chữ ký viết tay bằng cách ký bên cạnh X trên dòng chữ ký.
3. Bạn cũng có thể thêm thông tin chi tiết về người ký (sẽ là bạn), chẳng hạn như vai trò của bạn và địa chỉ nơi sản xuất, bằng cách nhấp vào Chi tiết khuy ao.
4. Sau đó, ở cuối, nhấp vào Dấu hiệu ở dưới cùng.

5. Bạn sẽ nhận được lời nhắc xác nhận chữ ký. Sau đó, chữ ký của bạn sẽ xuất hiện trên dòng chữ ký trong tài liệu của bạn. Bây giờ bạn có thể gửi tài liệu được ký điện tử của mình.

Cách xóa chữ ký điện tử

Xóa chữ ký điện tử chỉ là một vài cú nhấp chuột.

1. Mở tệp Microsoft Word hoặc Excel bằng chữ ký điện tử.
2. Nhấp chuột phải vào Dòng chữ ký.
3. Nhấp chuột Xóa chữ ký. Một lời nhắc sẽ bật lên yêu cầu bạn xác nhận việc xóa chữ ký.

Chữ ký điện tử của bạn sẽ bị xóa khỏi tài liệu. Việc chỉnh sửa tài liệu cũng sẽ xóa các chữ ký khỏi nó.

Cách thêm hoặc xóa chữ ký điện tử vô hình

Không giống như chữ ký hiển thị, chữ ký điện tử vô hình không thêm bất kỳ dấu hoặc văn bản nào trong tài liệu. Thay vào đó, chữ ký vô hình chỉ thêm siêu dữ liệu vào tệp tài liệu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu mà không làm thay đổi nội dung của nó.

Bạn có thể thêm chữ ký điện tử ẩn vào Tệp Microsoft Office bằng các bước sau:

1. Mở tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint và nhấp vào Tập tin. Các Thông tin phần sẽ mở ra.
2. Lựa chọn Bảo vệ tài liệu.
3. Sau đó, từ menu thả xuống, hãy chọn Thêm chữ ký điện tử.

4. Hộp chữ ký điện tử sẽ mở ra. Nhập mục đích để ký tài liệu vào hộp thoại.
5. Sau đó nhấn vào Dấu hiệu.

6. Các Thông tin sau đó sẽ hiển thị rằng tài liệu đã được ký và đánh dấu là cuối cùng.

Khi một tệp được ký kỹ thuật số, nó sẽ trở thành tài liệu chỉ đọc để ngăn chặn bất kỳ thay đổi nào khác.

Cũng dễ dàng xóa một chữ ký điện tử vô hình.

1. Mở tệp bằng chữ ký điện tử vô hình. Bạn sẽ thấy hai thông báo ở trên cùng — một thông báo rằng tài liệu được đánh dấu là cuối cùng và thông báo thứ hai cho biết rằng tài liệu có chứa các chữ ký hợp lệ.
2. Vào ngày thứ hai Chữ ký dòng thông báo, bấm vào Xem chữ ký. Các Chữ ký ngăn sẽ mở ra ở phía bên phải của tài liệu.
3. Nhấn vào mũi tên bên cạnh tên chữ ký.
4. Sau đó nhấn vào Xóa chữ ký từ menu thả xuống.

5. Cuối cùng, bấm vào Vâng trên lời nhắc xuất hiện. Và chữ ký điện tử vô hình của bạn sẽ bị loại bỏ.

Cung cấp tính xác thực và bảo mật cho tài liệu văn phòng của bạn bằng chữ ký kỹ thuật số của bạn

Chữ ký điện tử thêm một lớp tin cậy và tính xác thực cho tài liệu của bạn. Nó tạo niềm tin cho các cộng tác viên của bạn và những người nhận tài liệu của bạn.

Hơn nữa, bạn có thể yên tâm rằng tài liệu của bạn được bảo mật và không thể bị giả mạo. Vì vậy, hãy làm cho các giao dịch chính thức và cá nhân của bạn trở nên dễ dàng và an toàn hơn bằng cách thêm chữ ký điện tử vào các tệp Microsoft Office của bạn.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả