Cách tạo lịch làm việc từ xa phù hợp với bạn

Cuộc sống như một công nhân ở xa khá khác biệt; bây giờ bạn làm công việc của mình ở nơi bạn đã từng thư giãn, khiến việc rút phích cắm trở nên khó khăn hơn và không có tuyến đường đi làm để báo hiệu ngày làm việc của bạn bắt đầu.

Điều đó nói lên rằng, bạn không nên ép mình làm việc theo cách bạn đã từng làm trước đây hoặc bỏ dở thời gian biểu của mình. Bài viết này sẽ xem xét các mẹo và công cụ để giúp bạn thiết kế một kế hoạch hiệu quả và được cá nhân hóa.

Cách tạo lịch làm việc từ xa được cá nhân hóa

Đầu tiên, điều quan trọng là phải nhấn mạnh rằng việc cấu trúc ngày làm việc của bạn thông qua một lịch trình được thiết kế riêng dựa trên sự tự kỷ luật, hiểu rõ bản thân và hiểu rằng mọi người đều khác nhau (và làm việc khác nhau). Sẽ mất một vài lần truy cập và bỏ lỡ để đạt được nó vừa phải, nhưng một khi bạn đã làm được, mọi việc sẽ thuận buồm xuôi gió.

Bây giờ chúng tôi đã giải quyết được vấn đề đó, sau đây là một số mẹo và công cụ để hướng dẫn bạn:

1. Biết khi nào, như thế nào và ở đâu bạn làm việc hiệu quả nhất

Hãy lưu tâm đến khi nào bạn làm việc tốt nhất và lên lịch cho các công việc đòi hỏi khắt khe nhất của bạn trong những giờ đó. Biết thứ tự thời gian của bạn và cấu trúc ngày của bạn cho phù hợp có thể giúp tăng năng suất của bạn.

Thời gian nào trong ngày bạn làm việc hiệu quả nhất? Bạn là một người buổi sáng, hay bạn làm việc tốt hơn vào ban đêm?

Với tính linh hoạt bổ sung của công việc từ xa, bạn không còn cần phải ép mình trở thành người mở đường sớm nếu bạn không phải là người như vậy. Thay vào đó, giờ đây bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hoặc khó khăn nhất của mình trong những giờ mà bạn biết rằng mình sẽ làm việc hiệu quả. Tiếp theo, tìm ra Làm sao bạn làm việc tốt nhất.

Bạn phù hợp với vị trí nào trong thang điểm hướng nội-hướng ngoại? Bạn có thích được bao quanh bởi mọi người, hay bạn cần sự yên tĩnh và yên tĩnh để làm việc hiệu quả? Tìm hiểu về kiểu tính cách của bạn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thiết lập công việc nào phù hợp với bạn.

Ví dụ: nếu bạn là một người hướng ngoại, người được tăng cường năng lượng từ các cuộc trò chuyện, bạn có thể muốn lên lịch các cuộc họp và cuộc gọi vào đầu giờ làm việc hiệu quả nhất để tận dụng tối đa thời gian của mình.

Ngoài ra, biết loại tính cách của bạn cũng sẽ giúp bạn xác định ở đâu bạn làm việc tốt nhất.

Bạn có thể thích làm việc trong một quán cà phê với những người xung quanh, hoặc bạn có thể thích một môi trường yên tĩnh, không có phiền nhiễu. Điểm mấu chốt là bạn có thể tận dụng lợi thế của quyền tự do làm việc từ xa bằng cách làm việc trong một môi trường phù hợp nhất với bạn.

2. Chặn Giờ Không Làm Việc

Như chúng tôi đã gợi ý ở trên, làm việc tại nhà có thể khiến bạn khó rút phích cắm hơn. Kết quả là bạn thường thấy mình đang phản hồi các tin nhắn hoặc email của Slack và làm việc trong thời gian ngừng hoạt động của bạn. Trong ngắn hạn, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc của bạn. Về lâu dài, nó có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức khi làm việc tại nhà.

Để khắc phục tính chất “luôn làm” của công việc từ xa, điều quan trọng là phải thiết lập ranh giới bằng cách chặn những giờ không phải làm việc cho các hoạt động khác như dọn dẹp nhà cửa, dắt chó đi dạo, có thời gian vui vẻ với gia đình và bạn bè, hoặc thực hiện các bài tập của bạn.

Bạn nên rút điện hoàn toàn khỏi nơi làm việc trong những giờ này và hạn chế kiểm tra email hoặc tin nhắn liên quan đến công việc.

Nếu bạn hoàn toàn kiểm soát được lịch trình của mình (nếu không, bạn có thể thảo luận với người giám sát của mình), cách tốt nhất để đạt được điều này trong khi vẫn đồng bộ với nhóm của bạn là sử dụng một công cụ lịch được chia sẻ như Calendly để chặn thời gian bạn không có sẵn. Điều này sẽ giúp đồng nghiệp của bạn biết khi nào họ có thể liên hệ với bạn.

3. Lên lịch thời gian lấy nét không bị gián đoạn

Điều quan trọng là bạn phải xử lý nhiều loại phiền nhiễu đi kèm với môi trường từ xa của bạn. Cho dù đó là thông báo không ngừng trên điện thoại của bạn hay sự cám dỗ để kết thúc chương trình Netflix đó, thì sự phân tâm có thể nhanh chóng làm chệch hướng suy nghĩ của bạn và khiến bạn chệch hướng.

Để chống lại điều này, hãy thử lên lịch thời gian tập trung không bị gián đoạn trong khoảng thời gian hiệu quả nhất trong ngày của bạn để làm một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định mà không bị sao nhãng. Thời hạn phụ thuộc vào bạn. Tuy nhiên, bạn nên xem xét Định luật Parkinson, điều này cho thấy rằng một nhiệm vụ sẽ mất nhiều thời gian mà bạn đã lên lịch cho nó. Điều này có nghĩa là nếu bạn dành cho mình quá nhiều thời gian, bạn sẽ hoàn thành công việc chậm hơn hoặc trì hoãn và hoàn thành nó ngay trước khi hết thời gian.

Dù bằng cách nào, nó cũng đánh bại mục đích có thời gian lấy nét để chuyển sang trạng thái dòng chảy.

Bạn có thể sử dụng ứng dụng danh sách việc cần làm như Căn giữa để giúp bạn quản lý thời gian tập trung của mình. Ứng dụng này tự hào có các tính năng độc đáo được thiết kế đặc biệt để giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất công việc, bao gồm Flow Music để giúp bạn đạt được trạng thái làm việc hiệu quả, huấn luyện viên năng suất ảo để thúc đẩy bạn cũng như chặn thông báo và thúc đẩy sự phân tâm để giúp bạn trở lại đúng hướng.

4. Ôm công việc không đồng bộ

Giao tiếp không đồng bộ là một trong những ưu điểm chính của làm việc từ xa. Các thành viên trong nhóm không phải lúc nào cũng cần trả lời tin nhắn ngay lập tức hoặc trực tuyến đồng thời để cộng tác trong công việc không đồng bộ. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để điều chỉnh lịch trình và làm việc trong những giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày, đồng thời tránh tất cả những phiền nhiễu đi kèm với giao tiếp đồng bộ.

Bạn có thể tận dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ như Twist để giúp mọi người luôn cập nhật tiến độ của bạn mà không lo làm gián đoạn ngày làm việc của họ.

Twist là một ứng dụng giao tiếp tuyệt vời dành cho các đội ở xa. Nó cung cấp các cuộc trò chuyện theo chuỗi, giúp bạn dễ dàng theo dõi cuộc thảo luận và theo dõi tất cả các thông tin liên quan. Twist cũng giúp bạn kiểm soát hoàn toàn các thông báo để tránh bị làm phiền khi làm việc.

5. Dùng thử và tinh chỉnh theo đó

Hãy nhớ rằng việc tạo một lịch trình tùy chỉnh không phải là việc sao chép và dán thông lệ của người khác. Đó là việc tìm kiếm những gì phù hợp với bạn và điều chỉnh nó cho đến khi bạn tìm thấy sự cân bằng phù hợp.

Ví dụ: nếu bạn đang đấu tranh để duy trì năng suất trong thời gian tập trung của mình, hãy thử giảm thời lượng hoặc thêm nhiều thời gian nghỉ hơn. Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên bị phân tâm, hãy tìm một nơi thuận tiện hơn trong nhà để làm việc.

Điều quan trọng là hãy thử nghiệm cho đến khi bạn tìm thấy thứ phù hợp với mình và sau đó kiên trì thực hiện nó.

Tạo một lịch biểu được cá nhân hóa là chìa khóa để thành công khi làm việc từ xa

Làm việc tại nhà có thể là một trải nghiệm đầy thử thách nếu bạn không có một kế hoạch hiệu quả. Với các công cụ phù hợp, một số nỗ lực và một vài chỉnh sửa, bạn sẽ có thể tạo một lịch trình phù hợp với mình.

Tìm kiếm sự cân bằng phù hợp là rất quan trọng đối với nỗ lực này và tận dụng các mẹo ở trên làm lộ trình của bạn sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả