5 cách để xây dựng một bài thuyết trình hấp dẫn trong Microsoft PowerPoint

Tất cả chúng ta đều biết cảm giác chết chóc bằng PowerPoint. Ngồi ở đó với người thuyết trình đang lướt qua, trang trình bày của họ đầy những số liệu và đoạn văn tẻ nhạt, biết rằng bạn có thể làm điều gì đó hiệu quả với thời gian của mình. Thực tế đáng tiếc là hầu hết các bài thuyết trình đều không tốt.

Nếu bạn đang tạo bản trình bày trong Microsoft PowerPoint, đừng để tình huống này xảy ra với bạn. Có rất nhiều cách để bạn có thể xây dựng một bản trình bày hấp dẫn một cách nhanh chóng và dễ dàng, nhờ vào các công cụ mà PowerPoint cung cấp.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn tất cả các cách để bạn có thể tạo một bản trình bày thú vị trong Microsoft PowerPoint giúp khán giả của bạn tỉnh táo.

1. Sử dụng các bài thuyết trình trực tiếp để giúp khán giả theo dõi cùng

Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365 và sử dụng PowerPoint cho web, bạn có quyền truy cập vào một tính năng được gọi là Bản trình bày trực tiếp. Đây là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ mà bạn nên xem xét nếu bạn đang thuyết trình trước một lượng lớn khán giả đa ngôn ngữ.

Khi bật Bản trình bày trực tiếp, PowerPoint của bạn sẽ mở ra với mã QR mà khán giả quét. Thao tác này tải bản trình bày của bạn trong trình duyệt web của họ — họ không cần cài đặt bất kỳ thứ gì hoặc có đăng ký Microsoft 365. Sau đó, họ có thể theo dõi bài thuyết trình theo tốc độ của mình, phóng to để xem chi tiết rõ ràng và quay lại các trang trình bày trước đó để bắt kịp (nhưng không bao giờ xa hơn trang trình bày bạn đang trình bày).

Nhưng Bản trình bày Trực tiếp còn làm được nhiều hơn thế. Nó phiên âm các từ của bạn trên màn hình của họ và có thể dịch nhanh chóng với AI. Khán giả cũng có thể đưa ra phản hồi trực tiếp về biểu tượng cảm xúc trong suốt buổi thuyết trình, vì vậy bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp. Nó cũng cung cấp cho họ một cuộc khảo sát nhanh sau đó để đánh giá các khía cạnh như nội dung và mức độ tương tác của bạn, được tổng hợp và gửi qua email cho bạn.

Để sử dụng Bản trình bày Trực tiếp, hãy chuyển đến Trình chiếu tab và nhấp vào Hiện tại Trực tiếp. Sử dụng menu thả xuống để điều chỉnh Cài đặt âm thanh nói trước, nếu cần.

2. Tạo cho bài thuyết trình của bạn một bố cục hấp dẫn với các ý tưởng thiết kế

Không phải lúc nào cũng dễ dàng thiết kế một bài thuyết trình PowerPoint. Không phải tất cả chúng ta đều có con mắt của một nhà thiết kế và thật khó để chọn hình ảnh, biểu tượng và định dạng phù hợp.

Một điều cần ghi nhớ nói chung là tuân theo quy tắc 10/20/30. Điều này có nghĩa là bạn giữ cho PowerPoint của mình 10 trang trình bày, 20 phút và 30 điểm văn bản. Điều này đảm bảo bản trình bày của bạn dễ đọc và ngắn gọn, vì vậy bạn không khiến khán giả mệt mỏi và khó rời đi.

Để giúp bạn đạt được mục tiêu này, bạn nên sử dụng một tính năng của Microsoft 365 có tên là PowerPoint Designer. Sau khi nội dung của bạn ở trên một trang chiếu, PowerPoint Designer sẽ tự động tạo các ý tưởng thiết kế để bạn lựa chọn.

Để sử dụng nó, hãy chuyển đến một trang chiếu, chọn Thiết kế tab, sau đó chọn Ý tưởng thiết kế. Trên ngăn bên phải, bạn có thể chọn từ một loạt các ý tưởng. Nếu bạn không thích bất kỳ cái nào trong số chúng, hãy nhấp vào Xem thêm Ý tưởng thiết kế ở dưới cùng.

PowerPoint Designer xây dựng các đề xuất của nó từ nội dung trên các trang trình bày của bạn. Nó cung cấp các bức ảnh chất lượng cao và một bảng màu bổ sung, biến dữ liệu thành đồ họa có thể đọc được, sắp xếp các biểu đồ và bảng, đồng thời thêm các hình minh họa bổ sung.

3. Bao gồm khán giả của bạn và làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên tương tác

Một cách chắc chắn để làm cho bài thuyết trình của bạn hấp dẫn là thu hút sự tham gia của khán giả. Thay vì buộc họ phải tiếp thu thông tin của bạn một cách thụ động, hãy làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên tương tác.

Bạn không nhất thiết phải sử dụng bất kỳ tính năng ưa thích nào của PowerPoint để thực hiện việc này. Một việc đơn giản như yêu cầu khán giả bình chọn bằng cách giơ tay hoặc chỉ tay vào ai đó và hỏi ý kiến ​​của họ sẽ giúp mọi người tỉnh táo.

Điều đó nói rằng, bạn có thể sử dụng các tiện ích bổ sung của bên thứ ba để làm cho bản trình bày của bạn có tính tương tác. Bạn có thể tạo các cuộc thăm dò trực tiếp, câu đố và tổ chức phiên Hỏi và Đáp trực tiếp trong bản trình bày PowerPoint của mình.

Có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc này, như Slido, Mentimeter và Poll Everywhere. Tất cả đều có các gói miễn phí với những hạn chế, nhưng nó đủ để sử dụng cơ bản. Trong số ba, Slido có lẽ là mượt mà nhất vì bạn có thể xây dựng các tương tác của mình trực tiếp trong PowerPoint. Đối với những người khác, hãy truy cập Chèn > Nhận bổ trợ và tìm kiếm trong Office store, tuy nhiên lưu ý rằng bạn vẫn cần đăng ký trên trang web của dịch vụ tương ứng.

4. Diễn tập và nhận phản hồi với huấn luyện viên thuyết trình

Điều tối quan trọng là bạn phải diễn tập lại bài thuyết trình của mình nhiều lần trước khi thực sự trình bày. Bạn muốn tránh việc ở trên sân khấu và vấp phải lời nói của mình, đánh mất vị trí của mình, quên chi tiết, v.v.

Để giúp bạn điều này, bạn nên sử dụng công cụ Trình hướng dẫn trình bày của PowerPoint. Khi bạn nói, nó sẽ cung cấp cho bạn phản hồi theo thời gian thực về các khía cạnh như từ điền, cụm từ nhạy cảm hoặc ngôn từ tục tĩu và chỉ cần đọc từng từ trong trang trình bày của bạn.

Vào cuối bản trình bày, bạn sẽ thấy một báo cáo chứa tất cả thông tin này cùng với các mẹo hữu ích khác như tốc độ và tổng thời gian đã sử dụng.

Để sử dụng Trình hướng dẫn thuyết trình trong PowerPoint, hãy chuyển đến Trình chiếu tab và nhấp vào Diễn tập với Huấn luyện viên. Khi đã sẵn sàng, hãy kiểm tra Hiển thị phản hồi thời gian thực nếu muốn, sau đó nhấp vào Bắt đầu diễn tập. Sau khi hoàn tất, hãy thoát khỏi chế độ xem toàn màn hình và bạn sẽ thấy báo cáo diễn tập của mình.

5. Sử dụng Dạng xem Người trình bày để Xem Ghi chú và Quản lý Bản trình bày của bạn

Không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng nhớ được những điểm đã nói hoặc trang trình chiếu tiếp theo của mình khi đang ở giữa bài thuyết trình. Đó là nơi mà Chế độ xem Người trình bày có ích. Tính năng PowerPoint này hiển thị trang trình bày hiện tại, trang trình bày tiếp theo và ghi chú của người thuyết trình (bật ghi chú qua Xem> Ghi chúvà viết chúng vào trường dưới cùng).

Bạn có thể chuyển giữa các trang chiếu, chú thích (bằng con trỏ laser, bút hoặc bút đánh dấu), phóng to, tạm thời ẩn một trang chiếu, xem thời gian hiện tại và hơn thế nữa. Về cơ bản, đây là chế độ xem tất cả trong một cho mọi thứ bạn cần trong khi thuyết trình.

Để sử dụng Dạng xem Người trình bày, hãy chuyển đến Trình chiếu tab và kiểm tra Sử dụng Chế độ xem Người trình bày. Sau đó sử dụng Màn hình thả xuống để đặt màn hình nào mà bản trình bày của bạn sẽ hiển thị; bạn sẽ sử dụng màn hình khác cho Chế độ xem Người trình bày. Nếu bạn chỉ có một màn hình và muốn kiểm tra chế độ xem người thuyết trình, hãy nhấn Alt + F5.

Nhờ có Chế độ xem Người trình bày, bạn có thể tập trung vào việc trình bày một bài thuyết trình hấp dẫn và không phải loay hoay với các ghi chú bằng văn bản hoặc bỏ qua phần trình bày của mình nếu bạn không theo dõi được những gì sắp tới.

Làm cho bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên chuyên nghiệp

Với những mẹo này để xây dựng một bản trình bày PowerPoint hấp dẫn, khán giả của bạn có nhiều khả năng tiếp thu thông tin mà bạn đang truyền đạt trên tàu. Nó sẽ khiến bạn trở nên đáng nhớ và chuyên nghiệp, và có lẽ cuối cùng bạn sẽ đánh bại cái chết huyền thoại bằng PowerPoint.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả