10 cách tốt nhất để sử dụng Google Workspace cho thiết kế trực quan
Các nhà thiết kế có thể sử dụng các ứng dụng Google Workspace theo nhiều cách khác nhau cho các dự án thiết kế của họ.
Nếu bạn là một nhà thiết kế trực quan đang thực hiện một dự án thiết kế cho công ty của mình hoặc một nhà thiết kế đồ họa tự do đang tìm kiếm một số dự án mới, thì các công cụ thiết kế là không đủ đối với bạn.
Các tác phẩm thiết kế thường là một phần của dự án và bạn cần liên tục giữ liên lạc với khách hàng. Bạn cũng cần lưu các tệp một cách an toàn và chia sẻ chúng với những người khác để cộng tác và phê duyệt. Bạn có thể thực hiện tất cả những điều này một cách dễ dàng với các công cụ Google Workspace.
Mục Lục
1. Tạo một danh mục đầu tư trực tuyến để giới thiệu tác phẩm của bạn
Nếu bạn làm việc cho khách hàng, bạn phải có một danh mục các tác phẩm trước đó để gây ấn tượng với họ. Ngay cả các công ty phục vụ nhu cầu thiết kế của người khác cũng nên có một danh mục đầu tư trực tuyến chứa các ví dụ về công việc tốt nhất của họ.
Bạn có thể tạo trang web Google Sites để giới thiệu các tác phẩm thiết kế của mình, cùng với các mẫu thiết kế, mẫu và nguyên tắc thương hiệu mà bạn đã tạo chúng theo đó. Tất cả những thay đổi bạn thực hiện đối với tệp sẽ tự động hiển thị trên trang web.
Các danh mục đầu tư như vậy giữ tất cả các tác phẩm của bạn ở một nơi, vì vậy bạn không cần phải tìm kiếm từng thiết kế mà bạn đã làm. Cũng dễ dàng chia sẻ trang web với khách hàng tiềm năng của bạn.
2. Trình bày các quan điểm hoặc tiến độ công việc của bạn
Bài thuyết trình là một phần quan trọng trong việc trình bày ý tưởng của bạn với khách hàng. Bạn có thể trình bày để tóm tắt cho họ về tiến độ công việc của bạn hoặc để mô tả chiến lược của bạn trước khi bắt đầu một dự án.
Với Google Workspace, bạn không cần sử dụng bất kỳ ứng dụng trình bày bổ sung nào vì bạn có công cụ Google Slides. Sử dụng ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng tạo một bản trình bày có tác động và dễ dàng truyền tải thông điệp của mình bằng cách sử dụng hình ảnh, video, đồ thị và các yếu tố sáng tạo khác.
Công cụ trình bày này dựa trên web, vì vậy bạn có thể truy cập nó từ các thiết bị khác nhau để chia sẻ ý tưởng và nhận phản hồi.
3. Thu thập thông tin phản hồi
Trừ khi bạn đang tạo một thiết kế cho chính mình, phản hồi vẫn là một phần quan trọng của quá trình. Cho dù bạn cần phản hồi từ khách hàng hay đồng nghiệp của mình, các công cụ của Google Workspace luôn sẵn sàng trợ giúp.
Nếu bạn muốn biết đồng đội nghĩ gì về ý tưởng mới của mình, hãy chia sẻ ý tưởng đó với cộng đồng Dòng tin để bắt đầu cuộc trò chuyện với họ. Để nhận phản hồi từ khách hàng của bạn, bạn có thể yêu cầu họ gửi email. Đối với nhiều khách hàng, hãy tạo một biểu mẫu và yêu cầu họ điền vào nó với phản hồi.
4. Giao, Theo dõi và Cập nhật Nhiệm vụ
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng Google Workspace để phân công và theo dõi nhiệm vụ, bạn nên sử dụng Trang tính. Với tư cách là người tạo, bạn có thể giao nhiệm vụ cho đồng đội của mình và khóa các ô để người khác không thể chỉnh sửa.
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, họ có thể đánh dấu là đã hoàn thành trong các ô đang mở. Khi chia sẻ tệp trên Drive hoặc Bộ nhớ dùng chung, bạn có thể kiểm tra luồng hoạt động để xem ai đã chỉnh sửa hoặc nhận xét tệp đó.
5. Sắp xếp và lưu trữ tệp
Trong khi làm việc trên nhiều dự án, tổ chức các tệp là chìa khóa để đạt được hiệu quả. Do đó, bạn không phải mất thời gian tìm kiếm đúng tập tin. Google Drive ở đây để giữ cho các tệp thiết kế của bạn được sắp xếp và phân loại.
Bạn có thể lưu tất cả các tác phẩm bạn đã làm cho khách hàng trong một thư mục và thêm màu vào đó, vì vậy bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó. Bạn cũng có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình dựa trên năm hoặc chủ đề.
6. Chia sẻ các tệp thiết kế lớn
Mọi nhà thiết kế đều biết rằng các tệp thiết kế thay đổi kích thước có thể cản trở chất lượng, nhưng việc chia sẻ các tệp thiết kế lớn có thể là một rắc rối đối với nhiều người. Loại bỏ vấn đề này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Google Drive. Quên đính kèm các tệp thiết kế vào email của bạn và chỉ cần chia sẻ liên kết ổ đĩa trong email.
Người nhận có thể nhấp vào liên kết đó và truy cập tệp đó. Bạn có thể truy cập các liên kết Google Drive ngay cả khi bạn không có Google Workspace hoặc Tài khoản Google.
7. Theo dõi lịch trình cho các cuộc họp và nhiệm vụ
Là một nhà thiết kế, bạn cần theo dõi thời hạn nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, bạn cũng phải tham gia các cuộc họp với khách hàng hoặc người quản lý của mình. Đừng để điều này ảnh hưởng đến công việc của bạn, hãy để Lịch Google giải quyết giúp bạn.
Thêm tất cả các nhiệm vụ và cuộc họp quan trọng vào lịch và bật thông báo. Vì vậy, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp hoặc thời hạn nào. Ngoài ra, khi ai đó chuẩn bị lên lịch họp nhóm, họ có thể kiểm tra xem khi nào tất cả các thành viên đều vắng mặt.
8. Giao tiếp với một nhóm từ xa
Bất kỳ công việc thiết kế hợp tác nào cũng đòi hỏi sự liên lạc ngay lập tức và minh bạch giữa các nhà thiết kế có liên quan. Bạn có thể trò chuyện với nhóm của mình ngay lập tức bằng cách sử dụng tính năng Trò chuyện. Công cụ này đặc biệt hữu ích khi bạn không thể nói chuyện.
Bạn có thể sử dụng Google Meet để cho phép một nhóm từ xa kết nối cho một cuộc họp ảo. Tính năng chia sẻ màn hình của ứng dụng họp này cho phép bạn hiển thị thiết kế của mình cho đồng đội.
Để cộng tác trong thời gian thực trên bảng trắng kỹ thuật số, Google Jamboard là một giải pháp lý tưởng. Bạn cũng có thể ghi lại những điều quan trọng của cuộc họp với Google Keep.
9. Thông tin liên lạc được lập thành văn bản để minh bạch
Trong khi làm việc với khách hàng, hãy đảm bảo ghi lại các thông tin liên lạc của bạn một cách chính xác để tránh bất kỳ xung đột hoặc sai lệch nào trong tương lai. Sau mỗi hội nghị âm thanh hoặc video, hãy viết biên bản cuộc họp và được khách hàng chấp thuận qua email.
Nếu bạn đang làm việc trên Google Workspace, hãy sử dụng Gmail để có trải nghiệm email dễ dàng. Sử dụng Google Trò chuyện là một cách khác để lưu giữ thông tin liên lạc được lập thành văn bản. Thư từ viết tay rất hữu ích cho mọi tình huống, vì vậy bạn cũng có thể sử dụng chúng cho giao tiếp nội bộ.
10. Giữ an toàn cho tệp của bạn
Trong khi chia sẻ các tệp nhạy cảm với khách hàng của mình, bạn cần đảm bảo bảo mật hoàn toàn. Là người dùng Google Workspace, bạn có thể chọn bộ nhớ bảo mật như Google Drive để lưu trữ các tệp thiết kế. Bạn có thể áp dụng bất kỳ quyền cần thiết nào để ngăn người khác sao chép, in hoặc tải xuống tệp.
Cũng có thể đặt ngày hết hạn để truy cập các tệp, vì vậy khách hàng không thể kiểm tra các tệp này sau khi giai đoạn đấu thầu hoặc thời hạn dự án kết thúc.
Ngoài thiết kế, một nhà thiết kế trực quan có rất nhiều việc phải làm với tư cách là một thành viên trong nhóm hoặc người làm việc tự do. Các công cụ Google Workspace mà chúng tôi đã thảo luận ở đây sẽ giúp bạn thực hiện tất cả các tác vụ bổ sung này.
Ngoài ra còn có nhiều công cụ thiết kế đồ họa phổ biến khác cho công việc thiết kế mà bạn có thể muốn xem qua.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
