5 cách để tăng năng suất và làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn

Bạn phải làm bao nhiêu nhiệm vụ hôm nay? Bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành tất cả chúng? Hoàn thành danh sách việc cần làm của bạn có vẻ như là một nhiệm vụ bất khả thi, nhưng nếu bạn thử năm mẹo này, mức năng suất của bạn sẽ tăng vọt.

Dưới đây là một số điều nên thử nếu bạn đang cố gắng hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

1. Đặt bộ hẹn giờ cho các công việc khác nhau

Đừng đánh giá thấp sức mạnh của bộ đếm thời gian. Đặt thời gian cho các công việc trong ngày có thể giúp bạn phân chia thời gian của mình thành nhiều phần dễ quản lý hơn, đồng thời tạo ra một chút áp lực nhẹ nhàng để giúp bạn tiến tới mục tiêu của mình.

Việc chia nhỏ danh sách việc cần làm của bạn với sự trợ giúp của bộ hẹn giờ cũng sẽ giúp bạn chia nhỏ khối lượng công việc, điều này sẽ giảm bớt căng thẳng cho bạn.

Mặc dù bạn có thể rảnh rỗi chỉ sử dụng bộ đếm thời gian trên điện thoại của mình, nhưng có thể hữu ích khi khám phá các ứng dụng theo dõi thời gian chi tiết hơn, cuối cùng có thể giúp bạn phân tích cách bạn chia nhỏ thời gian trong ngày.

2. Làm một việc tại một thời điểm

Nếu bạn có một danh sách việc cần làm cao ngất ngưởng, thì bạn có thể thử đánh dấu vào càng nhiều càng tốt trong một lần, nhưng điều này thường dẫn đến công việc cẩu thả và căng thẳng không mong muốn — thay vào đó, hãy tập làm nhiệm vụ một mình.

Làm việc một mình về cơ bản hoàn toàn trái ngược với đa nhiệm và nó có nghĩa là bạn tập trung toàn bộ sự chú ý của mình vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Cách tiếp cận này thoạt đầu có thể khó thực hiện, nhưng nó chắc chắn đáng để bạn nỗ lực vì nó sẽ giúp bạn tập trung và tránh bị phân tâm.

Nếu bạn vô tình mở phương tiện truyền thông xã hội của mình hoặc bị phân tâm bởi cửa sổ bật lên và quảng cáo, thì bạn có thể muốn thử Focus Assist hoặc Chế độ lấy nét thay thế cho máy tính của mình.

3. Mã màu theo mức độ ưu tiên

Ai không thích một chút mã hóa màu sắc? Nếu bạn thường thấy mình để lại các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao cho đến phút cuối cùng, thì chỉ cần mã hóa màu sắc chúng có thể giúp đưa chúng lên vị trí hàng đầu bằng cách làm nổi bật tầm quan trọng của chúng trong số các nhiệm vụ khác của bạn.

Liên quan: Những điều bạn cần biết về Asana

Các công cụ quản lý dự án như Asana giúp bạn dễ dàng phối màu các nhiệm vụ của mình và thậm chí bạn có thể gán các thẻ ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình trong ứng dụng Lời nhắc trên điện thoại.

Bắt đầu bằng cách chọn ba màu. Chỉ định một cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp, một cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên trung bình và một cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao của bạn để giúp bạn xem nhanh việc nào cần đánh dấu trước và nhiệm vụ nào có thể chuyển sang việc cần làm của ngày hôm sau danh sách.

4. Nhiệm vụ hàng loạt cùng nhau

Nếu bạn thích làm việc “trong khu”, Thì bạn sẽ yêu thích sự phân chia thời gian. Theo nguyên tắc chung, khi phân chia thời gian, bạn sẽ nhóm các nhiệm vụ của mình lại với nhau dưới dạng nhiệm vụ công việc nông hoặc nhiệm vụ công việc sâu.

Các nhiệm vụ trong nhóm công việc nông yêu cầu sự chú ý và tập trung tối thiểu và sẽ bao gồm những việc như nhiệm vụ hành chính. Trong khi đó, các nhiệm vụ được nhóm lại theo công việc chuyên sâu đòi hỏi sự tập trung và năng lượng tinh thần tối đa và sẽ là những nhiệm vụ bạn muốn đạt được trong khu vực.

Bằng cách kết hợp các nhiệm vụ lại với nhau vào đầu ngày, bạn có thể tận dụng trạng thái trôi chảy ngọt ngào đó khi bạn bắt đầu công việc chuyên sâu, để lại các nhiệm vụ nông cạn vào cuối ngày hoặc giờ nghỉ trưa khi bạn có xu hướng đấu tranh nhiều hơn với sự chú ý của bạn.

5. Sử dụng Quy tắc Năm phút

Cuối cùng, nếu bạn đang trì hoãn thay vì hoàn thành công việc của mình, thì quy tắc năm phút có thể là quy tắc để bạn bắt đầu.

Quy tắc năm phút là một kỹ thuật nhận thức-hành vi đánh lừa bộ não bắt đầu một thứ mà nó đang cố gắng tránh. Chỉ cam kết năm phút cho nhiệm vụ của bạn, biết rằng khi hết năm phút, bạn có thể tự do dừng lại nếu muốn. Rất có thể, một khi bạn bắt đầu, bạn sẽ vượt qua được rào cản khó khăn nhất và bạn sẽ có thể hoàn thành phần còn lại của nhiệm vụ dễ dàng hơn.

Liên quan: Quy tắc Năm phút có thể ngăn bạn chần chừ như thế nào

Để quy tắc năm phút hoạt động, bạn phải dành cho năm phút đầu tiên đó sự chú ý không phân chia.

Sử dụng các thủ thuật năng suất này cùng nhau

Bạn không cần phải sử dụng tất cả các thủ thuật năng suất này cùng một lúc; trên thực tế, tốt hơn là nên bắt đầu với một hoặc hai và sau đó dần dần bổ sung thêm khi bạn đã quen với từng cái.

Cuối cùng, bạn sẽ mã hóa màu sắc và sắp xếp thời gian cho danh sách việc cần làm của mình trong khi đặt bộ đếm thời gian cho quy tắc năm phút và phân vùng để làm việc chuyên sâu cho một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả