5 mẹo hiệu quả để cải thiện giao tiếp bằng văn bản của bạn

Bạn có đọc một số tin nhắn từ đồng nghiệp của bạn rằng bạn đã làm sai cách? Các tin nhắn có thể không xúc phạm, nhưng âm báo chỉ tắt. Bạn cảm thấy bị xúc phạm và điều đó phản ánh cách bạn liên hệ với họ. Họ có thể không có ý nghĩa gì nhưng đã sử dụng sai từ ngữ.

Giao tiếp bằng văn bản có thể đi về phía nam theo nhiều cách. Bạn phải cố ý cải thiện cách giao tiếp bằng văn bản, để ý định của bạn không bị hiểu nhầm.

Giao tiếp bằng văn bản là gì?

Giao tiếp bằng văn bản là quá trình gửi các thông điệp và hướng dẫn dựa trên văn bản thông qua thư từ, báo cáo, hướng dẫn sử dụng, v.v.

Được sử dụng để truyền thông tin tại nơi làm việc, giao tiếp bằng văn bản thường có cách tiếp cận chính thức. Nó được chứa trong các tài liệu chính thức dùng làm bằng chứng và điểm tham chiếu.

Những phát triển mới được thông báo cho nhóm bằng văn bản. Khi các thành viên trong nhóm thể hiện hành vi ngỗ ngược, họ sẽ được đưa ra một truy vấn thông qua giao tiếp bằng văn bản và trả lời theo cách tương tự.

Không giống như giao tiếp bằng lời nói có thể bị lãng quên nếu không được ghi lại, giao tiếp bằng văn bản kéo dài rất lâu, đặc biệt nếu nó không bị can thiệp.

Những thách thức của giao tiếp bằng văn bản

Cũng như các hình thức giao tiếp khác, mục tiêu của giao tiếp bằng văn bản sẽ bị đánh bại nếu người nhận không hiểu nội dung của thông điệp.

Giao tiếp bằng văn bản có một số điểm khó hiểu có thể làm thay đổi ý nghĩa của thông điệp hoặc ý định của người gửi. Chúng ta hãy xem xét một số trong số họ.

1. Thiếu rõ ràng

Giao tiếp mất đi bản chất của nó khi nó phức tạp. Việc lựa chọn từ ngữ được người gửi sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản có thể khiến người nhận bối rối. Và vì người gửi không có mặt để làm rõ mọi thứ, nên sự nhầm lẫn vẫn kéo dài.

Nếu nhân viên cảm thấy buộc phải hành động khi nhận được những thông điệp phức tạp bằng văn bản, họ có thể mắc sai lầm do không hiểu rõ về các thông điệp đó.

Những sai lầm trong công việc là kết quả của các vấn đề rõ ràng là một trở ngại cho tổ chức khi thời gian và nguồn lực bị lãng phí.

2. Ràng buộc về thời gian

Quy trình làm việc hiệu quả nhất là quy trình liên tục di chuyển. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được bất kỳ thông tin nào họ cần ngay lập tức và áp dụng nó vào công việc của họ. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy với giao tiếp bằng văn bản.

Trong giao tiếp bằng văn bản, người gửi sẽ gửi thông điệp đến người nhận. Thay vì nhận được phản hồi ngay lập tức, họ phải đợi cho đến khi người nhận nhận được tin nhắn rồi mới trả lời. Thời gian ở giữa có thể tốn kém trong những tình huống cấp bách. Thiệt hại có thể đã được thực hiện trước khi thông tin được thu thập.

3. Thiếu tính linh hoạt

Tin nhắn bạn gửi cho đồng nghiệp tại nơi làm việc có thể chứa thông tin không chính xác. Bạn có thể muốn cập nhật thông báo để rõ ràng hơn. Nhưng một khi bạn đã gửi nó rồi, bạn không thể làm điều đó.

Bạn phải viết một tin nhắn khác từ đầu để giải quyết thông tin sai lệch hoặc bao gồm các cập nhật mà bạn muốn chuyển qua. Làm tất cả những gì căng thẳng, đặc biệt là khi bạn có một đống công việc trên tay.

4. Chậm trễ trong việc ra quyết định

Đưa ra quyết định ở nơi làm việc đòi hỏi một số mức độ nhanh chóng. Mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định phải được cập nhật những phát triển mới nhất và đưa ra các đầu vào của họ một cách kịp thời.

Khi quá trình ra quyết định được phối hợp với giao tiếp bằng văn bản, thời gian dành cho việc nhận, đọc và phản hồi thông điệp sẽ làm chậm quá trình ra quyết định. Bạn có thể nâng cao quy trình ra quyết định của nhóm bằng các công cụ phù hợp.

5 cách để cải thiện giao tiếp bằng văn bản của bạn

Nếu bạn muốn phát triển trong công việc hoặc sự nghiệp của mình, bạn phải chú ý nhiều hơn đến giao tiếp bằng văn bản của mình. Và đó là bởi vì bạn giao tiếp với mọi người bằng văn bản hầu như mỗi ngày.

Đảm bảo rằng họ hiểu thông điệp mà bạn truyền tải sẽ giúp bạn nhận được phản hồi mong muốn. Về vấn đề này, hãy thảo luận về một số cách bạn có thể giao tiếp bằng văn bản tốt hơn.

1. Xác định Mục tiêu

Bạn đang cố gắng đạt được điều gì với thông điệp? Điều quan trọng là bạn phải xác định điều này ngay từ đầu, vì vậy bạn có thể trình bày rõ ràng suy nghĩ của mình theo hướng đó. Bạn có thể khiến mọi người mở và đọc email của mình một cách dễ dàng bằng cách viết hiệu quả.

Một thông điệp bằng văn bản mà không có mục tiêu rõ ràng giống như một bài bình luận đang chạy. Bạn sẽ có một trang nội dung đầy đủ mà không cần nói bất cứ điều gì cụ thể. Nội dung tin nhắn của bạn có thể gây hiểu lầm cho người nhận nếu bạn không tìm ra mục tiêu của mình.

2. Bước vào giày của người nhận

Giao tiếp bằng văn bản sẽ bỏ sót dấu hiệu nếu người nhận không có thông tin cơ bản hoặc ngữ cảnh cần thiết để hiểu thông điệp mà họ đang đọc. Nếu bạn viết thư cho ai đó và đề cập đến những điều mà họ không biết, họ sẽ bị mất.

Đặt mình vào vị trí của người đọc khi bạn soạn tin nhắn. Họ biết bao nhiêu về chủ đề này? Họ có cần thông tin cơ bản hoặc bối cảnh không?

Hiểu được tâm tư của người đọc liên quan đến chủ đề cũng giúp bạn chọn từ ngữ và giọng điệu phù hợp để truyền tải thông điệp của mình.

3. Ghi lại ý tưởng

Sau khi ghi nhớ để viết một tin nhắn, hãy bắt đầu chuẩn bị trước cho nó bằng cách ghi lại những ý tưởng nảy ra trong đầu.

Vì bạn không thể dễ dàng truy xuất tin nhắn của mình từ người nhận để thực hiện các chỉnh sửa hoặc cập nhật, hãy ghi lại trước tất cả các điểm của bạn để bạn có thể đưa chúng vào tin nhắn của mình.

Bạn không cần phải mang theo một cuốn sổ cho mục đích đó. Một ứng dụng ghi chú như Simplenote giúp bạn ghi lại ý tưởng của mình trên thiết bị di động khi đang di chuyển dễ dàng hơn. Bạn có thể truy cập ghi chú của mình từ xa bất cứ khi nào bạn cần.

4. Rõ ràng và đơn giản

Các thông tin liên lạc bằng văn bản hiệu quả nhất là rõ ràng và đơn giản. Bây giờ không phải là lúc để gây ấn tượng với người đọc của bạn bằng những từ lớn và cách diễn đạt ngữ pháp.

Bạn có xu hướng muốn trở nên thông minh khi sử dụng những từ ngữ hoa mỹ, nhưng điều đó lại phản tác dụng trong giao tiếp bằng văn bản. Hãy nhớ rằng bạn sẽ không có mặt khi người đọc đọc tin nhắn. Vì vậy, bạn không thể làm rõ mọi thứ nếu chúng gây nhầm lẫn cho người đọc.

Nếu bạn đang thực hiện một dự án, bạn có thể viết một tuyên bố về mục đích của dự án sát thủ bằng cách giao tiếp bằng văn bản hiệu quả.

5. Chỉnh sửa kỹ lưỡng

Việc đọc tin nhắn có lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả là một điều không thể tránh khỏi. Tránh rắc rối cho người nhận bằng cách chỉnh sửa tin nhắn của bạn kỹ lưỡng trước khi gửi.

Chống lại sự thôi thúc gửi tin nhắn bằng văn bản một cách vội vàng. Dù có gấp đến đâu, hãy dành thời gian chỉnh sửa. Có thể có những từ, cách diễn đạt và lỗi không cần thiết trong tin nhắn. Lướt qua chúng một lần nữa sẽ giúp bạn phát hiện ra chúng, nhưng điều đó sẽ không xảy ra nếu bạn không dành thời gian cho nó. Các ứng dụng như Grammarly rất tốt để chỉnh sửa và tinh chỉnh bài viết của bạn.

Nếu bạn nổi tiếng về việc gửi tin nhắn đầy lỗi, mọi người sẽ miễn cưỡng đọc tin nhắn của bạn. Họ sẽ cho phép tin nhắn của bạn kéo dài cho đến khi họ có đủ sức mạnh tinh thần để chịu được áp lực mà việc đọc nội dung của bạn gây ra cho họ.

Truyền thông điệp của bạn một cách hiệu quả

Các tương tác bằng lời nói tại nơi làm việc có thể gây ồn ào. Giao tiếp bằng văn bản giúp tạo ra một số sự yên tĩnh. Đồng đội có thể giao tiếp trong mọi tình huống mà không gây chú ý cho bản thân.

Một khi giao tiếp bằng văn bản của bạn rõ ràng với giọng điệu phù hợp, bạn có thể khiến mọi người làm những gì bạn muốn mà không cần theo dõi để làm rõ mọi thứ. Bạn cũng tạo dựng được danh tiếng cho mình như một người giao tiếp hiệu quả.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả