9 cách khắc phục tài liệu Microsoft Word không in được chính xác

Có nhiều lý do khiến các tài liệu Microsoft Word in ra một cách kỳ lạ. Một số liên quan đến lỗi với chương trình; những người khác có thể gợi ý về những vấn đề sâu rộng hơn.

Nếu tài liệu Microsoft Word của bạn được in ra không chính xác trên Windows, hãy thử các tùy chọn khắc phục sự cố này để luôn có được những bản in hoàn hảo.

Tìm ra vấn đề là gì

Trước khi chúng ta bắt đầu, bạn nên biết rằng một số kỹ thuật khắc phục sự cố này để tìm hiểu lý do tại sao Microsoft Word in không chính xác liên quan đến một số thao tác in thử nghiệm. Nếu bạn muốn tiết kiệm mực máy in hoặc mực in, đây là cách thay đổi cài đặt để làm cho Microsoft Word in đen trắng.

In một trang thử nghiệm

Trước khi thử bất kỳ bản sửa lỗi tiềm năng nào khác, tốt nhất bạn nên loại trừ lỗi xảy ra với máy in của mình. Điều này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về vấn đề nằm ở đâu. Làm theo các bước sau để in trang thử nghiệm trên máy in của bạn.

1. Nhấp vào menu Bắt đầu và nhập ‘bảng điều khiển.’
2. Bấm vào Bảng điều khiển ứng dụng.
3. Trong Loại xem, nhìn dưới Phần cứng và Âm thanh cho Xem thiết bị và máy in quyền mua. Trong Biểu tượng xem, nó được gọi là Các thiết bị và máy in.
4. Nhấp chuột phải vào máy in của bạn và chọn Thuộc tính máy in. (Đảm bảo rằng máy in của bạn được kết nối với máy tính của bạn và được bật. Máy in sẽ chuyển sang màu xám nếu không.)
5. Bên dưới Chung nhấp vào In trang thử nghiệm cái nút.

Trang kiểm tra sẽ cho bạn biết liệu máy in của bạn đã được cài đặt đúng hay chưa. Nếu có sự cố với máy in của bạn, hướng dẫn này về những việc cần làm khi máy in của bạn không hoạt động sẽ giúp bạn giải quyết sự cố.

Nếu trang kiểm tra in ra chính xác, vấn đề có thể không phải do máy in của bạn. Nó có thể là Microsoft Word hoặc thậm chí Windows đang gây ra lỗi in.

Các bản sửa lỗi bạn có thể thử để khắc phục sự cố in trong Microsoft Word

1. In các tài liệu Microsoft Word khác

Có vấn đề với một tài liệu cụ thể? Một tệp cụ thể có thể có nội dung bị hỏng hoặc chính tệp đó có thể bị hỏng. Điều này có thể gây ra lỗi in với Microsoft Word. Hãy thử bản sửa lỗi sau:

1. Mở tệp Microsoft Word mới.
2. Sao chép và dán văn bản cũng như dữ liệu khác của bạn vào tài liệu Word mới.
3. In tài liệu mới tạo.

Nếu tài liệu của bạn in ra như mong muốn, nó có thể là lỗi với tệp gốc. Điều này có thể có nghĩa là lỗi in là một vấn đề riêng biệt và điều này sẽ giải quyết được nó.

Nếu trang không được in ra một cách chính xác, đó có thể là sự cố với Microsoft Word hoặc một số cài đặt của nó.

2. In tài liệu ở các định dạng khác

Để biết sự cố in mà bạn đang gặp phải có phải do Microsoft Word cụ thể hay không, hãy thử in một tài liệu khác trên máy tính của bạn, có thể là tệp PDF hoặc thậm chí là một trang web. Ép Ctrl + P trên hầu hết các trang web sẽ kéo lên các tùy chọn in.

Nếu tài liệu PDF được in ra đúng cách, đây là cách khắc phục tạm thời: Khi bạn đã hoàn thiện nội dung trong tài liệu Microsoft Word của mình, hãy chuyển nó sang PDF và in thay thế.

Đây là cách chuyển tài liệu Microsoft Word thành tài liệu PDF. Trong Microsoft Word trên Windows, chỉ cần truy cập Tệp> Lưu dưới dạngtiếp đó hãy chọn PDF tại Lưu kiểu, mẫu trình đơn thả xuống.

Đây là bài viết hữu ích về cách chuyển đổi tệp Word sang PDF trên máy tính Mac.

3. Kiểm tra trình điều khiển máy in

Nếu các tài liệu khác được in ra một cách chính xác, cách khắc phục tiềm năng có thể là gỡ cài đặt và cài đặt lại trình điều khiển máy in hoặc máy in của bạn hoặc cả hai. Như chính Microsoft đã nói, “Word là một chương trình rất chuyên sâu về máy in. Do đó, một vấn đề nhỏ trong trình điều khiển máy in có xu hướng ảnh hưởng đến Word trước khi nó ảnh hưởng đến các chương trình khác ”.

Dưới đây là hướng dẫn về cách khắc phục sự cố trình điều khiển máy in và đưa máy in của bạn hoạt động bình thường trở lại trên Windows.

4. Kiểm tra các vấn đề với Windows

Vấn đề có thể là các tiện ích bổ sung mà bạn đã cài đặt bằng Microsoft Word hoặc thậm chí là trình điều khiển thiết bị hoạt động sai. Làm theo hướng dẫn này để vào và thoát khỏi Chế độ An toàn trong Windows 10 để kiểm tra lý do tại sao Microsoft Word không in tài liệu một cách chính xác.

Nếu bạn có thể in đúng cách ở Chế độ An toàn, bạn có thể muốn thực hiện khởi động sạch để cô lập và xác định nguyên nhân gây ra sự cố của mình.

5. Vấn đề in theo tỷ lệ

Một vấn đề ít phổ biến hơn là khi các trang in ở một phần nhỏ so với kích thước thực, chỉ chiếm một phần nhỏ của giấy in. Đây có thể là một vấn đề với các yếu tố tỷ lệ. Dưới đây là cách kiểm tra và loại bỏ tỷ lệ trên tài liệu Microsoft Word khi in.

1. Nhấn Ctrl + P hoặc đi đến Tệp> In khi làm việc trong tài liệu Word.
2. Bấm vào Thuộc tính máy in dưới máy in của bạn.
3. Bên dưới Thiết lập trang tab, trong Bố trí trang phần, đảm bảo Chia tỷ lệ tùy chọn chưa được chọn. Nếu đúng như vậy, hãy chuyển nó sang Kích thước bình thường.

Điều này sẽ làm cho các trang in ở kích thước đầy đủ, với văn bản và bất kỳ đồ họa nào lấp đầy toàn bộ trang.

6. Kiểm tra văn bản ẩn

Microsoft Word cung cấp tùy chọn ẩn văn bản trên trang. Văn bản ẩn có các thuộc tính giống như các dấu định dạng, là các ký tự chiếm dung lượng trong tài liệu nhưng không xuất hiện khi in ra, chẳng hạn như dấu cách, ngắt dòng và ký tự tab.

Nếu bản in của bạn bị thiếu một phần trong văn bản bản mềm, đây là cách để kiểm tra xem bạn có ẩn văn bản trong tài liệu hay không.

1. Trong tài liệu Word bạn muốn kiểm tra, hãy bấm vào Tệp> Tùy chọn.
2. Bên dưới Trưng bày tab, hãy đảm bảo Văn bản bị ẩn không được chọn.

3. In tài liệu để xem liệu điều này có khắc phục được sự cố hay không.

Bài viết thông tin này cung cấp thêm thông tin cơ bản về các ký tự không in được hoặc ẩn trong trình xử lý văn bản.

7. Kiểm tra các tùy chọn in dữ liệu biểu mẫu

Một sự cố không phổ biến là các đường viền bảng không hiển thị trong các bản in cuối cùng. Điều này có thể được khắc phục một cách dễ dàng.

1. Trong tài liệu Word, đi tới Tệp> Tùy chọn.
2. Bên dưới Nâng cao cuộn xuống In tiết diện.
3. Đảm bảo rằng hộp kiểm chỉ in dữ liệu từ biểu mẫu được bỏ chọn.

8. In trực tiếp đến máy in

Một số lỗi khi in tài liệu Microsoft Word khiến các trang chỉ có một phần văn bản. Điều này có thể là do sự cố bộ đệm.

1. Mở Bảng điều khiển ứng dụng.
2. Nhấp vào tùy chọn cho thiết bị và máy in.
3. Nhấp chuột phải vào máy in của bạn và chọn Thuộc tính máy in.
4. Bên dưới Nâng cao tab, chọn In trực tiếp đến máy in.

Nếu máy tính của bạn được kết nối trực tiếp với máy in, bạn không cần bật tùy chọn in ống chỉ. Tuy nhiên, tắt nó có thể làm chậm PC của bạn khi in.

9. Sửa chữa Microsoft Office Suite

Nếu bạn đã thử tất cả các bản sửa lỗi tiềm năng này cho việc Microsoft Word không in đúng cách và sự cố vẫn tiếp diễn, thì việc sửa chữa bản sao Microsoft Word của bạn có thể giải quyết được sự cố. Để phát hiện sự cố và sửa chữa Word trên PC Windows của bạn, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào menu Bắt đầu và nhập “bảng điều khiển.”
2. Bấm vào Gỡ bỏ cài đặt một chương trình tùy chọn dưới Chương trình đi vào Loại xem, hoặc Chương trình và các tính năng tùy chọn trong Biểu tượng lượt xem.
3. Tìm kiếm bộ Microsoft Office hoặc chương trình Word của bạn; nhấp chuột phải vào nó và chọn Biến đổi hoặc Biến đổi.
4. Chọn Sửa chữa tùy chọn và nhấp vào Tiếp tục.

Thao tác này sẽ đặt lại cài đặt trên các phiên bản Microsoft Word 2010, 2013, 2016 và 2019.

In lại

Hy vọng rằng một trong những mẹo khắc phục sự cố này sẽ phục vụ mục đích của nó và giải quyết vấn đề in ấn của bạn và bạn sẽ in các trang không bị lỗi giống như bạn nhìn thấy chúng trên máy tính của mình.