8 mẹo quản lý thời gian khi làm việc ở các múi giờ khác nhau

Một thách thức quan trọng nhưng thường bị bỏ qua mà những người làm việc từ xa phải đối mặt là làm việc hiệu quả ở các múi giờ khác nhau. Các công ty ảo thường thuê trên toàn thế giới. Mặc dù cộng tác với các chuyên gia toàn cầu thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp, nhưng nó cũng đòi hỏi bạn phải tuân theo lịch trình bận rộn. Bạn có thể không thể làm việc theo ca từ 9 đến 5 giờ điển hình.

Phối hợp với các cá nhân ở múi giờ khác nhau là khó khăn. Để giúp bạn quản lý ngày làm việc của mình, chúng tôi sẽ chia sẻ tám mẹo để cộng tác liền mạch với các đối tác nước ngoài.

1. Thông báo cho bên thứ ba về vị trí của bạn ngay từ đầu

Ngay lập tức tiết lộ múi giờ của bạn. Đề cập đến lịch trình của bạn và các kênh liên lạc ưa thích trong khi giới thiệu bản thân để đồng nghiệp biết cách liên hệ với bạn. Ngoài ra, nhân cơ hội này để thiết lập ranh giới. Giải thích các trường hợp hiếm hoi trong đó có thể chấp nhận nhắn tin ngay cả khi ca làm việc của bạn đã kết thúc.

Để truyền đạt lịch trình của bạn hiệu quả hơn, hãy chỉ ra lịch trình đó trên hồ sơ trực tuyến của bạn. Rốt cuộc, không phải ai cũng nhớ nó. Bao gồm giờ làm việc của bạn trong chữ ký email, hồ sơ trò chuyện công việc, tài khoản LinkedIn và hồ sơ Google sẽ ngăn chặn sự hiểu lầm.

Chỉ cần đảm bảo cập nhật chúng bất cứ khi nào cần thiết. Cho dù bạn đang làm việc theo ca khác nhau hay hết giờ sớm, thì việc chia sẻ những thay đổi với lịch biểu của bạn là trách nhiệm của bạn.

2. Tải xuống Trình chuyển đổi múi giờ chính xác

Đặt cuộc hẹn với các nhóm làm việc từ xa rất phức tạp. Họ không chỉ tuân theo lịch trình làm việc không có sự phối hợp, mà một số còn quên tính toán chênh lệch múi giờ. Người tổ chức cuộc họp không thể chỉ cung cấp cùng một lịch trình trong 24 múi giờ.

Để đảm bảo rằng mọi người tuân theo cùng một lịch trình, nhóm của bạn nên sử dụng bộ chuyển đổi múi giờ. Có một số tùy chọn có sẵn. Bạn thậm chí có thể tích hợp chúng với các công cụ làm việc toàn nhóm như hệ thống quản lý dự án và ứng dụng lịch.

3. Sử dụng Giờ Quân sự và Chỉ định Múi giờ Khi Lập kế hoạch

Tạo thói quen sử dụng thời gian quân sự và chỉ định múi giờ khi lên lịch họp. Để lại không có chỗ cho phỏng đoán. Bạn thậm chí có thể đưa vào lời nhắc yêu cầu người nhận chuyển đổi thời gian đã chỉ định sang múi giờ địa phương của họ. Bằng cách đó, không ai bỏ qua các chữ viết tắt múi giờ.

Để tránh nhầm lẫn, hãy tuân theo múi giờ được sử dụng phổ biến nhất trong nhóm của bạn. Giả sử bạn đến từ New York. Mặc dù sẽ thuận tiện khi sử dụng múi giờ địa phương của bạn, nhưng đồng đội của bạn từ tiểu bang hoặc quốc gia khác có thể gặp rắc rối khi chuyển đổi thường xuyên.

Đối với dịch giả tự do, hãy tuân theo các múi giờ có lợi cho khách hàng của bạn. Thực hiện các điều chỉnh về phía bạn sẽ khiến bạn trông chuyên nghiệp và duyên dáng, để lại cho đối tác ấn tượng tích cực về bạn.

Khi đặt lịch hẹn với những người làm việc từ xa, bạn sẽ nhận thấy rằng rất nhiều thời gian bị lãng phí khi chờ xác nhận. Sự khác biệt về múi giờ khiến việc nhận phản hồi theo thời gian thực trở nên khó khăn. Nếu các bên khác sống ở phía đối diện của thế giới, bạn có thể sẽ không nhận được tin tức từ họ cho đến ngày làm việc tiếp theo. Ngay cả một vài email qua lại cũng có thể mất một tuần.

Để hợp lý hóa quy trình, hãy sử dụng một công cụ lập lịch hẹn đáng tin cậy. Các tùy chọn được sử dụng rộng rãi như Lịch Google và Calendly sẽ tự động hiển thị các ngày có sẵn cho tất cả các bên liên quan. Người dùng chỉ cần chọn vị trí ưa thích của họ. Sau khi mọi người đã chọn ngày, ứng dụng sẽ kiểm đếm kết quả để người tổ chức có thể quyết định có tiếp tục cuộc họp hay không.

5. Thuê ngoài hoặc tự động hóa một số quy trình kinh doanh

Nếu bạn thường xuyên thay đổi lịch trình cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhưng nhạy cảm về thời gian, thay vào đó, hãy xem xét giảm tải chúng cho AI. Giải phóng thời gian của bạn cho các dự án phức tạp hơn. Các hệ thống tự động có thể xử lý các vấn đề tẻ nhạt như lên lịch cuộc hẹn, ghi lại thời gian, sắp xếp email và theo dõi dự án.

Đối với những nhiệm vụ mà AI không thể tự động hóa, hãy thuê những người làm việc tự do. Hãy tìm những chuyên gia lành nghề, đáng tin cậy, những người có thể thay thế bạn trong giờ làm việc của bạn. Nhưng khi khối lượng công việc của nhóm bạn tăng lên, hãy yêu cầu bộ phận nhân sự hoặc người giám sát của bạn tuyển một nhân viên cố định.

6. Sử dụng Nền tảng quản lý dự án có tổ chức cho nhóm của bạn

Trong khi rất quan trọng, quy trình phê duyệt cản trở việc hoàn thành nhiệm vụ. Ngay cả việc xem xét các đề xuất bán hàng hoặc đề xuất kinh doanh cũng có thể lãng phí vài ngày nếu các bên mất hàng giờ để trả lời.

Để tăng tốc quá trình, hãy đơn giản hóa việc theo dõi tác vụ. Sử dụng các chương trình phần mềm quản lý dự án làm vị trí trung tâm cho các dự án toàn nhóm, trong đó người dùng có thể chỉ định, đánh dấu, hủy và phê duyệt nhiệm vụ theo tốc độ của riêng họ. Tại đây, những người làm việc từ xa có thể hoàn thành nhiệm vụ mà không cần giao tiếp với nền tảng.

Xem lại các tính năng của công cụ quản lý dự án tiềm năng của bạn. Nếu bạn làm việc ở các múi giờ khác nhau, chúng tôi khuyên bạn nên chọn một chương trình đã đi kèm với bộ chuyển đổi múi giờ, công nghệ nhắn tin nhanh và lên lịch cuộc hẹn.

7. Làm quen với các ngày lễ ở các quốc gia khác nhau

Vì bạn làm việc với các nhóm từ xa trên toàn thế giới, nên bạn nên tự làm quen với các ngày lễ được tổ chức ở các quốc gia khác. Các tôn giáo và nền văn hóa có niềm tin khác nhau. Thật thiếu tôn trọng khi hạ thấp ngày lễ lớn của một quốc gia khác chỉ vì bạn không theo dõi nó.

Giả sử bạn làm việc với người Ấn Độ. Mặc dù Lễ Tạ ơn là một ngày lễ nhỏ đối với hầu hết người Ấn Độ, nhưng họ rất coi trọng Diwali, một lễ hội ánh sáng được tổ chức vào khoảng tháng 10 hoặc tháng 11. Sẽ là thiếu cân nhắc nếu giao những nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn này.

Ngoài ra, hãy theo dõi các quốc gia tuân thủ giờ mùa hè (DST). Những người sử dụng DST vặn đồng hồ sớm hơn một giờ trong mùa hè để tiết kiệm điện. Nó không phải là một kỳ nghỉ. Tuy nhiên, nó có thể gây nhầm lẫn khi đặt lịch hẹn.

8. Thử các lịch trình làm việc khác nhau

Mặc dù làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt về thời gian, nhưng nó cũng đi kèm với lịch trình thất thường đòi hỏi phải điều chỉnh thường xuyên. Các nhóm làm việc từ xa phải tìm các khoảng thời gian phù hợp với mọi người. Bạn có thể sẽ phải làm những ca mà bạn không làm khi còn là nhân viên văn phòng, vì vậy hãy chuẩn bị một số thủ thuật để tỉnh táo tại nơi làm việc.

Giữ một tâm trí cởi mở với các lịch trình khác nhau. Nếu bạn đã làm việc theo cùng một ca trong suốt sự nghiệp của mình, hãy tận dụng cơ hội này để điều chỉnh lại thói quen của mình. Chẳng hạn, bạn có thể làm việc nhà và tập thể dục sớm hơn trong ngày. Ai biết? Bạn có thể khám phá ra rằng bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn khi làm việc ngoài giờ hành chính tiêu chuẩn.

Làm việc hiệu quả trong các múi giờ khác nhau

Làm việc hiệu quả với các đối tác nước ngoài đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận. Người ở đầu bên kia màn hình không sống cùng múi giờ với bạn, vì vậy bạn không nên buộc phải thay đổi nhanh chóng và yêu cầu khẩn cấp. Tương tự như vậy, quản lý khối lượng công việc của bạn cho phù hợp. Giảm tải các tác vụ quan trọng, tốn thời gian như thiết lập cuộc họp, sắp xếp email và đưa ra thông báo cho hệ thống AI.

Nếu công việc hàng ngày của bạn liên quan đến việc quản lý một nhóm từ xa, hãy cân nhắc tạo một lịch trình toàn nhóm để tuân theo. Vâng, mọi người có sở thích thay đổi khác nhau. Dù bạn có muốn đáp ứng họ đến mức nào, nhân viên của bạn có thể không hoàn thành được nhiều việc nếu họ hiếm khi làm việc theo cùng một lịch trình.